Resources > Case Study > 3> Email Tự Động Gửi Yêu Cầu Thanh Toán
Email Tự Động Gửi Yêu Cầu Thanh Toán
Rất nhiều công ty hiện đang áp dụng quy trình Email tự động thanh toán để giảm bớt gánh nặng và rủi ro của các tác vụ thủ công. Quy trình kiểm tra và gửi chứng từ thanh toán – một phần quan trọng để duy trì mối quan hệ với khách hàng và đảm bảo việc thanh toán kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, quy trình này yêu cầu rất nhiều công sức và thường xảy ra sai sót. Tuy nhiên, nhờ tự động hóa, các công ty có thể xử lý nhiệm vụ này với tốc độ nhanh chóng và chính xác mà không còn lo ngại về lỗi thủ công hay chậm trễ.
Case study này làm rõ giải pháp email tự động gửi yêu cầu thanh toán của AFusion, giải pháp không chỉ tối ưu hóa quy trình mà còn đảm bảo tính bảo mật và chuẩn mực tuân thủ, mang lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp.
Những thách thức phải đối mặt
Doanh nghiệp đã đối mặt với những khó khăn trong hệ thống kế toán về quy trình email thanh toán như sau:
- Tốn thời gian xử lý cho các nhiệm vụ lặp lại: Đội ngũ nhân lực của hệ thống kế toán phải gửi email thanh toán hàng ngày, thao tác thủ công lặp lại này không chỉ gây mất thời gian mà còn khiến nhân viên dễ bị căng thẳng, chán nản. Khi nguồn lực bị chiếm dụng vào các công việc lặp lại, các nhiệm vụ mang tính chiến lược cao hơn có thể bị chậm trễ hoặc bỏ qua, ảnh hưởng kéo theo các nhiệm vụ khác.
- Tăng nguy cơ sai sót: Xử lý Email thủ công thường xảy ra các sai sót rất thường xuyên. Các sai sót từ việc nhập liệu, nhầm lẫn trong nội dung hoặc thông tin thanh toán dẫn tới các hậu quả nghiêm trọng. Với hàng loạt hóa đơn và các yêu cầu chi tiết đi kèm, các lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả tài chính.
- Khó khăn trong việc đảm bảo tính nhất quán và theo dõi: Đảm bảo tất cả email thanh toán được gửi đúng và đầy đủ là một thách thức lớn khi khối lượng công việc cao. Không có hệ thống tự động theo dõi dễ dẫn đến thiếu sót hoặc sai lệch trong quy trình thanh toán, làm giảm độ tin cậy của công ty đối với đối tác và khách hàng.
Mong muốn của doanh nghiệp
Doanh nghiệp mong muốn triển khai giải pháp email tự động gửi yêu cầu thanh toán. Giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình thanh toán, đảm bảo rằng tất cả hóa đơn và thông tin thanh toán được gửi đến khách hàng một cách nhanh chóng, chính xác, và nhất quán. Thông qua việc tự động hóa này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công lặp đi lặp lại.
Con đường đi đến thành công
Chúng tôi đã tối ưu hóa quy trình đặt chỗ bằng cách truy cập Dropbox để lấy danh sách đặt chỗ một cách hiệu quả. Sau đó, chúng tôi tìm kiếm bộ chứng từ thanh toán tương ứng cho từng đặt chỗ và đảm bảo gửi kịp thời đến tay khách hàng. Cách tiếp cận này không chỉ nâng cao khả năng giao tiếp mà còn cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng, giúp đáp ứng nhu cầu của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Những công nghệ AFusion sử dụng
Giải pháp email tự động gửi yêu cầu thanh toán của chúng tôi sử dụng các công nghệ gồm: C#, VB, .NET và RPA.
