Resources > Blog > 44> Quy trình phải trả là gì?
Quy Trình Phải Trả Là Gì?
The accounts payable process plays a critical role in ensuring a business’s financial health and smooth operations. However, this process often faces challenges such as delays, manual errors, or high costs, negatively impacting business activities. Tự động hóa quy trình phải trả chính là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Quy trình phải trả là gì?
Quy trình phải trả (Accounts Payable - AP) là chuỗi các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện để quản lý và thanh toán các khoản nợ phát sinh từ việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Quy trình này đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng hạn, chính xác, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài chính và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác.
Công nợ phải trả là tổng số tiền mà doanh nghiệp còn nợ các nhà cung cấp, đối tác hoặc các bên liên quan khác do các giao dịch hoặc dịch vụ chưa được thanh toán. Đây là các nghĩa vụ tài chính hiện tại, phát sinh từ các sự kiện hoặc giao dịch đã xảy ra trong quá khứ, và cần được thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận.
Ví dụ về công nợ phải trả:
- Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu sản xuất từ nhà cung cấp với hóa đơn 100 triệu đồng, hạn thanh toán trong 30 ngày, nhưng chưa thanh toán.
- Doanh nghiệp nợ lương tháng 12 của nhân viên, tổng cộng 50 triệu đồng, sẽ chi trả vào ngày 5 tháng sau.
- Doanh nghiệp còn nợ 20 triệu đồng tiền thuế giá trị gia tăng (VAT) phải nộp cho cơ quan thuế.
How Does the AP Process Work? What Are Common Issues?
Quy trình phải trả cơ bản gồm 4 bước như sau:
Quy trình AP toàn diện, chi tiết hơn bao gồm:
- Ghi chép và gửi đơn đặt hàng (PO) đến nhà cung cấp.
- Nhận và kiểm tra hàng hóa/dịch vụ, đảm bảo phù hợp với đơn đặt hàng.
- Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp.
- Đối chiếu 2 hoặc 3 chiều (so sánh PO, báo cáo nhận hàng, và hóa đơn) để xác minh tính chính xác.
- Mã hóa hóa đơn, phân bổ vào các tài khoản kế toán phù hợp.
- Phê duyệt hóa đơn qua các cấp quản lý.
- Thực hiện thanh toán qua chuyển khoản, séc điện tử, hoặc các phương thức khác.
- Ghi lại giao dịch vào sổ cái chung (General Ledger - GL).
Các vấn đề thường gặp trong quy trình phải trả:
- Lỗi nhập liệu, đơn đặt hàng không khớp với nhu cầu thực tế, dẫn đến sai lệch trong giao dịch.
- Sai lệch về số lượng hoặc chất lượng hàng hóa/dịch vụ, báo cáo nhận hàng thất lạc.
- Hóa đơn giấy bị mất hoặc thất lạc, nhập liệu thủ công tốn thời gian.
- Sai lệch về giá cả, số lượng, hoặc chất lượng; đối chiếu thủ công chậm và dễ sai sót.
- Phân bổ sai tài khoản kế toán, dẫn đến bảng cân đối kế toán không chính xác.
- Quy trình phê duyệt chậm trễ do phải qua nhiều cấp, gây tắc nghẽn quy trình.
- Thanh toán trễ dẫn đến phí phạt, thanh toán trùng lặp, hoặc hóa đơn không hợp lệ do thiếu kiểm tra.
- Sai sót trong sổ cái, khó truy xuất hồ sơ, quản lý thủ công tốn thời gian.
Những vấn đề này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp và uy tín của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của quy trình phải trả
Quy trình phải trả hiệu quả là yếu tố cốt lõi để duy trì sức khỏe tài chính và hoạt động trơn tru của doanh nghiệp. Theo IFOL, khi thế giới kinh doanh ngày càng hướng tới các giải pháp số, 52% nhóm AP vẫn dành hơn 10 giờ mỗi tuần để xử lý hóa đơn và 60% nhập thủ công hóa đơn vào phần mềm kế toán. Với những phát hiện gần đây, việc hiểu được lợi ích tiết kiệm thời gian và chi phí của AI trong quy trình thanh toán các khoản phải trả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
- Quản lý tài chính hiệu quả: Đảm bảo dòng tiền được phân bổ hợp lý, tránh gián đoạn trong chuỗi cung ứng do thanh toán chậm.
- Lưu trữ hồ sơ chính xác: Hồ sơ điện tử giúp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, và chuẩn bị cho kiểm toán, giảm rủi ro sai sót.
- Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Thanh toán đúng hạn tăng uy tín, mở ra cơ hội đàm phán các điều khoản tốt hơn hoặc chiết khấu thanh toán sớm.
- Tránh phí trễ và hình phạt: Lịch trình thanh toán chặt chẽ giúp loại bỏ các khoản phí không cần thiết.
- Phòng chống gian lận: Quy trình phải trả hiện đại phát hiện các bất thường như thanh toán trùng lặp hoặc hóa đơn giả mạo.
- Tối ưu hóa dòng tiền: Cho phép doanh nghiệp trì hoãn thanh toán hợp lý để sử dụng vốn lưu động hiệu quả, hỗ trợ mở rộng kinh doanh.
- Hỗ trợ mở rộng quy mô: Các điều khoản thanh toán linh hoạt giúp thu hút khách hàng mới và duy trì quan hệ với đối tác, tạo cơ hội đầu tư vào các hoạt động mới.
