[Vistra x AFusion] Automate Account Payables Invoice Automation (APIA) With RPA

[Vistra x AFusion] Tự Động Hóa Công Nợ Phải Trả (Account Payables Invoice Automation - APIA) Với RPA.

Về Vistra

Là một doanh nghiệp dịch vụ toàn cầu có mặt tại Việt Nam, Vistra cung cấp đa dạng các giải pháp kinh doanh, từ thành lập công ty đến các dịch vụ hỗ trợ sau thành lập. Với tốc độ tăng trưởng nhanh, khối lượng công việc của bộ phận tài chính Vistra ngày càng lớn, đặc biệt là công tác xử lý hóa đơn phải trả. Nhóm công nợ phải đối mặt với thách thức xử lý hàng loạt hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, gây áp lực lớn lên hiệu quả hoạt động.

Với tình hình khối lượng công việc xử lý công nợ phải trả (AP) ngày càng tăng và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ, Vistra nhận thấy nhu cầu cấp thiết về một giải pháp tự động hóa công nợ phải trả thông minh. Nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tuân thủ các quy định, Vistra đã quyết định hợp tác với AFusion. Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tự động hóa quy trình, AFusion cam kết cung cấp giải pháp cho Vistra tự động hoá công nợ phải trả APIA tối ưu, đáp ứng mọi yêu cầu của doanh nghiệp.

Vấn đề - Quy trình xử lý công nợ phải trả (AP)

Vistra đối mặt với những thách thức lớn trong việc quản lý quy trình công nợ phải trả:

Khối lượng công việc quá tải

Khối lượng công việc khổng lồ, đặc biệt là trong việc xử lý hóa đơn, chứng từ và báo cáo tài chính, đã vượt quá khả năng xử lý của đội ngũ hiện tại. Điều này dẫn đến hiệu suất làm việc giảm sút, chất lượng công việc không được đảm bảo, và nhân viên không có đủ thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn.

Nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian

Một thách thức lớn khác nằm ở việc phải thực hiện hàng ngày những công việc lặp đi lặp lại như nhập liệu, đối chiếu số liệu và ghi chép. Không chỉ tốn quá nhiều thời gian và công sức, những công việc này còn dễ khiến nhân viên cảm thấy nhàm chán, giảm sút tinh thần làm việc và tăng nguy cơ xảy ra sai sót.

Khả năng xảy ra sai sót cao

Khả năng xảy ra sai sót cao Việc xử lý số lượng lớn dữ liệu trong thời gian ngắn luôn tiềm ẩn rủi ro sai sót, ngay cả khi nhân viên kế toán đã làm việc hết sức mình. Những sai sót này, dù nhỏ bé, cũng có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, làm sai lệch báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh quan trọng của công ty.

Mục tiêu hợp tác

Giải pháp tự động hoá của chúng tôi xử lý hiệu quả các quy trình công nợ phải trả (Account Payable) bằng cách ứng dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP) để tối ưu hóa toàn bộ quy trình, từ việc trích xuất thông tin từ các loại hóa đơn, phân loại, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, xử lý các trường hợp sai lệch đến việc nhập liệu vào hệ thống ERP/kế toán. Giải pháp Vistra tự động hoá công nợ phải trả của AFusion linh hoạt, xử lý được đa dạng các loại hóa đơn cho các trường hợp: theo đơn đặt hàng (PO) và không theo đơn đặt hàng (Non-PO).

Vai trò của AFusion

Nhằm tối ưu hóa quy trình công nợ, AFusion đã ứng dụng công nghệ RPA kết hợp với công nghệ xử lý tài liệu thông minh (Intelligent Documents Processing - IDP) vào việc tự động hóa các tác vụ. Cụ thể, giải pháp này sử dụng các ngôn ngữ lập trình tiên tiến như C#, VB.NET và JavaScript để xây dựng các robot RPA thông minh.

Ngoài ra, giải pháp Vistra tự động hoá công nợ phải trả của AFusion còn tích hợp các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Với sự hỗ trợ của các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), hệ thống tự động hóa hóa đơn của AFusion được nâng cao khả năng xử lý và phân tích dữ liệu. Nhờ đó, quy trình công nợ phải trả sẽ được tối ưu hoá toàn diện nhất có thể (end to end), từ việc trích xuất thông tin trên hóa đơn, phân loại, đối chiếu đến việc nhập liệu vào hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp - ERP hoặc phần mềm kế toán, góp phần tăng hiệu quả làm việc lên nhiều lần và hạn chế tối đa các sai sót từ quá trình làm việc thủ công.

