Resources > Blog > 51> Hóa đơn điện tử và Công nghệ tự động hóa: Bước tiến cho ngành F&B Việt Nam
Hóa Đơn Điện Tử & Công Nghệ Tự Động Hóa: Bước tiến cho ngành hàng F&B Việt Nam
Thực trạng trong việc quản lý hóa đơn hiện nay tại Việt Nam
Trong những năm gần đây, Việt Nam đã đẩy mạnh cải cách trong lĩnh vực quản lý thuế, trong đó việc áp dụng hóa đơn điện tử là một trọng tâm then chốt. Từ ngày 01/07/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đã phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78 hóa đơn điện tử. Quy định bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử từ năm 2022 này đã tạo ra bước ngoặt quan trọng, thay thế dần hệ thống hóa đơn giấy truyền thống vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro về gian lận, chi phí và tính minh bạch.
Chính sách này đã và đang góp phần giúp Nhà nước nâng cao hiệu quả giám sát, tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, tối ưu hóa quy trình kế toán. Tuy nhiên, thực trạng quản lý hóa đơn hiện nay vẫn bộc lộ nhiều vấn đề khiến các doanh nghiệp phải đau đầu để tìm được cách giải quyết và đưa ra được giải pháp tốt nhất.
Trước hết là sự khác biệt về quy mô và năng lực công nghệ khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp khó khăn trong việc tiếp cận và vận hành hệ thống hóa đơn điện tử. Ở những lĩnh vực có khối lượng giao dịch lớn như bán lẻ, ngành F&B hay logistics, quy trình xử lý, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn vẫn còn nặng tính thủ công, dẫn đến nguy cơ sai sót và quá tải.
- Heavy reliance on manual invoice verification and reconciliation, increasing error risks.
- Fragmentation caused by disparate ERP, accounting, and POS systems, leading to data silos.
- Difficulty integrating e-invoicing into legacy processes and infrastructure.
Bên cạnh đó, sự phân tán trong việc sử dụng nhiều phần mềm kế toán, ERP và hệ thống quản trị khác nhau gây thiếu tính đồng bộ dữ liệu, làm giảm hiệu quả quản lý tài chính. Từ đó có thể thấy, mặc dù hóa đơn điện tử đã trở thành nền tảng quan trọng trong quản lý thuế và tài chính tại Việt Nam, nhưng bài toán tích hợp hệ thống và tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn vẫn đang là thách thức lớn đối với nhiều doanh nghiệp.
Những thách thức trong chuyển đổi số ngành F&B
1. Rào cản về công nghệ và tài chính
Mặc dù chính sách về hóa đơn điện tử đã được triển khai rộng rãi, nhưng nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các SMEs, vẫn gặp khó khăn trong việc chuyển đổi. Nguyên nhân chính là do những rào cản về hạ tầng công nghệ và chi phí.
Chi phí đầu tư ban đầu cho các giải pháp tích hợp (từ POS, ERP đến hệ thống hóa đơn điện tử) là một gánh nặng tài chính đáng kể. Với biên lợi nhuận mỏng, các SME thường ưu tiên dòng tiền ngắn hạn hơn là đầu tư vào công nghệ, dẫn đến việc trì hoãn chuyển đổi.
Trong khi đó thị trường có quá nhiều nhà cung cấp giải pháp tự động hóa với các mô hình giá khác nhau (mua đứt, thuê phần mềm, trả phí theo số lượng hóa đơn), khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi so sánh và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất về tổng chi phí sở hữu (TCO). Hậu quả là nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì quy trình thủ công, tiềm ẩn nhiều rủi ro và tăng chi phí dài hạn.
2. Thách thức về năng lực nhân sự và quản trị nội bộ
Một nguyên nhân quan trọng nằm ở hạn chế về năng lực số của nguồn nhân lực. Trình độ sử dụng công nghệ, khả năng xử lý các định dạng dữ liệu phức tạp như file XML hay kỹ năng phối hợp với nhà cung cấp phần mềm còn yếu, đặc biệt là tại các doanh nghiệp ở vùng tỉnh. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam thường thiếu một lộ trình thay đổi nhân sự cụ thể khi triển khai công nghệ mới, dẫn đến tình trạng "phần mềm có nhưng không dùng đúng cách”, làm giảm hiệu quả đầu tư.
Song song với đó, quy trình quản trị nội bộ tại nhiều doanh nghiệp vẫn rời rạc, phụ thuộc nhiều vào văn hóa phê duyệt thủ công.
Thiếu sự rõ ràng trong trách nhiệm phê duyệt và sự phức tạp của nhiều cấp kiểm soát khiến hóa đơn dễ bị "treo" nhiều ngày, làm chậm thanh toán và ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp.
3. Phân mảnh hệ sinh thái phần mềm “point solutions” và thiếu tiêu chuẩn dữ liệu
Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều ứng dụng rời rạc từ các nhà cung cấp khác nhau (ví dụ: POS riêng, phần mềm kho riêng, cổng bán hàng riêng) dẫn đến sự phân mảnh trong hệ thống. Sự phân mảnh này cùng với việc thiếu các tiêu chuẩn chung về mã định danh giao dịch và API dẫn đến tình trạng dữ liệu không đồng bộ, lỗi khớp chứng từ và tăng khối lượng công việc nhập liệu thủ công.
Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng báo cáo tài chính. Trong khi các doanh nghiệp lớn có thể đầu tư vào các hệ thống tích hợp phức tạp, các SME thường không có giải pháp thay thế hiệu quả.
4. Sự bất ổn của quy định và hướng dẫn thực thi
Những thay đổi đột ngột về quy định, mẫu dữ liệu hay tiêu chuẩn API từ cơ quan quản lý tạo áp lực lớn lên cả nhà cung cấp phần mềm lẫn doanh nghiệp. Điều này có thể gây gián đoạn quá trình phát hành hóa đơn và khiến doanh nghiệp vô tình vi phạm quy định. Hơn nữa, sự thiếu nhất quán trong việc hiểu và áp dụng các quy định cho các tình huống nghiệp vụ đặc thù cũng dẫn đến cách thức thực hiện khác nhau, tạo ra sự không đồng bộ và rủi ro.
Trong bối cảnh hiện đại, có rất nhiều doanh nghiệp ngành F&B cung cấp giải pháp tự động hóa giúp tối ưu quy trình tài chính.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn các giải pháp trên thị trường vẫn còn nhiều hạn chế tồn đọng, khiến việc triển khai không đạt được kết quả như kỳ vọng.
5. Thiếu sự tích hợp với hệ thống hiện tại
Một trong những trở ngại lớn nhất của các giải pháp tự động hóa trên thị trường là khả năng tích hợp kém với các hệ thống hiện tại, đặc biệt là ERP, phần mềm kế toán và các nền tảng mua sắm. Nhiều doanh nghiệp đang sử dụng các hệ thống cũ, vốn không tương thích với công nghệ tự động hóa của nhà cung cấp. Khi công cụ tự động hóa không có khả năng tùy chỉnh cao, không thể kết nối liền mạch, dữ liệu bị chia cắt (data silos), gây ra sự thiếu đồng bộ và làm giảm hiệu quả toàn bộ quy trình.
Hệ quả là doanh nghiệp phải quay lại nhập dữ liệu thủ công trên nhiều hệ thống, làm mất đi giá trị cốt lõi của tự động hóa.
Việc vận hành rời rạc như vậy dẫn đến chậm trễ xử lý, tăng nguy cơ sai sót và tạo ra sự thất vọng cho cả nhân sự tài chính lẫn nhà cung cấp. Đây là lý do khiến nhiều sáng kiến tự động hóa không đạt được ROI như kỳ vọng.
6. Chất lượng dữ liệu kém và định dạng không nhất quán
Tự động hóa AP chỉ thực sự hiệu quả khi dữ liệu đầu vào chính xác và nhất quán. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều hóa đơn của doanh nghiệp vẫn ở dạng không chuẩn, thiếu cấu trúc hoặc không đầy đủ thông tin. Điều này khiến hệ thống gặp khó khăn trong việc nhận diện, đối chiếu và xử lý, đặc biệt với những giải pháp chỉ dựa vào OCR truyền thống.
Các nền tảng chi phí thấp thường không đủ khả năng xử lý các hóa đơn phức tạp hoặc nhiều định dạng khác nhau. Khi dữ liệu bị sai lệch, toàn bộ chu trình từ ghi nhận chi phí đến thanh toán đều có nguy cơ bị đình trệ.
Vì vậy, trong quá trình lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp chứng minh khả năng xử lý được chính những hóa đơn phức tạp nhất của mình.
Chuyển đổi số trong ngành F&B: Từ chi phí tuân thủ đến lợi thế cạnh tranh
Ngành F&B đang đứng trước bước ngoặt lớn, từ vận hành truyền thống sang vận hành thông minh. Việc áp dụng tự động hóa không còn là yêu cầu bắt buộc mà là công cụ tạo đà cho sự phát triển. Khi kết hợp với tự động hóa phần mềm kế toán, doanh nghiệp ngành F&B có thể khai thác tối đa tiềm năng thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh và bắt kịp xu hướng toàn cầu.
