Resources > Case Study > 3> Email tự động gửi yêu cầu thanh toán: giảm 80% thời gian, giảm 90% sai sót
Email tự động gửi yêu cầu thanh toán: giảm 80% thời gian, giảm 90% sai sót
Email tự động gửi yêu cầu thanh toán giúp đội tài chính lấy lại quỹ thời gian vẫn dành cho việc gửi email — đồng thời loại bỏ các sai sót mà gửi thủ công gây ra. Trong dự án này, AFusion triển khai giải pháp tự động hóa gửi email thanh toán bằng RPA, giúp khách hàng tiết kiệm tới 80% thời gian so với trước, giảm tới 90% sai sót liên quan và đạt tỷ lệ gửi thành công 95%. Toàn bộ triển khai hoàn tất trong một tháng với đội 2 nhân sự.
Tự động hóa email thanh toán thay đổi gì cho đội tài chính
- Những nhiệm vụ lặp lại đang lấn chỗ của các công việc chiến lược Đội kế toán gửi email thanh toán mỗi ngày. Chuỗi thao tác tay ngốn hàng giờ, và khi con người kẹt ở những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, các việc giá trị cao hơn như phân tích tài chính hay báo cáo quản trị dễ bị trễ hoặc bỏ qua, kéo theo ảnh hưởng dây chuyền sang nhiệm vụ khác.
- Sai sót thường xuyên và đắt. Gửi thủ công sinh ra nhập sai số, nhầm nội dung, sai thông tin thanh toán. Với nhiều hóa đơn và yêu cầu chi tiết đính kèm, lỗi nhỏ cũng có thể làm lệch kết quả tài chính và sứt mẻ quan hệ khách hàng.
- Khó bảo đảm nhất quán và theo dõi. Ở khối lượng ca, việc mọi email thanh toán đều đi đủ và đúng là thách thức thật. Không có theo dõi tự động, quy trình thanh toán phát sinh sót và lệch — và đối tác thì nhìn thấy hết.
Doanh nghiệp muốn gì
Khách hàng cần một giải pháp tự động hóa gửi email thanh toán để đưa mọi hóa đơn và thông báo thanh toán đến khách hàng nhanh, chính xác và nhất quán, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công lặp lại — đồng thời đáp ứng các chuẩn mực về bảo mật và tuân thủ.
AFusion triển khai như thế nào
AFusion triển khai giải pháp trong vòng 1 tháng với 2 nhân sự. Robot đọc danh sách đặt chỗ trên Dropbox, tìm bộ chứng từ thanh toán khớp với từng lô, và gửi email thanh toán cho khách đúng hạn. Quy trình đi qua ba bước:
1. Thu thập yêu cầu kinh doanh
AFusion làm việc với khách hàng để nắm chính xác quy trình: email thanh toán phải gửi với tần suất nào, mỗi email cần những thông tin gì, và chứng từ nào đi kèm từng yêu cầu thanh toán.
2. Tạo robot tự động hóa
Sau khi chốt yêu cầu, AFusion phát triển robot cho quy trình gửi email thanh toán. Robot truy cập hệ thống quản lý đặt chỗ, lấy chi tiết từng lô, soạn email thanh toán cá nhân hóa kèm đúng chứng từ, và gửi đi.
3. Triển khai và bảo trì
Robot được đưa vào quy trình vận hành thật của khách hàng kèm bảo trì định kỳ. AFusion theo dõi hiệu suất và điều chỉnh khi yêu cầu kinh doanh thay đổi, để tự động hóa đi cùng quy trình thay vì tụt lại sau nó.
Công nghệ phía sau giải pháp tự động hóa thanh toán này: C#, VB, .NET và RPA.