Giải pháp từ AFusion

Để giải quyết hiệu quả các vấn đề tồn tại trong quy trình công nợ kế toán của Vistra, AFusion đã phát triển một giải pháp cho Vistra tự động hóa công nợ phải trả toàn diện, sử dụng công nghệ RPA. Giải pháp này tập trung vào việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn phải trả, từ đó nâng cao đáng kể hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể:

Trích xuất thông tin hóa đơn bằng IDP

AFusion đã ứng dụng công nghệ Xử lý tài liệu thông minh (IDP) cùng với các mô hình ngôn ngữ lớn để tự động hóa hoàn toàn quá trình trích xuất thông tin từ mọi loại hóa đơn. Hệ thống thông minh này có khả năng nhận diện và tách chiết chính xác các dữ liệu quan trọng như mã hóa đơn, ngày phát hành, thông tin nhà cung cấp, và nhiều hơn nữa, giúp loại bỏ hoàn toàn công đoạn nhập liệu thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng đáng kể hiệu suất làm việc.

Phân loại, kiểm tra hóa đơn và thực hiện logic tương ứng

Dựa trên dữ liệu đã được trích xuất, hệ thống tự động hóa công nợ sẽ thực hiện phân loại hóa đơn theo thuật toán đã được lập trình sẵn. Hệ thống sẽ áp dụng các quy tắc xử lý khác nhau cho từng loại hóa đơn: đối với hóa đơn mua hàng, hệ thống sẽ thực hiện đối chiếu với đơn đặt hàng (PO) để đảm bảo tính phù hợp; đối với hóa đơn dịch vụ, hệ thống sẽ kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng (SLA) để đảm bảo tuân thủ các cam kết.

Áp dụng quy trình làm việc Web Automation

Hệ thống RPA giúp tự động hóa toàn bộ quá trình nhập liệu hóa đơn. Cụ thể, sau khi phân loại và kiểm tra, hệ thống sẽ cập nhật thông tin vào phần mềm kế toán bằng các công cụ RPA một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó đảm bảo tính thời thực cho dữ liệu khách hàng.

Tự động thông báo qua email khi có lỗi

AFusion đảm bảo mọi vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý hóa đơn đều được phát hiện và giải quyết một cách nhanh chóng. Hệ thống Vistra tự động hoá công nợ phải trả sẽ tự động gửi cảnh báo đến người phụ trách ngay khi phát hiện bất kỳ sai sót nào, từ những thông tin không khớp nhỏ nhất cho đến các lỗi nghiêm trọng hơn như hóa đơn không hợp lệ hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.

Kết quả

Việc triển khai giải pháp Vistra tự động hóa công nợ phải trả từ AFusion đã cho thấy sự thay đổi tích cực rõ rệt trong quy trình làm việc của Vistra, nhất là trong việc tối ưu hóa quy trình xử lý công nợ kế toán:

Tự động hóa toàn diện: AFusion đã cách mạng hóa quy trình xử lý công nợ bằng RPA, tự động hóa mọi khâu từ khâu nhập liệu, trích xuất thông tin đến khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống ERP. Nhờ đó, các công việc thủ công, lặp đi lặp lại đã được loại bỏ hoàn toàn, giải phóng nguồn lực cho các nhiệm vụ phức tạp hơn.

Nâng cao hiệu suất vượt bậc: Với khả năng xử lý 2000 hóa đơn mỗi tháng/1 robot, robot RPA của AFusion đã giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc một cách đáng kể. Nhân viên giờ đây có thể tập trung vào các công việc sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn.

Độ chính xác cao: Giải pháp RPA của AFusion đảm bảo mọi thông tin được xử lý chính xác nhờ vào các thuật toán thông minh. Việc giảm thiểu sai sót giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng cường tính tin cậy của dữ liệu.

Linh hoạt và thích ứng: Giải pháp RPA của AFusion được thiết kế để dễ dàng điều chỉnh và mở rộng. Chúng tôi có thể nhanh chóng cập nhật hệ thống để đáp ứng mọi thay đổi trong quy trình kinh doanh của bạn.

Hoạt động ổn định, hiệu quả: AFusion cam kết đảm bảo robot luôn hoạt động trơn tru và ổn định. Nhờ quy trình bảo trì và giám sát chặt chẽ, chúng tôi giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục và giảm thiểu rủi ro.

Kết luận

Để tối ưu hoá và nâng cao hiệu quả hoạt động trong quản lý hệ thống công nợ phải trả (Account Payable), công nợ phải thu (Account Receivables), quy trình lập báo cáo tài chính (Record to reports), quy trình tính lương (payroll processing), các bộ phận kế toán/tài chính nên xem xét việc ứng dụng công nghệ RPA tự động hoá. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, RPA không chỉ giảm thiểu đáng kể lỗi sai mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí. Kết quả cuối cùng là một quy trình tối ưu hoạt động hiệu quả.

Giải pháp IDP từ AFusion - Công ty chuyên cung cấp các giải pháp RPA solutions cùng với các kinh nghiệm kiến thức trong ngành kế toán và tài chính để thiết kế riêng cho từng nhu cầu và quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ!