4 cách giảm chi phí công nợ - tinh gọn quy trình công nợ phải trả
Trong bối cảnh kinh tế đang chững lại như hiện nay, việc cắt giảm chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa lợi nhuận. Theo nghiên cứu của IOFM , bộ phận công nợ được xem là một trong những chức năng tài chính tiêu tốn nhiều thời gian và công sức nhất, với hàng loạt nhiệm vụ phức tạp như quản lý công nợ, thuế, kiểm toán,... Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể tháo gỡ những nút khó khăn này và giảm chi phí công nợ? Hãy cùng khám phá bài viết dưới đây để tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!
Giảm chi phí công nợ trên mỗi hóa đơn
Theo CFO, vào khoảng năm 2018, các tổ chức có hiệu suất làm việc thấp phải chi khoảng 9 đô la cho mỗi hóa đơn trong quy trình công nợ phải trả, trong khi những tổ chức có hiệu suất cao chỉ mất khoảng 2 đô la. Đến năm 2022, con số này tiếp tục giảm đối với các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, chỉ còn khoảng 1,42 đô la cho mỗi hóa đơn, trong khi các doanh nghiệp có hiệu suất thấp vẫn phải chi gấp ba lần, khoảng 6 đô la. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là lý do nào khiến cho doanh nghiệp có thể giảm chi phí công nợ trên mỗi hóa đơn? Lý do lớn nhất giúp cho chi phí trên mỗi hóa đơn ngày càng giảm đó là nhờ vào sự can thiệp của tự động hóa hóa đơn, RPA.
Khi mỗi hóa đơn được xử lý hoàn toàn tự động, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí nhân sự cho bộ phận công nợ phải trả. Hơn nữa còn cắt giảm nhiều khoản chi phí khác như phí quản lý tài khoản ngân hàng khi giao dịch trực tuyến, chi phí giấy tờ và văn phòng phẩm khi thực hiện hóa đơn thủ công. Ngoài ra còn có các khoản phí phát sinh do sai sót nhập liệu, kiểm toán và thuế trong trường hợp có vấn đề bất trắc xảy ra.
Đừng lo lắng, việc giảm chi phí công nợ trên mỗi hóa đơn hoàn toàn khả thi. Bằng cách rà soát lại những “lỗ hổng” trong quy trình phê duyệt hóa đơn do nhóm AP phụ trách, bạn sẽ nhận thấy sự cải thiện rõ rệt. Ngay lúc này, các CFO có thể cân nhắc cắt giảm đi những công việc lặp đi lặp lại, nhập liệu thủ công của nhân viên kế toán, những công việc đối chiếu thông tin qua lại. Một giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn chính là:
- Sử dụng phần mềm OCR, giúp quét và chuyển đổi hình ảnh thành văn bản, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
- Nếu doanh nghiệp có khối lượng hóa đơn lớn và cần một giải pháp mạnh mẽ hơn, phần mềm (IDP) của chúng tôi sẽ là lựa chọn lý tưởng để tự động hóa toàn diện quy trình xử lý hóa đơn.
Bên cạnh chi phí xử lý hóa đơn thủ công, doanh nghiệp còn phải đối mặt với nhiều khoản phí giao dịch thanh toán trực tuyến khác nhau. Chẳng hạn, khi thanh toán hóa đơn qua tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp có thể chịu các khoản phí như phí quản lý thẻ tín dụng, phí chuyển khoản,... Chính vì vậy, việc rà soát kỹ các điều khoản của ngân hàng là điều cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có, chẳng hạn như thanh toán trễ phí quản lý tài khoản hoặc không tuân thủ các giới hạn về số tiền tối thiểu và tối đa có thể thanh toán mỗi tháng.