Quản lý tài liệu số và tự động hóa tài chính: Chuyển đổi dữ liệu thành tài sản
Quản lý tài liệu (DMS) là một trong những lĩnh vực quan trọng nhất của chuyển đổi số. Công nghệ này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp để quản lý các tài liệu hoặc giấy tờ quan trọng của họ ở định dạng hóa đơn điện tử. Trong sản xuất thực phẩm và đồ uống, các tổ chức xử lý rất nhiều loại giấy tờ, ví dụ như công thức nấu ăn, quy trình an toàn và hợp đồng cung ứng. Ngoài ra, việc tự động hóa quy trình tài chính - kế toán, tự động hóa quy trình phải trả, tải hóa đơn điện tử sẽ giúp giải phóng nhân sự khỏi các tác vụ thủ công.
Với việc số hóa hóa đơn và các tài liệu quan trọng khác như công thức, hợp đồng, và quy trình an toàn, doanh nghiệp có thể:
- Tối ưu hóa quy trình: Toàn bộ dữ liệu được quản lý tập trung trên một nền tảng duy nhất, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và xử lý. Phần mềm kế toán này giải phóng đội ngũ tài chính khỏi các tác vụ thủ công, cho phép họ tập trung vào phân tích chiến lược.
- Gia tăng hiệu quả ra quyết định: Dữ liệu được số hóa cho phép AI và các công cụ phân tích đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời. Nhờ đó, CFO và CEO đặc biệt của các ngành F&B có thể ra quyết định đầu tư, cắt giảm chi phí hay tối ưu hóa chuỗi cung ứng một cách nhanh chóng và chính xác.
Tự động hóa quy trình: Lợi nhuận từ mỗi hóa đơn
- Giảm thiểu chi phí vận hành: Ước tính cho thấy, mỗi hóa đơn giấy có thể tốn chi phí lên tới 1.000 đồng cho việc in, phát hành và lưu trữ. Với hơn 2,5 tỷ hóa đơn được phát hành mỗi năm tại Việt Nam, con số lãng phí lên tới hàng nghìn tỷ đồng. Việc sử dụng các phần mềm kế toán và giải pháp tự động hóa giúp cắt giảm đáng kể những chi phí này, biến chúng thành lợi nhuận ròng.
- Tăng tốc độ thanh toán: Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp gửi và nhận thanh toán ngay lập tức, ngay cả trên thiết bị di động. Việc tích hợp giải pháp tự động hóa giúp đẩy nhanh vòng quay vốn và cải thiện dòng tiền. Theo các số liệu thực tế, việc sử dụng hóa đơn điện tử có thể giảm 99% thời gian thanh toán, một con số không thể bỏ qua đối với các nhà quản lý tài chính.
Xu hướng giải pháp công nghệ cho các CFO F&B: Từ tự động hóa đến ra quyết định chiến lược
1. AI & Tự động hóa: "Robot ảo" trong văn phòng kế toán
Các công ty như McDonald's và Wendy's đã ứng dụng AI robot để tự động hóa các khâu như drive-thru và bếp. Tương tự, công nghệ này đang trở thành "robot ảo" trong back-office của ngành F&B. AI tự động tải hóa đơn, phân loại, kiểm tra và xác thực dữ liệu trên hóa đơn (mã số thuế, giá trị VAT), trong khi tự động hóa giúp giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công.
Điều này cho phép đội ngũ kế toán chuyển từ vai trò xử lý giấy tờ sang vai trò phân tích chi phí và lợi nhuận, mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp ngành F&B. Với lượng hóa đơn nguyên liệu khổng lồ, công nghệ tự động hóa khoản phải trả của AFusion chính là giải pháp lý tưởng.
2. IoT & Smart Kitchens: Tích hợp dữ liệu theo thời gian thực
IoT (Internet of Things) giúp theo dõi nhiệt độ, tồn kho hay tình trạng thiết bị. Khi kết nối IoT với hệ thống ERP và các giải pháp tự động hóa hóa đơn như AFusion, các CFO sẽ có một bức tranh chi phí tức thì. Dữ liệu về tồn kho và chi phí nguyên vật liệu được cập nhật theo thời gian thực, cho phép lãnh đạo tài chính nắm bắt mọi biến động và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
3. AI, Big Data & Analytics: Dữ liệu hóa đơn là tài sản chiến lược
Trong khi các công ty ngành F&B đang đầu tư mạnh vào AI và Big Data để phân tích chuỗi cung ứng, thì các lãnh đạo tài chính cũng có thể áp dụng tương tự. Phân tích dữ liệu từ hóa đơn (AP) giúp phát hiện các xu hướng chi tiêu bất hợp lý, cảnh báo rủi ro gian lận và dự báo dòng tiền theo mùa vụ. Điều này biến dữ liệu hóa đơn từ một tài liệu nghiệp vụ thành một công cụ phân tích chiến lược.
