Resources > Case Study > 7> Highlands Coffee tự động hóa xử lý hóa đơn điện tử vào Dynamics 365 cùng AFusion
Highlands Coffee tự động hóa xử lý hóa đơn điện tử vào Dynamics 365 cùng AFusion
Highlands Coffee là một trong những chuỗi cà phê lớn nhất Việt Nam, với mạng lưới cửa hàng phủ khắp ba miền. Trước đây, mỗi tháng đội kế toán công nợ phải đăng nhập cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cùng hàng loạt cổng tra cứu của nhà cung cấp để tải hóa đơn tiền điện, tiền nước và tiền thuê mặt bằng về, đọc từng hóa đơn, tự xác định mỗi dòng chi phí thuộc cửa hàng nào và ghi vào tài khoản nào, rồi nhập tay tất cả vào Microsoft Dynamics 365. Với AFusion, toàn bộ phần việc đó đang chạy trên một hệ thống tự động hóa kế toán: AI agent tự tải hóa đơn điện tử, đọc dữ liệu, khớp từng dòng với tài khoản chi phí và cửa hàng tương ứng, sau đó tạo và posting bút toán trong Dynamics 365 — còn đội kế toán chỉ cần xem những hóa đơn mà hệ thống đánh dấu.
Highlands Coffee và gánh nặng mà đội kế toán công nợ đang mang
Highlands Coffee vận hành cửa hàng trên cả ba miền Bắc, Trung, Nam. Mỗi cửa hàng đều dùng điện, nước và thuê mặt bằng, nên mỗi tháng đội kế toán công nợ nhận về một dòng hóa đơn điện – nước – thuê mặt bằng không bao giờ dứt, và một hóa đơn thường phủ nhiều cửa hàng cùng lúc. Cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế lại có nhiều tài khoản, mỗi chi nhánh một tài khoản — nên ngay bước lấy hóa đơn cũng đã là chuyện phải đăng nhập ra vào nhiều tài khoản, lặp lại hàng ngày.
Hệ thống ERP của khách hàng là Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, và mọi hóa đơn đều phải trở thành một bút toán đã posting trong đó: dòng chi phí mang đúng tài khoản chi phí (COA) và dimension cửa hàng, dòng thuế GTGT, cùng dòng ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp. Bút toán chưa posting thì chưa lên báo cáo tài chính — nghĩa là công việc chưa xong chừng nào chưa posting xong.
Hóa đơn không theo đơn mua hàng là gì, và vì sao nó ngốn nhiều thời gian nhất
Hóa đơn không theo đơn mua hàng (non PO invoice) là những hóa đơn không bắt đầu từ một đơn đặt hàng. Không ai đặt một đơn mua hàng cho tiền điện của một cửa hàng, hay cho tiền thuê mặt bằng hằng tháng. Thế nhưng chính những hóa đơn kiểu đó mới là thứ lặp lại mỗi tháng ở từng cửa hàng: tiền điện, tiền nước, tiền thuê, rồi các khoản dịch vụ lặt vặt.
Cũng vì vậy mà chúng là phần nặng nhất của kế toán công nợ. Một hóa đơn có đơn mua hàng luôn kèm theo một điểm tựa — hệ thống đã biết doanh nghiệp đặt gì, nên việc đối soát có cái để chiếu theo. Hóa đơn không theo đơn mua hàng thì không có điểm tựa nào: phải có người quyết định từng dòng thuộc tài khoản chi phí nào, cửa hàng nào, trên từng hóa đơn, hết kỳ này sang kỳ khác. Nhân con số đó với số cửa hàng và số nhà cung cấp điện nước, bạn sẽ hình dung được phần việc mà đội kế toán Highlands Coffee từng phải gánh hoàn toàn bằng tay.
Những vấn đề của xử lý thủ công
Trước khi có tự động hóa, quy trình hằng ngày của đội kế toán công nợ diễn ra như sau:
- Đăng nhập cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế — mỗi tài khoản chi nhánh một lần — để tải hóa đơn mới.
- Đăng nhập từng cổng riêng của nhà cung cấp để lấy file hóa đơn.
- Mở từng file XML/HTML của hóa đơn, rồi tự bóc dòng hàng, số thuế và tổng tiền.