Kết quả đạt được
- Tiết kiệm 80% thời gian. Tự động hóa loại bỏ phần lớn công việc thủ công lặp lại, giúp khách hàng tiết kiệm tới 80% thời gian từng dành cho gửi email thanh toán. Nhân sự thôi gửi email sự vụ, chuyển sang các việc phức tạp, mang tính chiến lược và giá trị cao hơn như phân tích dữ liệu tài chính hay lập báo cáo quản trị. Năng suất đội ngũ tăng rõ rệt, áp lực thường ngày giảm thấy rõ.
- Giảm 90% sai sót. Sai sót trong quy trình gửi email thanh toán thủ công giảm tới 90%. Chuyện nhập sai số liệu hay gửi nhầm email giờ gần như không còn — điều nâng uy tín cho doanh nghiệp, vì trong kế toán, độ chính xác chính là thứ giữ niềm tin khách hàng và bảo đảm tuân thủ quy định tài chính. Số liệu đúng cũng giúp các quyết định hoạch định về sau chắc tay hơn
- Nhất quán, đồng bộ và theo dõi đầy đủ. Hệ thống tự động ghi nhận và lưu lịch sử mọi email đã gửi. Doanh nghiệp theo dõi được trạng thái thanh toán, kiểm tra chi tiết ngay khi cần và lập báo cáo hiệu quả hơn. Email đi đều và đúng hạn, giúp duy trì quan hệ khách hàng và tăng minh bạch trên mọi giao dịch tài chính — với tỷ lệ gửi thành công lên tới 95%.
Tự động hóa có thể trả lại thời gian cho đội của bạn ở đâu?
Email thanh toán là một trong những việc dễ tự động hóa nhất của phòng tài chính: theo luật rõ, khối lượng lớn, nhiều chứng từ và ngày nào cũng diễn ra. Nhưng logic đó đúng với nhiều việc khác trong vòng quay công nợ — nhập liệu hóa đơn, đối chiếu số liệu, gửi bảng kê, khớp thanh toán. Nếu đội của bạn dành buổi sáng chuyển dữ liệu giữa các hệ thống và dành buổi chiều kiểm tra lại những gì buổi sáng vừa chuyển, đó là quy trình đáng đem ra khảo sát. AFusion khảo sát các luồng nghiệp vụ tài chính, chỉ ra việc nào tự động hóa hấp thụ được trước, và quy đổi thời gian tiết kiệm được thành con số cụ thể trước khi bạn phải cam kết điều gì. Thường chỉ một buổi rà soát quy trình là đủ để thấy thời gian đang đội nón đi đâu.
Câu hỏi thường gặp
Tự động hóa gửi email thanh toán là gì?
Là robot phần mềm đảm nhận trọn việc gửi email yêu cầu thanh toán: đọc dữ liệu đơn hàng/đặt chỗ, ghép đúng hóa đơn và chứng từ thanh toán, soạn từng email, gửi theo lịch và ghi lại nhật ký mỗi lần gửi để theo dõi sau này.
Tự động hóa nhắc thanh toán tiết kiệm bao nhiêu thời gian thực tế?
Trong dự án này, khách hàng tiết kiệm tới 80% thời gian từng dành cho gửi email thanh toán thủ công, sai sót giảm tới 90% và tỷ lệ gửi thành công đạt tới 95%. Kết quả thực tế phụ thuộc sản lượng email và mức độ chuẩn hóa của chứng từ.
Gửi tự động thì con người kiểm soát bằng cách nào?
Vẫn kiểm soát. Giai đoạn yêu cầu quy định rõ robot được gửi gì và gửi khi nào. Sau triển khai, AFusion tiếp tục giám sát và điều chỉnh robot khi quy tắc nghiệp vụ thay đổi — con người nắm luật, robot nắm phần lặp lại.
Một dự án tự động hóa email thanh toán kéo dài bao lâu?
Dự án này hoàn tất trong 1 tháng với đội 2 nhân sự, gồm thu thập yêu cầu, tạo robot, triển khai và thiết lập bảo trì. Pipeline chứng từ phức tạp hơn (nhiều hệ thống, định dạng không thống nhất) sẽ lâu hơn.
Previous Post
Next Post