4. Blockchain & Truy xuất nguồn gốc: Minh bạch hóa từng giao dịch
Công nghệ Blockchain đang được sử dụng để truy xuất nguồn gốc sản phẩm, mang lại sự tin cậy cho người tiêu dùng. Trong lĩnh vực tài chính, Blockchain có tiềm năng ứng dụng để minh bạch hóa giao dịch, chống giả mạo hóa đơn đầu vào. Đối với ngành F&B có chuỗi cung ứng phức tạp, việc kết hợp Blockchain với hóa đơn điện tử sẽ tăng cường niềm tin không chỉ với đối tác mà còn với cơ quan kiểm toán.
Giải pháp tự động hóa tài chính - AFusion
1. Quy trình triển khai tích hợp liền mạch với hệ thống hiện có
AFusion áp dụng theo quy trình gồm 5 bước chính (Đánh giá - Triển khai - Bảo trì - Đào tạo - Mở rộng) để tích hợp mượt mà với các hệ thống ERP qua API. Bot sẽ học hỏi quy trình, tích hợp dựa trên quy trình hiện tại để hạn chế tối thiểu phải thay đổi quy trình. Ngoài ra, cải thiện những lỗ hổng trong quy trình vận hành, đảm bảo dữ liệu lưu thông liên tục, không tạo ra khoảng cách (silo).
Giải pháp tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật quốc tế ISO 27001, hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo an toàn thông tin và dễ dàng mở rộng khi cần.
2. Giải pháp tự động hóa đầu cuối
AFusion không ưu tiên xử lý từng khâu nhỏ (Point Solutions) mà thực hiện giải pháp đầu cuối , bao phủ toàn bộ vòng đời xử lý hóa đơn và các giao dịch tài chính: từ tiếp nhận dữ liệu - nhận dạng & phân loại - phê duyệt - hạch toán - lưu trữ và báo cáo.
Cách tiếp cận này đảm bảo Workflow diễn ra trôi chảy, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công lặp lại, tự động đối chiếu, hạn chế sai sót và tối ưu hóa hiệu quả vận hành.
3. Công nghệ IDP đa ngôn ngữ nổi bật & đội ngũ giàu kinh nghiệm
Về vấn đề xử lý dữ liệu, AFusion áp dụng kết hợp nhiều công nghệ như AI, OCR và nổi bật nhất làIDP. Đây là công nghệ trích xuất, xử lý dữ liệu lớn với mức độ chính xác cao, kể cả khi dữ liệu không đồng nhất, thiếu cấu trúc hay dữ liệu đa ngôn ngữ.
Đội ngũ IMT Solutions giàu kinh nghiệm, với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực IT và tư vấn. Đảm bảo triển khai hiệu quả và duy trì hoạt động ổn định.
4. Nghiên cứu điển hình: Hành trình của Highland Coffee triển khai tự động hóa AP với AFusion
Highland Coffee, một chuỗi ngành F&B nổi tiếng hàng đầu Việt Nam. AFusion đã triển khai giải pháp tự động hóa AP để tối ưu quy trình vận hành, xử lý khối lượng khoảng 11,000 hóa đơn hàng tháng.
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP), kết hợp với tác nhân trí tuệ nhân tạo (AI Agent), học máy và khả năng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), đã rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hóa đơn từ vài tuần xuống chỉ còn vài ngày. Việc tích hợp liền mạch giữa AFusion và hệ thống ERP đã được hoàn thành chỉ trong vòng hai tuần, giúp tinh giản hoạt động và tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc trên toàn bộ hệ thống
Kết quả cho thấy hiệu quả rõ rệt. 99% hóa đơn được xử lý thành công và tiết kiệm hơn 80% khối lượng công việc thủ công. Nhóm tài chính của Highland đã trải nghiệm hiệu quả vượt trội trong chức năng Phải trả (AP), đánh dấu bước nhảy vọt mang tính chuyển đổi trong quy trình tài chính.
Ngành F&B tại Việt Nam đầy tiềm năng nhưng cũng ẩn chứa không ít thách thức. Để phát triển bền vững, các doanh nghiệp không chỉ cần nắm bắt xu hướng tiêu dùng mà còn phải tối ưu hóa quy trình vận hành, đặc biệt là các quy trình tài chính.
Các ngành F&B nên xem xét ứng dụng công nghệ để tự động hóa các khâu quan trọng như quản lý công nợ, thanh toán nhà cung cấp, và kiểm soát dòng tiền. Đây cũng chính là giá trị mà AFusion mang lại: giúp doanh nghiệp F&B tinh giản quy trình, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu suất và tập trung nhiều hơn vào chiến lược kinh doanh cốt lõi.
Liên hệ với chúng tôi!
Previous Post