- Tự xác định mỗi dòng hàng thuộc tài khoản chi phí nào và cửa hàng nào.
- Tạo bút toán trong Dynamics 365 bằng tay.
- Posting bút toán để hoàn tất trên ERP.
- Theo dõi trạng thái từng hóa đơn trên một file Excel chung đặt ở SharePoint.
- Gửi email kết quả xử lý cho từng người phụ trách.
Đứng riêng ra thì không bước nào đòi hỏi chuyên môn kế toán sâu nhưng gộp lại thì chúng ngốn nhiều ngày để click và gõ liên tục — và bước nào cũng có thể sai: sót một hóa đơn, ghi nhầm cửa hàng, hoặc hạch toán trùng. Khối lượng hóa đơn tăng theo độ lớn của mạng lưới cửa hàng, còn số giờ làm việc cơ bản của đội kế toán thì lại không tăng thêm.
AFusion xây hệ thống tự động hóa kế toán công nợ như thế nào
Giải pháp là một hệ thống tự động hóa xử lý hóa đơn xây trên nền tảng AFusion Orchestrator: năm AI agent chạy theo lịch hằng ngày, và cũng có thể chạy tay khi cần, nối với nhau bằng hàng đợi chung. Mỗi bước tự thử lại được mà không phải chạy lại từ đầu, hóa đơn lỗi bị tách riêng để sửa từng cái một, và toàn bộ luồng có thể dừng lại bất cứ lúc nào để con người xem. Dưới đây là giải thích của từng phần một cách dễ hiểu.
1. Hệ thống tự đi lấy hóa đơn, thay vì kế toán đi lấy
Đúng lịch, AI agent đăng nhập cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cho từng tài khoản chi nhánh đã cấu hình và lấy những hóa đơn mới trong vài ngày gần nhất. AI agent cũng làm y như vậy ở nhiều cổng tra cứu của các nhà cung cấp — điện lực, công ty cấp nước, viễn thông, ban quản lý trung tâm thương mại — mỗi cổng một cơ chế đăng nhập khác nhau, và mỗi cổng được xử lý đúng theo cơ chế đó. Điều quan trọng nhất: nếu cổng của nhà cung cấp bị sập hoặc đăng nhập thất bại, hệ thống tự quay lại cổng của cơ quan thuế để lấy đúng hóa đơn đó. Một cổng gặp trục trặc không đồng nghĩa với một hóa đơn bị bỏ sót.
2. Mỗi hóa đơn đều được đọc, bóc tách và phân loại
Hệ thống tải file hóa đơn điện tử về, bóc tách phần đầu hóa đơn, các dòng hàng, thuế suất GTGT, số tiền và tổng cộng, rồi phân loại theo nhóm chi phí — thuê mặt bằng, điện, nước hay khác. Những hóa đơn đã từng xử lý rồi thì bị phát hiện là trùng và bỏ qua, nên không khoản nào bị ghi sổ hai lần. File hóa đơn gốc được lưu lên SharePoint theo cấu trúc thư mục sắp xếp theo miền, chi nhánh, ngày và nhà cung cấp, để khi cần thì kiểm toán và pháp chế luôn tìm lại được chứng từ gốc.
3. Phần khó nhất: biết khoản chi này thuộc cửa hàng nào, tài khoản nào
Đây chính là phần trước đây chỉ nằm trong đầu nhân viên — và cũng là chỗ hệ thống xử lý thông minh. Với hóa đơn thuê mặt bằng, mô tả của từng dòng được đem khớp với các từ khóa trong dữ liệu master về hợp đồng thuê, bằng AI text matching, để xác định tài khoản chi phí (COA) và cửa hàng phải chịu khoản chi đó. Hệ thống cũng đọc luôn kỳ thuê ngay trong mô tả — chẳng hạn "01/01/2026 - 31/03/2026" — và khi một hóa đơn phủ nhiều cửa hàng thì tự tách dòng theo từng cửa hàng.
Điều cốt lõi là hệ thống không đoán bừa. Một dòng chi phí nếu chưa khớp được tài khoản và cửa hàng thì hóa đơn đó bị đánh dấu để con người xử lý, rồi đưa lại vào luồng sau khi đã xong. Hóa đơn có kỳ nằm ngoài khoảng cho phép, hoặc nhà cung cấp chưa có trong dữ liệu master cũng vậy: chúng dừng ở trạng thái "cần người xem lại" thay vì đi vào sổ với thông tin sai.
