Dự Án VT: Tự Động Hóa Hóa Đơn Với RPA
Bối cảnh Khách hàng
Một doanh nghiệp hàng đầu trong ngành cung cấp vật tư công nghiệp đã đạt được những thành tựu đáng kể nhờ chất lượng sản phẩm, dịch vụ và tốc độ tăng trưởng ấn tượng. Tuy nhiên, quy trình tạo hóa đơn truyền thống đang trở thành một hạn chế, gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bộ phận logistic và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Việc nhập liệu thủ công, đối chiếu số liệu và lập hóa đơn không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần một giải pháp tự động hóa quy trình tạo hóa đơn, nhằm tăng năng suất, giảm thiểu lỗi sai và nâng cao tính chính xác của dữ liệu.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng các lựa chọn trên thị trường, doanh nghiệp đã quyết định hợp tác với doanh nghiệp chúng tôi là AFusion – một trong những nhà cung cấp giải pháp tự động hóa hàng đầu. Chúng tôi đã thuyết phục doanh nghiệp bằng những cam kết về việc tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và giảm thiểu chi phí vận hành.
Vấn đề của khách hàng
Nhiệm vụ tốn thời gian, lặp đi lặp lại | Việc tạo hóa đơn hàng ngày là một gánh nặng không nhỏ đối với bộ phận kế toán. Những công việc như nhập liệu, đối chiếu dữ liệu, tính toán số liệu... chiếm quá nhiều thời gian và công sức. Mỗi ngày, nhân viên kế toán phải lặp đi lặp lại những thao tác tương tự, khiến công việc trở nên nhàm chán và dễ mắc lỗi. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng, dẫn đến giảm năng suất lao động. |
Rủi ro mắc lỗi | Việc tạo hóa đơn thủ công tiềm ẩn rất nhiều rủi ro sai sót. Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình nhập liệu hoặc tính toán cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, như hóa đơn không chính xác, gây tranh chấp với khách hàng, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc kiểm tra lại các hóa đơn một cách thủ công cũng rất tốn thời gian và dễ bỏ sót. Điều này không chỉ gây ra những phiền toái trong quá trình làm việc mà còn tiềm ẩn rủi ro về pháp lý. |
Mục tiêu hợp tác
Khách hàng tìm đến chúng tôi với mong muốn tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng. Cụ thể, họ cần một giải pháp giúp tự động hóa hoá đơn, xác thực thông tin Purchase Order (PO), đảm bảo sự chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, việc tạo hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp cũng là một ưu tiên hàng đầu. Nhờ đó, khách hàng có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, giảm thiểu lỗi sai và nâng cao sự hài lòng của khách hàng cuối cùng.
Giải pháp của AFusion
Với mục tiêu tối ưu hóa quy trình tạo hóa đơn, chúng tôi đã triển khai giải pháp tự động hoá hoá đơn bằng RPA với một nhóm gồm 2 kỹ sư trong thời gian hai tháng để giải quyết những thách thức nêu trên và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cụ thể, phương pháp tiếp cận của chúng tôi bao gồm:
- Truy cập Dropbox và lấy danh sách PO
Bước đầu tiên trong quy trình tự động hóa hoá đơn là truy cập vào tài khoản Dropbox để lấy danh sách các đơn đặt hàng (PO). Chúng tôi sẽ sử dụng các công cụ và thư viện lập trình phù hợp để kết nối với tài khoản Dropbox và tải về danh sách PO dưới dạng file Excel hoặc CSV. Điều này giúp đảm bảo rằng luôn có nguồn dữ liệu cập nhật nhất để thực hiện các bước tiếp theo.
- Tra cứu số PO trên hệ thống Tungsten
Sau khi có danh sách PO, hệ thống của AFusion sẽ tiến hành tra cứu thông tin chi tiết của từng PO trên hệ thống Tungsten. Việc kết nối với hệ thống Tungsten được thực hiện thông qua các API hoặc các phương thức truy xuất dữ liệu khác. Hệ thống sẽ trích xuất các thông tin cần thiết như tên khách hàng, sản phẩm, số lượng, đơn giá,... để phục vụ cho việc tạo hóa đơn.
- Xác minh thông tin PO
Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, hệ thống sẽ tiến hành so sánh thông tin PO lấy được từ Dropbox với thông tin PO trên hệ thống Tungsten. Các tiêu chí so sánh có thể bao gồm số PO, mã khách hàng, tổng giá trị đơn hàng,... Nếu thông tin khớp nhau, hệ thống sẽ xác nhận rằng PO đó hợp lệ và có thể tiến hành tạo hóa đơn.
- Tạo hóa đơn
Cuối cùng, nếu thông tin PO được xác minh là chính xác, hệ thống sẽ tự động tạo ra hóa đơn. Quá trình tạo hóa đơn bao gồm việc định dạng hóa đơn theo mẫu có sẵn, điền đầy đủ các thông tin như tiêu đề, ngày lập hóa đơn, thông tin khách hàng, danh sách sản phẩm, tổng giá trị,... và các thông tin khác tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp. Hóa đơn có thể được lưu trữ dưới dạng file PDF hoặc xuất ra các định dạng khác.
Công nghệ mà chúng tôi sử dụng trong dự án tự động hoá hoá đơn này gồm:
- Ngôn ngữ lập trình: C# (C sharp); VB.NET (Visual Basic .NET)
- Công nghệ sử dụng phần mềm robot để tự động hóa: RPA
Kết quả
Với giải pháp tự động hoá hoá đơn bằng RPA, khách hàng của chúng tôi đã đạt được những kết quả vượt trội:
Nâng cao hiệu suất làm việc |
|
Cải thiện độ chính xác |
|
Tăng tính minh bạch |
|
Tiết kiệm chi phí |
|
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng |
|
Ngoài ra, việc áp dụng logic mở rộng khi cần thiết còn giúp:
- Tăng tính linh hoạt: Giải pháp có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi trong quy trình kinh doanh hoặc yêu cầu mới của khách hàng.
- Mở rộng khả năng: Robot có thể được đào tạo để thực hiện thêm các nhiệm vụ khác, như đối soát công nợ, quản lý kho hàng,...
Kết luận
Trong một môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Giải pháp tự động hóa bằng RPA chính là câu trả lời cho những thách thức mà các doanh nghiệp đang đối mặt. Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, RPA giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi sai và nâng cao năng suất làm việc.
Đừng để doanh nghiệp của bạn tụt hậu so với đối thủ cạnh tranh. Liên hệ với Giải pháp IDP từ AFusion ngay hôm nay. Chúng tôi sẽ tiến hành tư vấn và triển khai giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam