Resources > Blog > 53> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Việt Nam
Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Việt Nam
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Từ 01/6/2025, mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đã xuất sẽ không được xử lý bằng cách hủy. Thay vào đó, bắt buộc phải sử dụng phương pháp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
1. Nguyên tắc chung khi xử lý sai sót hóa đơn điện tử
- Mọi sai sót đều phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điện tử mới (thay thế hoặc điều chỉnh).
- Không được sửa trực tiếp trên hóa đơn đã phát hành.
- Dữ liệu hóa đơn điều chỉnh/thay thế phải được gửi lại cơ quan thuế theo đúng quy trình.
- Trên hóa đơn mới phải ghi rõ mục đích lập hóa đơn (thay thế/điều chỉnh) và thông tin hóa đơn gốc.
2. Các trường hợp cụ thể và cách xử lý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Trường hợp 1: Hóa đơn sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
- Cách xử lý: Chỉ cần lập hóa đơn thay thế
- Ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
- Gửi hóa đơn mới cho người mua và cơ quan thuế.
Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua, phát hiện sai sót nhỏ
Đối với trường hợp nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua (mã số thuế vẫn đúng):
- Không cần lập lại hóa đơn.
- Chỉ thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Lưu ý: Đây là nhóm sai sót “hành chính”, không ảnh hưởng giá trị hóa đơn.
Trường hợp 3: Hóa đơn đã gửi, sai nội dung quan trọng
Theo nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với trường hợp sai sót liên quan đến giá trị hoặc thông tin thuế, bắt buộc phải lập hóa đơn mới:
Hóa đơn điều chỉnh:
- Dùng khi chỉ sửa một phần nội dung (tăng/giảm giá, số lượng, thuế...).
- Ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
Hóa đơn thay thế:
- Dùng khi cần thay toàn bộ hóa đơn gốc.
- Ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”.
Lưu ý:
Với hàng trả lại, giảm giá hoặc chiết khấu sau khi xuất hóa đơn thì chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không thay thế.
Với nhiều hóa đơn sai cùng người mua thì được lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế duy nhất, kèm bảng kê chi tiết.
Trường hợp 4: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sai tiếp/không ghi chú đúng
- Nếu hóa đơn mới thiếu ghi chú “Điều chỉnh cho…” hoặc “Thay thế cho…” thì đây là hóa đơn không hợp lệ.
- Nếu sau khi đã điều chỉnh/thay thế mà vẫn sai thì xử lý lại theo hình thức ban đầu (điều chỉnh tiếp hoặc thay thế tiếp).
Ví dụ:
F0: hóa đơn gốc ban đầu (bị sai)
F1: hóa đơn thay thế lần 1 (đúng quy định thay F0)
F2: nếu F1 vẫn sai. Tiếp tục lại lập hóa đơn thay thế F2 (thay thế F1)
|
Hóa đơn thay thế F0 => F1 => F2 => F3... => Fn |
Hóa đơn điều chỉnh F0 + F1 + F2 + F3... + Fn |
|---|---|
|
- F0 (hóa đơn gốc): sai mã số thuế => lập F1 thay thế
- F1: nhập sai ngày => lập F2 thay thế
- F2: đúng => dừng lại
|
- F0: xuất sai đơn giá 100.000 => lập F1 điều chỉnh giảm 10.000 - Sau đó phát hiện thuế suất sai => lập F2 điều chỉnh tăng thuế 1% |
|
Chuỗi thay thế
F0 => F1 => F2
|
Tổng giá trị chuẩn
= F0 + (F1 giảm 10.000) + (F2 tăng 1%)
|
3. Lưu ý quan trọng khi xử lý và điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót
Để việc điều chỉnh hóa đơn diễn ra chính xác, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng dưới đây:
Trao đổi và thống nhất với khách hàng trước khi điều chỉnh
Trước khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần trao đổi rõ ràng với người mua và lập biên bản thỏa thuận bằng văn bản.
Bước này giúp đảm bảo sự đồng thuận, tránh khiếu nại hoặc tranh chấp sau này. Hoặc nếu có vấn đề cũng sẽ dễ giải quyết hơn. Đồng thời thể hiện tính minh bạch trong nghiệp vụ kế toán.
Tuân thủ thời hạn gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT
Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Note: Nếu nộp muộn, đơn vị có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Ghi nhận đúng giá trị trên hóa đơn điều chỉnh
- Điều chỉnh tăng: ghi dấu “+”
- Điều chỉnh giảm: ghi dấu “–”
Ví dụ:
Hóa đơn gốc là 10.000.000 VNĐ, nhưng giá trị thực tế chỉ 9.000.000 VNĐ.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh, cần ghi rõ “Điều chỉnh giảm tiền hàng: –1.000.000 VNĐ”.
Kê khai bổ sung hồ sơ thuế khi có thay đổi nghĩa vụ
Nếu hóa đơn điều chỉnh/thay thế làm thay đổi giá trị tiền hàng, thuế suất hoặc tiền thuế, kế toán phải kê khai bổ sung hồ sơ thuế của kỳ gốc để đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ và đúng thời điểm.
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan
Tất cả chứng từ gồm hóa đơn gốc, biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế đều là tài liệu kế toán hợp pháp.
Doanh nghiệp cần lưu trữ có hệ thống và đúng thời hạn quy định để phục vụ công tác kiểm toán hoặc thanh tra sau này.
Ứng dụng giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử thông minh
Để hạn chế tối đa rủi ro sai sót, doanh nghiệp nên sử dụng nền tảng hóa đơn điện tử tích hợp tính năng kiểm tra và điều chỉnh tự động.
Các giải pháp hiện nay như AFusion, MISA hay Viettel Invoice đều hỗ trợ:
- Phát hiện lỗi trước khi phát hành
- Quản lý toàn bộ quy trình hóa đơn điện tử tập trung, minh bạch và an toàn
AFusion còn cho phép tự động phát hiện và xử lý sai sót hóa đơn chỉ trong vài phút, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ 100% quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
4. Giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn AFusion
Đây là giải pháp tự động hóa xử lý, quản lý đơn điện tử giúp doanh nghiệp:
- Tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn
- Giảm thiểu sai sót thủ công
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về kế toán – thuế
Các tính năng nổi bật:
- Xây dựng quy trình tùy chỉnh: Thiết kế linh hoạt theo quy trình nghiệp vụ sẵn có của từng doanh nghiệp. Dễ dàng cấu hình mà không làm gián đoạn hoạt động kế toán .
- Tích hợp hệ thống nhanh chóng: Kết nối liền mạch với các phần mềm kế toán và ERP phổ biến. Đồng bộ dữ liệu tự động, hạn chế nhập liệu thủ công và sai sót.
- Xử lý sai sót thông minh: Phát hiện lỗi hóa đơn (sai mã số thuế, giá trị, thông tin khách hàng…). Cho phép lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy bỏ chỉ với vài thao tác. Đảm bảo đúng quy trình và chuẩn định dạng của cơ quan Thuế.
- Lưu trữ điện tử an toàn: Bảo mật theo tiêu chuẩn ISO 27001. Dữ liệu được mã hóa và lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán. Giải pháp hỗ trợ tra cứu, đối chiếu và kiểm tra nhanh khi cần thanh tra hoặc kiểm toán.
Previous Post