4. Tạo và posting bút toán trong Dynamics 365
Khi một hóa đơn đã qua kiểm tra, hệ thống dựng bút toán đúng theo cách một nhân viên kế toán vẫn làm: các dòng chi phí gộp theo thuế suất, dòng thuế GTGT gộp theo từng mức 10%, 8%, 5%, 1%, dòng phí nếu có, và dòng ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp. Bút toán được tạo trong Dynamics 365 qua API của ERP — còn nếu API không dùng được, AI agent chuyển sang điền đúng màn hình bút toán mà con người vẫn điền. Một luồng riêng sau đó sẽ posting bút toán để khoản ghi nhận lên báo cáo tài chính, rồi lấy số chứng từ do D365 trả về ghi ngược vào bảng theo dõi.
5. Con người vẫn nắm phần quyết định
Tự động hóa mà chạm vào sổ kế toán thì bắt buộc phải biết cách kiểm soát rủi ro thất bại an toàn. Những lỗi tạm thời — API phản hồi quá chậm, cổng nhà cung cấp chập chờn — sẽ được thử lại tự động với khoảng chờ tăng dần, đến một giới hạn nhất định được cấu hình sẵn. Với các lỗi thuộc nghiệp vụ — thiếu mã tài khoản, khớp hợp đồng thuê chưa rõ — thì được đưa sang cho người xem lại chứ không thử lại vô hạn. Không bao giờ để một hóa đơn lỗi chặn đứng tất cả những hoá đơn khác: nó được tách ra, sửa, rồi chạy lại riêng. Và đội kế toán cũng có thể dừng luồng để kiểm tra bất cứ lúc nào.
Mỗi ngày đội kế toán nhìn thấy gì
Mỗi hóa đơn có đúng một dòng trên bảng theo dõi công nợ phải trả đặt ở SharePoint: nhà cung cấp, số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, nhóm chi phí, cửa hàng và tài khoản, trạng thái xử lý, số chứng từ sau khi posting, cùng người phụ trách (PIC). Bảng này tự cập nhật từ luồng xử lý nên không ai phải gõ tay cập nhật từng dòng — còn những cột ghi chú thuộc về đội kế toán thì AI agent không bao giờ ghi đè.
Email thì chỉ thẳng vào phần việc của từng người: một email tổng hợp gửi cả đội sau mỗi lần chạy, và một email riêng cho từng PIC chỉ chứa những hóa đơn mà người đó phụ trách. Giữa bảng theo dõi, email và kho hóa đơn lưu trên SharePoint, mọi bút toán trong sổ đều truy ngược được về chứng từ gốc.
Điều này thay đổi gì vào cuối kỳ
Hóa đơn điện – nước – thuê mặt bằng đến theo lịch riêng của nhà cung cấp, còn việc ghi sổ thủ công thì thường chạy chậm hơn — rồi dồn ứ đúng lúc cần khóa sổ. Khi việc lấy hóa đơn, đối soát và tạo bút toán chạy đều mỗi ngày, số sách theo kịp hóa đơn: đến lúc đội kế toán khóa kỳ, những hóa đơn thường lệ đã posting xong, và phần còn lại chỉ là những trường hợp thật sự cần người quyết. Số giờ trước đây dành để đăng nhập hết cổng này đến cổng khác, tải file, gõ bút toán và chép trạng thái vào Excel giờ thuộc về AI agent. Đó chính là ý nghĩa của tự động hóa kế toán — không phải thay kế toán viên, mà là trả lại cho họ thời gian để làm phần công việc thật sự cần đến họ.
Bước tiếp theo: hóa đơn theo đơn mua hàng
Hệ thống được thiết kế ngay từ đầu để xử lý cả hai loại: hóa đơn không theo đơn mua hàng và hóa đơn gắn với đơn mua hàng. Luồng theo đơn mua hàng — bóc số PO từ hóa đơn, tra ngược trên ERP, đối soát phiếu nhập kho và quy tắc dung sai trước khi ghi sổ — đã được thiết kế và kiểm thử trên nền tảng, và dự kiến kích hoạt ở giai đoạn tiếp theo. Những hóa đơn không có đơn mua hàng để dựa vào thì đã chạy hằng ngày; những hóa đơn có PO sẽ là bước kế tiếp.
