Resources > Blog > 48> Tối Ưu Quy Trình Làm Việc: Xử Lý Hóa Đơn Tự Động với OCR
Tối Ưu Quy Trình Làm Việc: Xử Lý Hóa Đơn Tự Động với OCR
Trong môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng, các bộ phận tài chính đang chịu áp lực lớn để xử lý khối lượng lớn hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác với nguồn lực hạn chế. Các quy trình thủ công truyền thống thường gây chậm trễ, tạo ra điểm nghẽn và dẫn đến sai sót tốn kém. Việc thanh toán chậm, thất lạc hóa đơn, và mối quan hệ kém với nhà cung cấp là những vấn đề phổ biến bắt nguồn từ cách làm lỗi thời.
Xử Lý Hóa Đơn Tự Động Là Gì?
Xử lý hóa đơn tự động là việc sử dụng phần mềm thông minh để xử lý toàn bộ vòng đời hóa đơn – từ khi nhận đến khi thanh toán. Thay vì nhập dữ liệu thủ công, hệ thống sẽ tự động thu thập, xác minh, gửi duyệt và lên lịch thanh toán.
Quy trình này được vận hành bởi công nghệ như phần mềm OCR hóa đơn. OCR (Nhận dạng ký tự quang học) cho phép hệ thống đọc và chuyển đổi dữ liệu hóa đơn từ các định dạng như bản scan, PDF hoặc hình ảnh. Các thông tin quan trọng như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, tổng tiền, hạn thanh toán và thuế được trích xuất và sắp xếp tự động.
Sau đó, dữ liệu được so sánh với các tài liệu nội bộ như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng. Khi đã được xác minh, hóa đơn sẽ được đưa vào hệ thống kế toán hoặc ERP để tiến hành thanh toán. Đối với doanh nghiệp xử lý hàng trăm hoặc hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, xử lý hóa đơn tự động giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm thiểu sai sót.
Xử lý hóa đơn tự động hoạt động như thế nào?
Quy trình xử lý hóa đơn tự động điển hình bao gồm các bước sau:
Thu thập hóa đơn
Hóa đơn có thể đến từ nhiều kênh như email, cổng thông tin điện tử, tải file, hoặc thư tay. Hệ thống sẽ thu thập tất cả hóa đơn từ mọi nguồn và tập trung về một nền tảng duy nhất.
Trích xuất dữ liệu bằng OCR
Thông qua quét hóa đơn bằng OCR, hệ thống sẽ đọc nội dung từng hóa đơn và lấy các trường dữ liệu chính như ngày hóa đơn, tên nhà cung cấp, số PO, chi tiết hàng hóa và thông tin thuế. Nhờ vào phần mềm OCR hóa đơn, dữ liệu được thu thập chính xác mà không cần nhập tay.
Nhận dạng tài liệu tự động
Sau khi trích xuất dữ liệu, phần mềm sẽ phân tích cấu trúc và định dạng của từng hóa đơn. Hệ thống có thể nhận diện các mẫu hóa đơn khác nhau, phân loại theo phòng ban hoặc dự án và định tuyến phù hợp. Điều này giúp xử lý nhiều loại hóa đơn với các bố cục khác nhau một cách dễ dàng.
Xác minh dữ liệu và phê duyệt
Dữ liệu sẽ được đối chiếu với các tài liệu nội bộ như đơn đặt hàng hoặc phiếu nhận hàng. Nếu có sai lệch, hệ thống sẽ đánh dấu để kiểm tra. Khi đã xác minh xong, hóa đơn sẽ được gửi đến người phê duyệt theo quy tắc kinh doanh đã thiết lập. Quy trình phê duyệt được tự động hóa với thông báo và nhắc nhở.
Lên lịch thanh toán và tích hợp
Sau khi phê duyệt, hóa đơn sẽ được lên lịch thanh toán, tính đến hạn trả, chiết khấu thanh toán sớm và dòng tiền hiện tại. Dữ liệu sau đó được đồng bộ sang hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán. Các bảng điều khiển thời gian thực sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về trạng thái thanh toán, phê duyệt và hiệu suất nhóm.
Nhờ tuân theo các bước này, xử lý hóa đơn tự động tạo ra một quy trình nhanh, chính xác và có thể kiểm soát dễ dàng.
Vai trò của OCR trong xử lý hóa đơn tự động
OCR là cốt lõi của mọi hệ thống xử lý hóa đơn tự động thành công. Nếu không có nó, các bộ phận tài chính sẽ phải nhập dữ liệu thủ công hoặc yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn theo định dạng chuẩn. Với quét hóa đơn bằng OCR, mọi định dạng hóa đơn đều có thể được số hóa và xử lý chính xác.
