Resources > Case Study > 4> Dian Xiao Er tự động hóa xử lý hóa đơn công nợ phải trả vào SAP Business One với AI Agent
Dian Xiao Er tự động hóa xử lý hóa đơn công nợ phải trả vào SAP Business One với AI Agent
Dian Xiao Er (DxR) — tập đoàn F&B vận hành nhiều cửa hàng tại Singapore — đã thay thế việc nhập liệu hóa đơn thủ công vào SAP Business One bằng một AI Agent cho công nợ phải trả — giải pháp tự động hóa xây trên nền RPA và công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP). AI Agent đọc hóa đơn scan, trích xuất đúng dữ liệu nghiệp vụ cần, phân loại từng dòng hàng, kiểm tra dữ liệu và chỉ nhập vào SAP Business One những bản ghi đã được duyệt — toàn bộ qua tự động hóa tương tác màn hình, không cần API của SAP.
Dian Xiao Er và gánh nặng mà đội AP đang mang
- Hóa đơn hàng hóa (item) — hàng có mã SKU, hạch toán theo item tồn kho.
- Hóa đơn dịch vụ có phân bổ bộ phận — dịch vụ phải ghi nhận vào Kitchen, Hall hoặc Roast.
- Hóa đơn dịch vụ không phân bổ — chi phí chung của toàn công ty.
Vấn đề của nhập liệu thủ công
- Hóa đơn không chứa mã mà SAP cần. Hóa đơn nhà cung cấp hiếm khi ghi "Hall" hay "KTC". Nhân viên phải chia hóa đơn theo từng cửa hàng, từng bộ phận trước khi scan, rồi nhập mã theo trí nhớ và theo thói quen sắp xếp. Việc phân loại này chỉ con người làm chắc được — nên nó cũng là bước không ai bỏ qua được.
- Hóa đơn trộn hàng và dịch vụ buộc phải xử lý từng dòng. Một nhà cung cấp có thể giao cả hàng lẫn dịch vụ trên cùng hóa đơn. Mỗi dòng là một quyết định riêng: hàng hóa, dịch vụ có bộ phận, hay chi phí chung.
- Nhập lại tay là nhân rủi ro. Trùng hóa đơn, thiếu trường, sai ngày, gõ nhầm số — tất cả đi thẳng vào sổ cái, và cuối tháng là lúc đội kế toán phải xử lý hậu quả.
- Không có bức tranh tổng nếu không làm tay. Head PIC chỉ thấy toàn cảnh sau khi tự tay gom kết quả của từng PIC.
DxR yêu cầu gì
Tự động hóa chuỗi nhiệm vụ từ file scan đến bút toán đã nhập — trích xuất, phân loại, kiểm tra, nhập liệu — nhưng giữ nguyên ba điều: con người duyệt mọi thứ vào sổ, dữ liệu nằm trên máy của DxR (data locality nghiêm ngặt), và không dùng API SAP. Tự động hóa qua giao diện màn hình là ràng buộc rõ ràng ngay từ đầu, và AI Agent được thiết kế để sống chung với ràng buộc đó.
AFusion xây AI Agent cho công nợ phải trả như thế nào
1. Nhận hóa đơn theo cấu trúc thư mục — con người chỉ cần phân loại cơ bản
PIC scan hóa đơn trong khung 9h–18h vào cấu trúc thư mục đã được cài đặt xử lý tự động. AI Agent đọc mã bộ phận trực tiếp từ đường dẫn — Kitchen (KTC), Hall (HAL), Roast (RST) hoặc None. Việc duy nhất con người cần làm trong giai đoạn này là đặt hóa đơn vào đúng chỗ, không cần phải gõ lại tất cả mọi thứ.
2. Trích xuất IDP kèm đối chiếu mã cửa hàng
19h, AI Agent xử lý toàn bộ thư mục trong ngày: tách file nhiều hóa đơn, đổi tên từng hóa đơn kèm mã bộ phận để truy vết, và trích xuất các trường nghiệp vụ cần — số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp, dòng hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thuế. Tên nhà cung cấp được khớp với tên vendor trong SAP; địa chỉ giao hàng trên hóa đơn được đối chiếu với file master outlet của DxR để xác nhận cửa hàng; nếu không khớp địa chỉ, đường dẫn thư mục sẽ quyết định.
3. Phân loại từng dòng hàng theo master file
Agent tra mô tả từng dòng trong danh mục hàng hóa. Có mã khớp là dòng item. Nếu không khớp, agent sẽ đọc mô tả: hàng hóa rơi vào hàng đợi được highlight để con người tạo mã item mới; dịch vụ đi theo luồng service, có phân bổ bộ phận theo nhóm dịch vụ của vendor, còn dịch vụ toàn công ty hạch toán vào chi phí. Phân loại chạy theo từng dòng, nên những hóa đơn trộn được tách ra gọn gàng.