Quy trình công nợ của bạn có đang giống vậy?
Nếu doanh nghiệp của bạn có chi nhánh hoặc cửa hàng rải rác nhiều thành phố, nếu mỗi tháng đội của bạn phải đăng nhập cổng hóa đơn điện tử cùng một đống cổng nhà cung cấp, nếu hóa đơn điện nước và thuê mặt bằng phải chia theo cửa hàng trước khi ai đó ghi sổ được — thì câu chuyện của Highlands Coffee chính là câu chuyện của bạn, chỉ khác tên. Nút thắt ở đây không nằm ở nỗ lực, mà ở hình dạng của quy trình. AFusion khảo sát một chu kỳ công nợ phải trả đúng theo cách dự án này bắt đầu: hóa đơn vào từ đâu, quyết định nào chỉ con người mới làm được, và bước nào nên để AI agent đảm nhiệm từ đầu đến cuối. Một buổi rà soát quy trình ngắn sẽ cho bạn thấy phần nào của công nợ phải trả chạy bằng AI agent trước, và số ngày thu lại đáng giá bao nhiêu so với lịch khóa sổ của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Tự động hóa kế toán có thật sự tự tải hóa đơn điện tử từ cổng của cơ quan thuế được không?
Được. Hệ thống đăng nhập từng tài khoản cổng hóa đơn điện tử đã cấu hình, tra cứu hóa đơn trong khoảng ngày định sẵn và tải file về, xử lý luôn cả các bước xác minh khi cổng yêu cầu. Trong dự án của Highlands Coffee, AI agent làm việc này cho mọi tài khoản chi nhánh theo lịch hằng ngày.
Hệ thống biết một hóa đơn thuộc tài khoản chi phí và cửa hàng nào bằng cách nào?
Bằng AI text matching. Mô tả từng dòng trên hóa đơn được đem khớp với các từ khóa trong dữ liệu master về hợp đồng thuê và chi phí của khách hàng — nơi đã chứa sẵn tài khoản chi phí và cửa hàng. Hóa đơn phủ nhiều cửa hàng sẽ được tách theo cửa hàng. Cái gì chưa khớp chắc thì đưa cho người xử lý, hệ thống không tự đoán.
Nếu cổng nhà cung cấp sập hoặc đổi giao diện thì sao?
Có hai lớp an toàn. Nếu lấy hóa đơn từ cổng nhà cung cấp thất bại, hệ thống quay sang cổng của cơ quan thuế để lấy đúng hóa đơn đó. Nếu một bước lỗi tạm thời, hệ thống tự thử lại với khoảng chờ tăng dần; nếu vẫn lỗi thì tách hóa đơn đó ra cho người xem, không làm ảnh hưởng phần còn lại của lô.
AI agent có tạo và posting bút toán thật trong Dynamics 365 không?
Có. Bút toán được tạo qua API của Dynamics 365, với tự động hóa màn hình làm phương án dự phòng, rồi được posting trên chính màn hình của ERP — đúng trình tự một nhân viên vẫn làm. Số chứng từ sau khi posting được ghi ngược lại bảng theo dõi.
Kế toán viên vẫn phải xem hóa đơn chứ?
Vẫn — nhưng chỉ phần ngoại lệ. Hóa đơn đã qua kiểm tra và khớp dữ liệu thì tự chạy; hóa đơn chưa rõ tài khoản, khớp hợp đồng thuê còn mơ hồ hoặc kỳ bất thường sẽ chờ ở trạng thái "cần người xem lại", và mỗi PIC chỉ nhận email về đúng phần của mình.
Hệ thống tự động hóa này xử lý những loại hóa đơn nào?
Hiện tại là hóa đơn không theo đơn mua hàng — tiền điện, tiền nước, thuê mặt bằng và dịch vụ lặt vặt — tức phần nhiều nhất và lặp lại nhất trong kế toán công nợ của doanh nghiệp có nhiều điểm kinh doanh. Việc xử lý hóa đơn theo đơn mua hàng đã được thiết kế và kiểm thử trên nền tảng, dự kiến triển khai ở giai đoạn tiếp theo.
Previous Post