Phần mềm OCR hóa đơn hiện đại không chỉ nhận diện văn bản in mà còn cả chữ viết tay. Những hệ thống tiên tiến còn có khả năng học hỏi bố cục của các mẫu hóa đơn thường gặp, nhờ vào công nghệ học máy, từ đó nâng cao độ chính xác và giảm lỗi phát sinh.
Khi kết hợp với nhận dạng tài liệu tự động, OCR không chỉ thu thập dữ liệu mà còn hiểu được ngữ cảnh và cấu trúc tài liệu. Hệ thống biết chính xác dữ liệu thuộc về mục nào và phải đi qua quy trình nào, giúp bộ phận tài chính đạt được quy trình xử lý không chạm (touchless).
Lợi Ích Của Việc Ứng Dụng OCR Trong Xử Lý Hóa Đơn
Việc triển khai xử lý hóa đơn tự động có tích hợp quét hóa đơn bằng OCR và nhận dạng tài liệu tự động mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:
- Tăng tốc xử lý: Hóa đơn được xử lý trong vài phút, bất kể khối lượng. Giúp nhóm tài chính xử lý tốt hơn vào những thời điểm bận rộn như cuối tháng.
- Giảm lỗi nhập liệu: Dữ liệu được trích xuất tự động nhờ phần mềm OCR hóa đơn, giảm sai sót do con người và nâng cao độ chính xác của sổ sách.
- Giảm chi phí vận hành: Tự động hóa giúp tiết kiệm nhân lực, để dành nguồn lực cho các công việc giá trị cao như lập ngân sách hoặc đàm phán với nhà cung cấp.
- Tuân thủ tốt hơn: Tất cả hóa đơn được lưu trữ kỹ thuật số với đầy đủ lịch sử xử lý, hỗ trợ kiểm toán nội bộ và tuân thủ thuế.
- Cải thiện quan hệ nhà cung cấp: Xử lý nhanh, không lỗi giúp thanh toán đúng hạn, xây dựng niềm tin và hợp tác tốt hơn với đối tác.
- Tầm nhìn tài chính tức thời: Bảng điều khiển thời gian thực giúp các nhà lãnh đạo tài chính theo dõi dòng tiền, phát hiện nút thắt và ra quyết định nhanh chóng.
Với những lợi ích trên, xử lý hóa đơn tự động giúp chuyển hóa kế toán phải trả từ một trung tâm chi phí thành tài sản chiến lược cho doanh nghiệp.
Những thách thức phổ biến và cách giải quyết
Dù mang lại nhiều lợi ích, triển khai xử lý hóa đơn tự động vẫn có thể gặp vài thách thức:
- Chất lượng hình ảnh thấp: Hóa đơn scan mờ, chất lượng kém ảnh hưởng đến hiệu suất OCR. Giải pháp là dùng thiết bị scan chất lượng cao hoặc OCR có tính năng tăng cường hình ảnh.
- Định dạng không chuẩn: Một số hóa đơn có bố cục bất thường, ghi chú tay, hoặc các trường thông tin đặc biệt. Khi đó, vẫn có thể cần xử lý thủ công một số trường hợp.
- Tích hợp hệ thống cũ: Hệ thống ERP cũ có thể không kết nối được với nền tảng mới. Khi đó, cần dùng phần mềm trung gian hoặc tùy biến thêm để kết nối liền mạch.
- Quản lý thay đổi: Chuyển đổi từ thủ công sang tự động cần đào tạo và tái thiết kế quy trình. Cần có sự đồng thuận của các bên liên quan và truyền thông rõ ràng trong suốt quá trình triển khai.
Vì sao nên chọn AFusion cho xử lý hóa đơn tự động?
Trong khi OCR chỉ tập trung vào việc đọc dữ liệu từ hóa đơn, Công nghệ Xử lý Tài liệu Thông minh (IDP) mà AFusion sử dụng còn đi xa hơn. IDP kết hợp OCR với trí tuệ nhân tạo, học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để hiểu ngữ cảnh, phân loại tài liệu, xác minh dữ liệu và tích hợp vào quy trình doanh nghiệp.
Kết quả là quy trình tự động hóa nhanh hơn, thông minh hơn và chính xác hơn, không chỉ đơn thuần là nhận dạng ký tự. AFusion ứng dụng công nghệ IDP để cung cấp giải pháp xử lý hóa đơn toàn diện, hỗ trợ tự động hóa đầu - cuối, nâng cao độ chính xác và tối ưu hóa quy trình một cách liên tục.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để khám phá cách AFusion có thể chuyển đổi quy trình kế toán của bạn - nhanh hơn, thông minh hơn và sẵn sàng cho tương lai.
Previous Post
Next Post