Tự động hóa hóa đơn - hóa đơn điện tử (E-Invoice)
Việc xử lý hóa đơn thủ công mà bộ phận kế toán AP vẫn thực hiện không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, như thất lạc giấy tờ, lưu trữ quá tải trong kho, hay các đơn hàng trùng lặp gây chậm trễ trong quá trình xử lý và phê duyệt. Mục đích chính của việc tự động hoá đơn hàng là để giải quyết những nút thắt bên trên. Đồng thời còn có thể giảm thời gian và nhân công cho quy trình đặt hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí phát sinh do sai lệch đơn hàng, đồng thời tối ưu hóa việc lưu trữ PO trên nền tảng điện toán đám mây một cách minh bạch và an toàn. Đồng thời còn mang lại lợi ích giúp cho bộ phận kế toán công nợ của doanh nghiệp bạn quản lý các đơn hàng, hóa đơn dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, có thể bạn sẽ nhầm lẫn rằng việc tự động hóa hóa đơn sẽ do robot làm hết, nhưng điều đó không hoàn toàn đúng. Bởi vì quy trình tự động hóa không thể thay thế nhân viên AP 100%. Việc tự động hóa chỉ xử lý nhiều tác vụ tốn thời gian để nhân viên kế toán công nợ có thể tập trung vào những nhiệm vụ khác mang tính chiến lược tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn mà thôi. Việc triển khai hệ thống thanh toán và lập hóa đơn điện tử có thể là một giải pháp hiệu quả giúp giảm thiểu tình trạng chậm trễ trong giao dịch. Những hoạt động này không chỉ giảm chi phí mà còn thúc đẩy các hoạt động tài chính dòng tiền tối ưu.
Một số lợi ích khác như:
- Việc lưu trữ hóa đơn đúng cách là một trong những lợi ích lớn nhất khi doanh nghiệp bạn sử dụng hóa đơn điện tử đó.
- Giúp cho doanh nghiệp không tốn kho lưu trữ và từ đó giúp cho việc tìm kiếm hóa đơn cũng dễ dàng hơn.
- Giúp xuất trình hóa đơn một cách nhanh chóng trong mỗi kỳ kiểm toán. Việc tìm kiếm hóa đơn sẽ trở nên gọn nhẹ hơn rất nhiều so với phương pháp lưu trữ truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Chiết khấu thanh toán sớm
Không một doanh nghiệp nào muốn rơi vào tình huống thanh toán trễ và phải gánh thêm các khoản phí phát sinh do chậm trễ trong giao dịch. Hơn nữa, việc theo dõi thủ công tất cả các nhà cung cấp sẽ khiến cho kế toán công nợ quá tải với lượng thông tin và khó khăn trong việc kiểm soát kỹ lưỡng công nợ. Ngoài ra, việc thanh toán trễ còn ảnh hưởng đến độ uy tín của thương hiệu và chất lượng mối quan hệ với nhà cung cấp của doanh nghiệp bạn.
Vì vậy, giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn là đảm bảo thanh toán đúng hạn hoặc thậm chí thanh toán sớm để tận dụng các ưu đãi chiết khấu từ nhà cung cấp, giúp giảm chi phí và cải thiện dòng tiền. Thật vậy, bằng cách thực hiện thanh toán sớm, doanh nghiệp có thể sẽ tăng khả năng giảm chi phí công nợ ngay lập tức nhờ nhận được chiết khấu. Giúp giảm thiểu chi phí tổng thể liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ do nhà cung cấp cung cấp.
Trong khi doanh nghiệp của bạn được hưởng lợi từ việc chiết khấu thì nhà cung cấp cũng sẽ nhận được số tiền thanh toán sớm hơn so với các điều khoản trong hợp đồng thanh toán chuẩn. Từ đó giúp cho nhà cung cấp cải thiện vị thế dòng tiền. Đồng thời củng cố sự uy tín và mối quan hệ hợp tác giữa hai bên cùng có lợi. Và tất nhiên là khi đôi bên cùng có lợi thì khả năng nhà cung cấp sẵn sàng đưa ra mức chiết khấu hấp dẫn cho doanh nghiệp bạn cũng sẽ cao hơn.
Một yếu tố nhỏ nhưng có tác động lớn đến chi phí mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý chính là các khoản thanh toán đi kèm tiền phạt. Việc ưu tiên thanh toán chúng sớm nhất có thể sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải trả thêm phí phạt không mong muốn.