Quy trình
AFusion đã triển khai giải pháp email tự động cho doanh nghiệp trong vòng 1 tháng với 2 nhân viên theo quy trình như sau:
Thu thập yêu cầu kinh doanh:
Bắt đầu bằng việc thu thập các yêu cầu kinh doanh từ khách hàng để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách. Việc này giúp xác định các yếu tố quan trọng như tần suất gửi email thanh toán và thông tin cần thiết trong mỗi email.Tạo robot tự động hóa:
Sau khi nắm rõ yêu cầu, tiến hành phát triển robot tự động hóa quy trình gửi email thanh toán. Robot này sẽ truy cập hệ thống quản lý đặt chỗ để lấy thông tin chi tiết, tạo và gửi email thanh toán tùy chỉnh cho khách hàng.Triển khai và bảo trì robot:
Tiếp tục triển khai robot vào quy trình của khách hàng và thực hiện bảo trì định kỳ. AFusion luôn theo dõi hiệu suất và điều chỉnh để đảm bảo robot luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng kịp thời các thay đổi trong yêu cầu doanh nghiệp.Applying Extended logic:
Tiếp tục triển khai robot vào quy trình của khách hàng và thực hiện bảo trì định kỳ. AFusion luôn theo dõi hiệu suất và điều chỉnh để đảm bảo robot luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng kịp thời các thay đổi trong yêu cầu doanh nghiệp.
Kết quả đạt được
Sau khi triển khai giải pháp email tự động gửi yêu cầu thanh toán, doanh nghiệp đã thu được kết quả và sự khác biệt rõ rệt:
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất hoạt động: Giải pháp tự động hóa giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công lặp lại và giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% thời gian cho quy trình gửi email thanh toán. Điều này cho phép nhân viên có thể loại bỏ các công việc thủ công đơn giản và tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp, mang tính chiến lược và có giá trị cao hơn như phân tích dữ liệu tài chính hay lập báo cáo quản trị. Năng suất của đội ngũ nhờ vậy được tăng lên rõ rệt, giảm đáng kể áp lực và sự mệt mỏi trong công việc.
- Đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót: Giảm đến 90% các sai sót thường xảy ra trong quá trình gửi email thanh toán thủ công. Những sai sót như nhập sai số liệu hay gửi nhầm email giờ đây hầu như không còn xảy ra, giúp nâng cao độ uy tín cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực kế toán, nơi độ chính xác đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì niềm tin của khách hàng và tuân thủ các quy định về tài chính. Ngoài ra, kết quả tài chính sẽ chính xác để có thể đưa ra quyết định đúng đắn trong kế hoạch tiếp theo.
- Đồng bộ, nhất quán và tăng cường khả năng theo dõi quy trình: Hệ thống tự động ghi nhận và lưu trữ lịch sử gửi email. Từ đây, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trạng thái thanh toán, có thể kiểm tra ngay khi cần, và tạo báo cáo hiệu quả hơn. Tính nhất quán trong việc gửi email đúng hạn giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và tăng cường tính minh bạch trong mọi giao dịch tài chính. Tỷ lệ gửi email thành công lên tới 95% nhờ vào hệ thống tự động.
Những kết quả này cho thấy rằng email tự động hóa trong quy trình xử lý email thanh toán không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo độ tin cậy và củng cố quan hệ với khách hàng, từ đó mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Bạn có muốn ứng dụng những robot tự động hoá này trong doanh nghiệp không?
AFusion là đơn vị tiên phong thế hệ mới cung cấp giải pháp tuỳ chỉnh cho mọi doanh nghiệp trong lĩnh vực tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), cung cấp nền tảng duy nhất trên thị trường kết hợp Tự động hóa Cao cấp (Hyper Automation) và Xử lý Tài liệu Thông minh (IDP).
Với các giải pháp chính được tối ưu cho ngành ngân hàng - tài chính, AFusion giúp tự động hóa các quy trình phức tạp như thanh toán và xử lý lương; quy trình phải trả.
Robot iAutobot - Robot tự động hoá RPA của AFusion mang lại lợi ích vượt trội cho khách hàng khi làm việc 24/7, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Ngoài ra, hệ thống này còn cải thiện độ chính xác, loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người. Thông qua việc tối ưu hóa quy trình, AFusion hỗ trợ doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn, nâng cao năng suất và tối ưu hóa nguồn lực.
https://afusion.ai/en/iautobot-how-rpa-in-accounts-payable-superior/
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của từng khách hàng. Liên hệ ngay để được tư vấn!
Previous Post
