Resources > Case Study > 5> Dian Xiao Er tự động hóa đối soát bảng kê công nợ (SOA) với SAP Business One
Dian Xiao Er tự động hóa đối soát bảng kê công nợ (SOA) với SAP Business One
Sau khi đưa việc nhập liệu hóa đơn công nợ phải trả vào chế độ tự động, Dian Xiao Er (DxR) chuyển sang điểm nghẽn thủ công tiếp theo: đối soát bảng kê công nợ của nhà cung cấp (SOA) với báo cáo aging trên SAP Business One. Với giải pháp Phase 2 của AFusion, một AI agent theo dõi hộp thư SOA chuyên dụng, trích xuất từng bảng kê bằng công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP), lấy dữ liệu aging tương ứng từ SAP qua tự động hóa màn hình, và xuất file đối soát tới từng dòng hóa đơn — khớp theo số hóa đơn, ngày và số tiền với dung sai bằng 0. Mục tiêu thiết kế: mỗi bảng kê hoàn tất đối soát dưới 5 phút, so với cả buổi chiều của một kế toán cho mỗi nhà cung cấp như trước.
Từ nhập liệu hóa đơn đến kiểm tra bảng kê: vì sao có Phase 2
Phase 1 của chương trình tự động hóa tại DxR đã loại bỏ việc nhập liệu hóa đơn AP thủ công vào SAP Business One (xem case study xử lý hóa đơn phải trả). Khi hóa đơn vào sổ tự động, công việc tốn sức người kế tiếp lộ rõ: kiểm tra bảng kê định kỳ của nhà cung cấp.
- Hai hệ thống, một sự thật. Nhà cung cấp nói số dư là X; SAP nói Y. Tìm ra hóa đơn nào giải thích khoảng chênh nghĩa là mở cả hai tài liệu và dò từng dòng.
- Mỗi nhà cung cấp, mỗi tháng. Hàng chục vendor gửi bảng kê, mỗi nơi một mẫu, nơi nào cũng cần cùng một phép so sánh tỉ mỉ.
- Lỗi giấu ngay trước mắt. Một hóa đơn có trong SAP nhưng thiếu trên bảng kê — hoặc ngược lại — âm thầm làm sai lệch công nợ. Phát hiện lúc đến hạn thanh toán là đồng nghĩa với tranh chấp và chậm trả.
- Rủi ro xử lý trùng. Cùng một bảng kê có thể gửi đến hai lần (khác email, cùng nội dung), xử lý hai lần là lãng phí thời gian review.
DxR yêu cầu gì
Một hệ thống đối soát SOA tự đọc hộp thư, nhận diện đúng bảng kê thật, trích xuất bất kể mẫu của từng vendor, so khớp từng dòng với báo cáo aging của SAP theo quy tắc khớp tuyệt đối, và trao cho mỗi PIC một file đối soát rõ ràng — dữ liệu không rời khỏi hệ thống của DxR và không cần API SAP B1, đúng ràng buộc của Phase 1.
Quy trình đối soát SOA vận hành
1. Hộp thư trở thành bàn tiếp nhận
Một hộp thư chuyên dụng nhận bảng kê từ nhà cung cấp. 19h mỗi tối, AI agent đọc hộp thư: một email được tính là SOA khi tiêu đề hoặc nội dung chứa "Statement of Account" hay "SOA" và có đính kèm Excel hoặc PDF. Email đạt điều kiện chuyển vào thư mục SOA, phần còn lại vào Non-SOA — không xóa gì, chỉ phân loại. Bảng kê trùng được phát hiện tự động theo tên vendor, kỳ bảng kê và mã checksum file, rồi ghi log mà không xử lý lại.
2. IDP trích xuất dữ liệu qua mọi mẫu bảng kê
IDP đọc từng file PDF hoặc Excel, lấy phần tổng hợp tài chính (số dư đầu kỳ, số đã thanh toán, số dư cuối kỳ, hạn thanh toán) và bảng chi tiết hóa đơn từng dòng — số hóa đơn, ngày, số tiền, đã trả, còn treo. Trích xuất lỗi sẽ tự thử lại tối đa 3 lần; vẫn hỏng thì đánh dấu cho PIC kèm log lỗi.
3. Lấy dữ liệu aging từ SAP đúng cách một nhân viên vẫn làm
Với mã vendor đã tra từ master data, agent chạy báo cáo aging trên SAP Business One qua tự động hóa màn hình — cùng cách tiếp cận UI như Phase 1, không API. Nếu SAP gián đoạn, SOA được xếp hàng và thử lại mỗi 30 phút trong 4 giờ trước khi báo PICHQ, để một lần ERP sập không âm thầm làm mất một lượt đối soát.