Tự động hóa hoàn toàn quy trình công nợ phải trả của doanh nghiệp
Doanh nghiệp của bạn có thể đã áp dụng tự động hóa, nhưng nếu chỉ triển khai một phần nhỏ hoặc sử dụng công nghệ đã lỗi thời, quy trình vẫn có thể gặp trục trặc và phát sinh nhiều lỗi. Trên thực tế, những lỗi này chính là cái giá mà doanh nghiệp phải trả để duy trì một hệ thống không còn phù hợp, làm tăng chi phí vận hành và giảm hiệu suất tổng thể. Đây có thể là một yếu tố cộng thêm vào chi phí tổng thể khiến cho doanh nghiệp gỡ rối hoài nhưng vẫn chưa giảm chi phí công nợ.
Việc triển khai quy trình tự động hóa AP chậm trễ hoặc không cải cách quy trình chính là nguyên nhân khiến cho công ty của bạn phải chịu mất tiền oan vào những trường hợp không mong muốn. Hơn nữa, điều đáng lo ngại ở đây chính là một khoản chi phí phát sinh khổng lồ dành cho những công việc thủ công trong dài hạn, nó sẽ nuốt chửng dòng tiền của bạn.
Tuy các giám đốc tài chính đều nhìn thấy sự nguy hiểm này nhưng không phải ai cũng đồng ý thay đổi quy trình, tinh gọn nhanh chóng để giảm chi phí công nợ. Hầu hết họ đều quan ngại khi phải chấp nhận bỏ một khoản chi phí đầu tư ban đầu cho việc tự động hóa quy trình công nợ phải trả.
Hãy thử tưởng tượng, nếu doanh nghiệp của bạn vẫn duy trì quy trình thủ công mà không áp dụng AI, tiếp tục dồn nguồn lực vào những công việc lặp đi lặp lại như lưu trữ hồ sơ, kiểm tra thông tin hóa đơn,… thì điều gì sẽ xảy ra? Hậu quả sẽ khiến cho doanh nghiệp của bạn bị tụt hậu về công nghệ so với thị trường, so với đối thủ cạnh tranh. Đồng thời còn chậm trễ xử lý hóa đơn và không còn thời gian cho những công việc quan trọng cần dùng nhiều chất xám.
Theo PYMNTS, việc nâng cấp các giải pháp tự động sẽ giúp cho công ty tiết kiệm khoảng 11% chi phí lãng phí. Báo cáo của họ còn cho biết 90% các công ty được khảo sát nói rằng tự động hóa AP có thể cải thiện khả năng minh bạch cho các quy trình thanh toán. Ngoài ra, việc áp dụng quy trình AP tự động hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi và xác định các nhà cung cấp nào có mối quan hệ tốt thông qua các chỉ số báo cáo. Sau khi xác định được những nhà cung cấp này thì doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu về thời hạn tín dụng khoan hồng hơn hoặc đàm phán chiết khấu tốt hơn.
Nhờ có tự động hóa, doanh nghiệp có thể sẽ dễ dàng nhận diện những điểm kém hiệu quả trong quy trình làm việc. Điều này có thể bao gồm tắc nghẽn nhiệm vụ, dư thừa hoặc các quy trình thủ công đang quá rắc rối. Việc áp dụng RPA giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình, rút ngắn thời gian xử lý công việc và tránh xa các lỗi sai không đáng có.
Gartner , đến năm 2026, 30% doanh nghiệp sẽ tự động hóa hơn một nửa hoạt động mạng của mình, tăng từ mức dưới 10% vào giữa năm 2023. Bạn thấy đấy, thế giới đều đang chạy đua với công nghệ và tự động hóa để tối ưu hóa quy trình. Vậy tại sao bạn còn chưa chọn cho mình một giải pháp phù hợp ngay lúc này? Liên hệ AFusion , chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp của bạn gỡ nút thắt giảm thiểu chi phí và tinh gọn quy trình công nợ hiệu quả .
Tóm lại, có rất nhiều giải pháp có thể được thực hiện để giảm chi phí liên quan đến các khoản phải trả. Chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều là duy nhất, do đó giải pháp được bạn lựa chọn cần phải phù hợp với nhu cầu và nguồn lực của bạn.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam