OCR Xử Lý Hoá Đơn Trong Khoản Phải Trả (AP)
Xử lý các khoản phải trả (AP) là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp đảm bảo rằng tất cả nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung cấp và đối tác được thực hiện chính xác và đúng thời hạn.
Quản lý AP hiệu quả không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, đối tác mà còn tiết kiệm thời gian, tránh gian lận và tối ưu hóa dòng tiền. Tuy nhiên, việc xử lý khoản phải trả theo cách thủ công thông thường vô cùng tốn thời gian và nhân lực, chưa kể tới những hậu quả doanh nghiệp phải gánh chịu khi có sai sót trong báo cáo tài chính.
Đọc thêm lợi ích tự động hoá AP: https://afusion.ai/vi/ap-automation-solving-the-pain-points-of-smes/
OCR xử lý hoá đơn trong khoản phải trả hoạt động như thế nào?
Hình dung một cách đơn giản về quy trình hoạt động của OCR xử lý hoá đơn trong khoản phải trả như sau:
- Bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu của hoá đơn
- Gửi hoá đơn đến hệ thống OCR qua email, fax hoặc thư truyền thống,...
- Phần mềm OCR quét các tài liệu này, cho dù chúng ở dạng giấy hay dạng kỹ thuật số, và chuyển đổi văn bản thành định dạng mà phần mềm kế toán của bạn có thể nhận dạng và sử dụng.
Lợi ích của phần mềm OCR xử lý hoá đơn trong các khoản phải trả
1. Tiết kiệm chi phí là chắc chắn
Theo thống kê CFO.com, doanh nghiệp có hiệu suất cao (top 25% tổng số doanh nghiệp tham gia khảo sát) xử lý hóa đơn với chi phí thấp trung bình 1,42 USD mỗi hóa đơn, trong khi doanh nghiệp có hiệu suất thấp hơn phải chi gấp 3 lần khoảng 6 USD cho mỗi hóa đơn.
Trong các năm tiếp theo, con số về chi phí này đã có sự thay đổi theo xu hướng giảm xuống. Một lời giải thích khả thi cho sự sụt giảm này đó là làn sóng công nghệ đã tác động mạnh mẽ tới các doanh nghiệp. Các giải pháp lập hóa đơn tự động và các công nghệ liên quan như OCR dễ tiếp cận hơn so với vài năm trước. Dữ liệu ngày nay phản ánh những lợi ích mà nhiều tổ chức đạt được nhờ áp dụng và triển khai các công nghệ đó.
2. Tăng tốc
Theo Forbes, toàn bộ thời gian chu kỳ có thể kéo dài từ 30 đến 90 ngày để xử lý một hoá đơn cho quy trình thủ công. Với OCR, bạn có thể loại bỏ hầu hết các tác vụ nhập dữ liệu và đẩy nhanh quá trình này đáng kể. Nghiên cứu cho thấy các tổ chức có hiệu suất cao nhất tự động hóa các quy trình phải trả của mình có thể tăng tốc độ chu kỳ xử lý hóa đơn lên 73%.
Thời gian là vàng. Khi tiết kiệm thời gian cho từng quy trình, doanh nghiệp của bạn sẽ tích lũy được một lượng thời gian lớn. Kết quả là, doanh thu và lợi nhuận sẽ tăng trưởng mạnh mẽ khi bạn có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong thời gian ngắn hơn.
3. Không còn lỗi hoặc cực kỳ ít
Cho dù một chuyên gia về khoản phải trả có kỹ năng hay kinh nghiệm đến đâu, lỗi xử lý hóa đơn vẫn sẽ phát sinh.
Cho dù là một chuyên gia, hay một nhân viên xử lý khoản phải trả nhiều năm và có kinh nghiệm, thì việc sai sót là hoàn toàn không tránh khỏi. Theo một nghiên cứu, tỷ lệ lỗi trong bảng tính thương mại đã hoàn thành thường là 0.1% and 0.3%. Đây không phải là một con số nhỏ bởi chỉ cần một chỉ cần một lỗi nhỏ cộng dồn lại sẽ gây ảnh hưởng lớn tới các quy trình khác.
OCR giúp giảm sai sót trong quá trình nhập liệu bằng cách tự động trích xuất dữ liệu từ tài liệu, loại bỏ việc nhập liệu thủ công. Nhân sự sẽ giảm các tác vụ thủ công đồng nghĩa với việc lỗi do con người sẽ giảm. Điều này không chỉ nâng cao độ chính xác mà còn tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro lỗi trong các quy trình tài chính.