4. Khớp tuyệt đối cả tổng hợp lẫn chi tiết
- Matched — cả ba trường khớp; không cần làm gì.
- Lệch số tiền — đúng hóa đơn, đúng ngày nhưng tiền khác nhau; phần chênh được ghi rõ.
- Không có trong SAP — vendor đòi một hóa đơn SAP chưa từng ghi nhận; phải kiểm tra trước khi trả.
- Không có trong bảng kê — SAP đang treo một hóa đơn mà bảng kê của vendor bỏ sót.
- Phát hiện trùng — cùng số hóa đơn xuất hiện nhiều lần.
5. Mỗi PIC có file đối soát và thông báo của riêng mình
Đầu ra là một file Excel cho mỗi vendor mỗi kỳ, kèm tổng số hóa đơn phía SAP, phía bảng kê, số dòng lệch, cùng trạng thái và ghi chú từng hóa đơn. File nằm trong thư mục Dropbox của chính PIC (bảng kê gốc, báo cáo aging và kết quả đặt cạnh nhau để đối chiếu khi cần kiểm toán). PIC nhận email ngay sau mỗi SOA được xử lý và bản tổng hợp ngày lúc 19h30; PICHQ nhìn thấy toàn cảnh mọi vendor. Việc định danh vendor chuyển từ khớp tuyệt đối master data xuống khớp mờ trên 85% độ tương đồng, và vendor lạ được chuyển cho PICHQ phân công.
Hệ thống được xây để đạt điều gì
Yêu cầu Phase 2 đặt rõ chuẩn hiệu suất mà giải pháp được thiết kế theo: độ chính xác khớp đối soát 100% (chỉ khớp tuyệt đối, không nhận dương giả), mỗi SOA xử lý dưới 5 phút, lấy dữ liệu SAP dưới 3 phút mỗi vendor, và 100 hóa đơn đối soát trong chưa tới 15 phút. UAT cùng kế toán DxR theo đúng mô hình phê duyệt của Phase 1: robot đề xuất, con người quyết — mismatch ở lại với người, dòng khớp tự đóng.
Việc kiểm tra bảng kê có đang lấy mất thời gian?
Nếu đội AP của bạn vẫn mở hai cửa sổ và so hai bảng kê thủ công — bảng kê nhà cung cấp với báo cáo aging — thì đó đúng là pattern đã đẩy DxR sang Phase 2: bảng kê tăng theo quy mô nhà cung cấp, và mỗi dòng kiểm tay là một dòng vẫn có rủi ro sai sót. Khảo sát quy trình của AFusion vẽ lại luồng nhận bảng kê, luật khớp và vòng review của bạn, rồi cho thấy tự động hóa đối soát SOA sẽ giải phóng bao nhiêu thời gian và giảm bao nhiêu tranh chấp thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Đối soát SOA trong công nợ phải trả là gì?
Là so sánh bảng kê công nợ của nhà cung cấp — danh sách hóa đơn treo, số đã trả, số dư — với sổ của chính doanh nghiệp (thường là báo cáo aging trong ERP), xác nhận hai bên khớp nhau từng hóa đơn trước khi thanh toán hoặc điều chỉnh.
Tự động hóa đối soát bảng kê xử lý mỗi vendor một mẫu thế nào?
IDP đọc từng bảng kê PDF hoặc Excel theo cấu trúc thay vì tọa độ cố định, tách phần tổng hợp và bảng chi tiết hóa đơn. File không đọc được sẽ thử lại tự động rồi chuyển cho người, không đoán mò.
Đối soát công nợ nên đặt dung sai bao nhiêu?
Dự án này chọn dung sai bằng 0: mọi chênh lệch số tiền, dù nhỏ, đều bị đánh dấu. Việc của hệ thống là trình ra từng sai lệch kèm lý do (lệch tiền, thiếu trong ERP, thiếu trên bảng kê, trùng); người quyết định cái nào đáng quan tâm.
Cần API vào SAP Business One không?
Không. Giống Phase 1, agent thao tác trực tiếp trên màn hình SAP Business One để chạy báo cáo aging, không cần phát triển API. SAP gián đoạn thì công việc xếp hàng và thử lại mỗi 30 phút trong 4 giờ.
Previous Post