4. Kiểm tra dữ liệu trước khi con người phải xem
Với những hóa đơn bị thiếu trường, trùng số hóa đơn, giá trị bất thường cao, ngày hóa đơn lệch quá khung thời gian hai tháng — tất cả đều được đánh dấu và highlight trong file kết quả của từng PIC. Mỗi PIC chỉ mở được file của chính mình; head PIC sẽ nhận file tổng hợp "All Results" để xem được tổng thể. File lỗi được chuyển vào thư mục Ignore kèm báo cáo lỗi, và email thông báo gửi cho từng PIC với đúng phần việc của họ.
5. Nhập SAP Business One chỉ khi đã được duyệt
PIC đối chiếu dữ liệu bị đánh dấu với hóa đơn giấy. 14h hôm sau, AI Agent chỉ nhập những bản ghi không còn vấn đề, thao tác trên đúng màn hình SAP Business One như một nhân viên nhập liệu — và audit trail ghi lại mọi sự kiện từ lúc trích xuất đến lúc nhập.
Kiểm thử và go-live
Công cụ trích xuất được đo trên hàng trăm hóa đơn thật của toàn bộ nhóm nhà cung cấp — nhật ký kiểm thử và phân loại phủ hơn 3.600 dòng hóa đơn, lỗi được theo dõi tới từng vendor cho đến khi xử lý xong. 100% test case đạt, không lỗi nghiêm trọng, không có vấn đề tồn đọng khi go-live.
Hệ thống được xây để đạt điều gì
Các mốc thành công ghi rõ trong yêu cầu: với hóa đơn hàng hóa, kỳ vọng giảm 80% thời gian nhập liệu thủ công, 90% mức độ hài lòng của người dùng và không lỗi tự động hóa nghiêm trọng trong tháng đầu vận hành; với hóa đơn dịch vụ, kỳ vọng giảm 60% thời gian nhập liệu và 70% hài lòng. Thiết kế "chỉ nhập khi đã duyệt" chính là thứ cho phép đuổi theo các mốc đó an toàn — không chấp nhận rủi ro với một bút toán chưa ai kiểm để đạt được tốc độ.
Quy trình AP của bạn có đang giống vậy?
Nếu đội của bạn phải phân loại hóa đơn trước khi scan, gõ mã bộ phận theo trí nhớ và nín thở mỗi cuối tháng, thì nút thắt nằm ở hình dạng quy trình chứ không ở nỗ lực. AFusion khảo sát một chu kỳ AP đúng với cách mà dự án này bắt đầu: hóa đơn vào từ đâu, ngữ cảnh nào chỉ con người có thể thêm được, và bước nào nên để AI Agent thực hiện từ đầu đến cuối. Một buổi rà soát quy trình sẽ cho thấy phần nào của công nợ phải trả có thể để AI Agent tiếp quản trước, và số giờ tiết kiệm đáng giá bao nhiêu.
Câu hỏi thường gặp
AI Agent trong tự động hóa công nợ phải trả là gì?
Là phần mềm chạy trọn quy trình xử lý hóa đơn — đọc tài liệu, phân loại từng dòng, kiểm tra dữ liệu và nhập bút toán — thay vì chỉ lặp lại thao tác gõ phím trên một màn hình. Trong dự án này, agent kết hợp RPA để thao tác trên giao diện với IDP và mô hình ngôn ngữ lớn để đọc hiểu tài liệu, còn con người giữ quyền duyệt mọi bút toán.
AI Agent nhập được hóa đơn vào SAP Business One mà không cần API?
Được. Agent thao tác trực tiếp trên màn hình SAP Business One qua tự động hóa UI, đúng như nhân viên gõ — không cần phát triển API hay thay đổi bản quyền SAP. Kết quả là bút toán thật trong SAP, số chứng từ được ghi ngược lại file kết quả.
AI Agent nhập được hóa đơn vào SAP Business One mà không cần API?
Hai cách. Đường dẫn thư mục mà PIC scan đã chứa mã bộ phận, và agent đối chiếu địa chỉ giao hàng trên hóa đơn với file master cửa hàng của khách. Nếu địa chỉ không khớp, đường dẫn thư mục là quyết định cuối.
Một hóa đơn trộn cả hàng lẫn dịch vụ thì xử lý sao?
Agent phân loại từng dòng. Dòng khớp danh mục hàng hóa hạch toán theo item; dòng hàng chưa có mã được highlight để người tạo mã; dòng dịch vụ theo luồng riêng, có hoặc không phân bổ bộ phận.
Con người vẫn duyệt trước khi vào sổ chứ?
Có. Mỗi PIC xem lại các exception so với hóa đơn giấy, và AI Agent chỉ nhập các bản ghi sạch exception vào chiều hôm sau. Mọi thao tác đều nằm trong audit trail.
Previous Post