Thách thức khi sử dụng OCR xử lý hoá đơn trong khoản phải trả
OCR trong xử lý hoá đơn đem lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, công nghệ này vẫn tồn tại một số thách thức như sau:
1. Vấn đề về độ chính xác
Dù độ chính xác khi dùng OCR xử lý hoá đơn đã tăng lên nhiều so với xử lý thủ công. Tuy nhiên một trong những thách thức lớn nhất khi sử dụng OCR vẫn là độ chính xác trong việc nhận dạng và diễn giải các tài liệu. OCR có thể gặp khó khăn khi xử lý tài liệu viết tay, quét kém hoặc có chất lượng hình ảnh thấp, dẫn đến sai sót trong việc trích xuất dữ liệu.
OCR xử lý hoá đơn có thể gặp khó khăn khi phải xử lý các định dạng hóa đơn không chuẩn hoặc không điển hình, chẳng hạn như các hóa đơn có bố cục phức tạp, đa ngôn ngữ, hay các trường dữ liệu không chuẩn. Điều này đặc biệt quan trọng trong quy trình khoản phải trả (AP), vì độ chính xác của thông tin rất cần thiết để tránh các lỗi tài chính và bảo vệ sự chính xác của báo cáo tài chính.
2. Sự phức tạp trong việc tích hợp
Tích hợp phần mềm OCR với các hệ thống kế toán hiện tại và quy trình làm việc trong doanh nghiệp có thể là một thách thức lớn. Nhiều doanh nghiệp đã có hệ thống và quy trình AP lâu đời, vì vậy việc triển khai công nghệ mới phải đảm bảo không làm gián đoạn các công việc hiện tại.
3. Quan ngại về tuân thủ
Một thách thức quan trọng khác khi triển khai OCR xử lý hoá đơn trong quy trình AP là việc tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu. Tài liệu tài chính thường chứa thông tin nhạy cảm như số tài khoản ngân hàng, thông tin thuế và các chi tiết hợp đồng, và các quy định bảo mật như GDPR, HIPAA yêu cầu các doanh nghiệp phải bảo vệ dữ liệu của khách hàng một cách nghiêm ngặt.
4. Đào tạo và bảo trì
Để tận dụng tối đa lợi ích từ công nghệ OCR, các doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng phần mềm OCR hiệu quả. Đào tạo ban đầu có thể mất thời gian, và sau đó, cần có chương trình đào tạo liên tục để đảm bảo nhân viên luôn cập nhật với các tính năng mới và cách sử dụng phần mềm một cách tối ưu.
Bên cạnh đó, việc bảo trì phần mềm OCR cũng rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và liên tục cập nhật những tiến bộ mới nhất về công nghệ nhận dạng văn bản.
Làm thế nào để thực sự cải thiện quy trình AP của bạn?
OCR là một sự lựa chọn thông minh, bước đầu áp dụng các công nghệ nhằm tối ưu quy trình cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, OCR trong khoản phải trả vẫn còn chứa đựng nhiều những rào cản và thách thức. Một công nghệ không thể không kể đến mở rộng hơn, vượt qua những rào cản của OCR chính là IDP.
Cả IDP vs OCR đều có những ưu điểm riêng trong quy trình xử lý Accounts Payable (AP). OCR là giải pháp lý tưởng khi bạn cần trích xuất văn bản từ các tài liệu có cấu trúc rõ ràng và đơn giản. Đây là lựa chọn hiệu quả khi xử lý hóa đơn, chứng từ có định dạng chuẩn và yêu cầu chỉ dừng lại ở việc nhận diện văn bản.
Tuy nhiên, Xử lý tài liệu thông minh (IDP) nổi bật hơn khi bạn cần xử lý khối lượng lớn tài liệu phức tạp, bao gồm các định dạng không theo khuôn mẫu hoặc dữ liệu phi cấu trúc. IDP không chỉ cung cấp khả năng nhận diện và trích xuất dữ liệu mà còn có thể phân tích ngữ nghĩa, tự động hiểu và xử lý thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, từ đó tối ưu hóa toàn bộ quy trình AP.
Giải pháp IDP từ AFusion, cung cấp dịch vụ outsourcing end-to-end, giúp doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình xử lý tài liệu một cách linh hoạt và hiệu quả, phù hợp với nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, đồng thời mang lại hiệu quả vượt trội trong việc tối ưu hóa chi phí và thời gian.
Đọc thêm về giải pháp tự động hoá AP: https://afusion.ai/en/iautobot-how-rpa-in-accounts-payable-superior/
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam