Resources > Case Study > 1> Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn công nợ phải trả cho Vistra với RPA và IDP
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn công nợ phải trả cho Vistra với RPA và IDP
AFusion đã tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn công nợ phải trả (AP) của Vistra bằng giải pháp RPA kết hợp công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP). Hệ thống đọc dữ liệu từ hóa đơn điện tử và hóa đơn scan PDF, phân loại từng hóa đơn, đối chiếu với chứng từ liên quan, xử lý các trường hợp lệch và nhập kết quả vào ERP — chạy được cho cả hóa đơn theo PO lẫn hóa đơn non-PO. Sau triển khai, chỉ một robot xử lý hơn 2.000 hóa đơn mỗi tháng, thay thế hoàn toàn khâu nhập liệu thủ công.
Vistra là ai và điều gì đang quá tải
Vistra là doanh nghiệp dịch vụ toàn cầu có mặt tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ từ thành lập công ty đến hỗ trợ sau thành lập. Tăng trưởng nhanh kéo theo khối lượng công việc của bộ phận tài chính tăng nhanh, và công nợ phải trả là nơi chịu áp lực đầu tiên. Nhóm AP phải xử lý lượng lớn hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp, cả hóa đơn điện tử lẫn hóa đơn giấy, xoay quanh các đợt thanh toán hằng tuần và kỳ báo cáo cuối tháng với thời hạn rất gấp.
Ba vấn đề đi kèm với khối lượng đó:
- Quá tải vào các đỉnh cố định Hóa đơn, chứng từ và báo cáo tài chính định kỳ đều dồn vào những khoảng thời gian ngắn như nhau. Nhân viên luôn trong tình trạng quá tải, và áp lực nặng nhất rơi vào những người sát deadline nhất.
- Việc lặp lại, tốn thời gian. Nhập liệu, đối chiếu số liệu và ghi nhận nghiệp vụ lặp lại mỗi ngày. Công việc lặp gây nhàm chán, nhàm chán thì sinh sai sót, và trong kế toán, sai sót luôn đắt.
- Nguy cơ sai sót cao. Xử lý lượng dữ liệu lớn trong thời gian ngắn luôn rủi ro, kể cả với kế toán cẩn thận. Một lỗi nhỏ trong dữ liệu AP có thể làm lệch báo cáo tài chính và dẫn tới quyết định sai ở khâu sau.
Mục tiêu hợp tác
Vistra cần một giải pháp tự động hóa công nợ phải trả phủ trọn chuỗi: trích xuất dữ liệu từ hóa đơn điện tử và hóa đơn scan/PDF, phân loại hóa đơn, đối chiếu với chứng từ liên quan, xử lý các trường hợp sai lệch và nhập liệu vào hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán. Một yêu cầu bắt buộc: giải pháp phải linh hoạt với nhiều loại hóa đơn, xử lý tốt cả trường hợp có PO và không có PO.
AFusion xây dựng hệ thống xử lý hóa đơn phải trả như thế nào
AFusion kết hợp RPA với IDP để tự động hóa toàn bộ quy trình công nợ phải trả. Các robot được xây dựng bằng các ngôn ngữ lập trình phổ biến (C#, VB.NET, JavaScript), và mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) hỗ trợ đọc hiểu tài liệu khi mẫu hóa đơn không thống nhất. Quy trình chạy bốn bước:
1. Trích xuất dữ liệu hóa đơn bằng IDP
IDP đọc cả hóa đơn điện tử và hóa đơn scan, lấy đúng các trường cần cho nghiệp vụ AP: mã/số hóa đơn, ngày phát hành, thông tin nhà cung cấp, dòng hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền và thuế. Bước này loại bỏ khâu nhập liệu thủ công vốn mở đầu mọi chu kỳ AP trước đây.
2. Phân loại hóa đơn và áp dụng logic kiểm tra tương ứng
Hệ thống chia hóa đơn thành từng nhóm và áp dụng quy tắc kiểm tra phù hợp cho mỗi nhóm: hóa đơn mua hàng đối chiếu với đơn đặt hàng (PO), hóa đơn dịch vụ kiểm tra theo điều khoản hợp đồng. Nhờ phân loại, một hệ thống tự động hóa xử lý được nhiều định dạng hóa đơn mà không cần dựng riêng một quy trình cho từng loại.
3. Nhập liệu vào phần mềm kế toán bằng Web Automation
Sau khi phân loại và kiểm tra, RPA tự nhập dữ liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán qua tương tác màn hình. Dữ liệu vào ERP chính xác và gần như tức thời, không cần ai gõ lại lần hai.
4. Tự động báo người phụ trách khi có lỗi
Lỗi không nằm im chờ ai phát hiện. Hệ thống gửi email cho người phụ trách ngay khi thấy vấn đề — thông tin không khớp, hóa đơn không hợp lệ, hay lỗi khi nhập liệu — để exception được xử lý ngay trong ngày thay vì đợi tới kỳ đối soát.
Kết quả sau tự động hóa
- Tự động hóa trọn quy trình Toàn bộ luồng xử lý hóa đơn phải trả — thu thập, trích xuất, phân loại, đối chiếu, nhập liệu ERP — chạy mà không cần nhập liệu tay.
- Năng suất ở quy mô lớn. Một robot xử lý hơn 2.000 hóa đơn mỗi tháng, giải phóng nhân sự cho các việc cần nghiệp vụ và phán đoán.
- Chính xác nhờ kiểm soát, không nhờ may. Trích xuất thông minh cộng với các quy tắc kiểm tra chặt giúp cắt bỏ các nhóm lỗi mà nhập liệu thủ công hay gây ra.
- Linh hoạt và mở rộng được. Có thể bổ sung logic xử lý mới khi quy trình hoặc hệ thống thay đổi, nên tự động hóa lớn dần cùng doanh nghiệp.
- Có bảo trì, không bỏ rơi. AFusion vận hành quy trình giám sát và bảo trì robot định kỳ, giữ hệ thống ổn định sau go-live.
Quy trình công nợ phải trả của bạn có đang giống vậy?
Vistra không hiếm: lượng hóa đơn tăng đều, đợt thanh toán hằng tuần với deadline ngắn, cuối tháng nước rút, và nhân sự mất cả ngày cho nhập liệu với kiểm tra. Nếu đội của bạn cũng vậy, bước đầu tiên đáng làm không phải mua phần mềm, mà là vẽ lại xem hóa đơn đang đi từ đâu về, những gì phải kiểm, và lỗi hay xảy ra ở đâu. AFusion làm đúng việc khảo sát đó với các đội tài chính, rồi chỉ rõ phần nào của quy trình AP có thể tự động hóa ngay và phần nào cần chuẩn bị thêm.
Câu hỏi thường gặp
Một robot tự động hóa xử lý được bao nhiêu hóa đơn?
Trong dự án này, một robot xử lý hơn 2.000 hóa đơn mỗi tháng. Năng lực thực tế phụ thuộc định dạng hóa đơn, độ phức tạp dòng hàng và bộ quy tắc kiểm tra của từng ERP.
RPA có xử lý được hóa đơn không có PO không?
Có. Hệ thống phân loại hóa đơn theo nhóm rồi áp logic kiểm tra riêng: hóa đơn PO đối chiếu với đơn đặt hàng, hóa đơn non-PO và hóa đơn dịch vụ theo bộ kiểm tra riêng, ví dụ điều khoản hợp đồng.
Khi hóa đơn có lỗi thì hệ thống làm gì?
Hệ thống đánh dấu exception và email cho người phụ trách ngay lập tức, kèm bản chất vấn đề (lệch thông tin, hóa đơn không hợp lệ, lỗi nhập liệu). Exception được xử lý lẻ trong ngày thay vì gộp đến kỳ đối soát mới thấy.
Giải pháp có ghi dữ liệu trực tiếp vào ERP không?
Có. Sau trích xuất và kiểm tra, robot nhập dữ liệu hóa đơn vào ERP/phần mềm kế toán qua tự động hóa tương tác màn hình — kết quả là bút toán thật trong hệ thống, không chỉ là file dữ liệu.
Next Post