Một quy trình phải trả hiệu quả không chỉ cải thiện hiệu suất nội bộ mà còn nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Cách giải quyết các vấn đề trong quy trình phải trả
Giải pháp tự động hoá là một giải pháp cần thiết có thể giải quyết các vấn đề trong quy trình phải trả. Doanh nghiệp có thể cân nhắc tự động hoá từng quy trình nhỏ hoặc toàn bộ quy trình tuỳ vào nhu cầu. AFusion cung cấp giải pháp tự động hóa toàn diện từ đầu đến cuối cho quy trình phải trả, tích hợp liền mạch với hệ thống ERP qua API, không yêu cầu thay đổi quy trình hiện tại của doanh nghiệp. Với khả năng tiết kiệm hơn 80% thời gian xử lý và đạt độ chính xác 99%, AFusion giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả, giảm thiểu lỗi, và tập trung vào các hoạt động chiến lược. Dưới đây là các giải pháp cụ thể:
Tự động thu thập và xử lý hóa đơn:
AFusion sử dụng cổng nhà cung cấp trực tuyến để thu thập hóa đơn điện tử, loại bỏ hoàn toàn việc quét hoặc nhập liệu thủ công. Hệ thống hỗ trợ trích xuất hóa đơn từ nhiều định dạng như ảnh, PDF và các tài liệu khác, với khả năng xử lý đa ngôn ngữ (tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Thái...). Công nghệ AI đảm bảo trích xuất chính xác 99%, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý dữ liệu hóa đơn.
Đối chiếu thông minh:
Công nghệ AI của AFusion tự động thực hiện đối chiếu 2 hoặc 3 chiều (so sánh đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, và hóa đơn), phát hiện ngay lập tức các sai lệch về giá cả, số lượng, hoặc chất lượng. Điều này đảm bảo tính chính xác và giảm rủi ro thanh toán sai.
Phê duyệt tự động:
Hóa đơn được định tuyến tự động đến đúng người phê duyệt dựa trên quy tắc cài đặt sẵn, kèm theo thông báo nhắc nhở. Tính năng này giảm thời gian chờ phê duyệt, loại bỏ tắc nghẽn trong quy trình và nâng cao hiệu quả.
Phát hiện gian lận:
AI của AFusion phân tích mẫu dữ liệu để phát hiện hóa đơn bất thường hoặc trùng lặp, đảm bảo bảo mật dữ liệu và bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro tài chính như thanh toán sai hoặc gian lận. Hệ thống tự động gửi email thông báo cho khách hàng theo thời gian thực khi phát hiện vấn đề, cho phép xử lý nhanh chóng trước khi vấn đề leo thang.
Nhắc nhở thanh toán theo lịch trình:
AFusion lên lịch và thông báo thanh toán đúng hạn. Tính năng này giúp tránh phí trễ, tận dụng chiết khấu thanh toán sớm và tối ưu hóa dòng tiền.
Lưu trữ điện tử:
Mọi giao dịch được tự động ghi vào sổ cái chung (General Ledger - GL) và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số. Hồ sơ dễ dàng truy xuất, hỗ trợ kiểm toán hiệu quả và giảm thiểu rủi ro mất mát tài liệu.
Báo cáo chi tiết:
AFusion cung cấp các báo cáo phân tích dòng tiền và hiệu suất AP nhanh chóng, hỗ trợ ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác. Hệ thống cho phép xuất báo cáo sang file Excel từ dữ liệu trích xuất hóa đơn, đảm bảo lập báo cáo nhanh chóng, dễ sử dụng và tích hợp với các công cụ phân tích khác.
| Quy trình | Vấn đề | Giải pháp |
|---|---|---|
|
Ghi chép và gửi đơn đặt hàng (PO) đến nhà cung cấp
|
Lỗi nhập liệu, đơn đặt hàng không khớp với nhu cầu thực tế, dẫn đến sai lệch trong giao dịch.
|
Tự động thu thập thông tin đơn đặt hàng, trích xuất, nhập liệu và xử lý hoá đơn, thông báo khi có sai sót
|
|
Nhận và kiểm tra hàng hóa/dịch vụ, đảm bảo phù hợp với đơn đặt hàng
|
Sai lệch về số lượng hoặc chất lượng hàng hóa/dịch vụ, báo cáo nhận hàng thất lạc.
|
|
|
Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
|
Hóa đơn giấy bị mất hoặc thất lạc, nhập liệu thủ công tốn thời gian.
|
|
|
Đối chiếu 2 hoặc 3 chiều
|
Sai lệch về giá cả, số lượng, hoặc chất lượng; đối chiếu thủ công chậm và dễ sai sót.
|
Đối chiếu thông minh tự động 2 và 3 chiều
|
|
Mã hóa hóa đơn, phân bổ vào các tài khoản kế toán phù hợp
|
Phân bổ sai tài khoản kế toán, dẫn đến bảng cân đối kế toán không chính xác.
|
Dữ liệu tự động được phân bổ sau khi xử lý
|
|
Phê duyệt hóa đơn qua các cấp quản lý
|
Quy trình phê duyệt chậm trễ do phải qua nhiều cấp, gây tắc nghẽn quy trình.
|
Phê duyệt tự động, rút ngắn quy trình phê duyệt
|
|
Thực hiện thanh toán
|
Thanh toán trễ, phí phạt, thanh toán trùng lặp, hoặc hóa đơn không hợp lệ do thiếu kiểm tra.
|
Thông báo, nhắc nhở hạn thanh toán
|
|
Ghi lại giao dịch vào sổ cái chung (General Ledger - GL)
|
Sai sót trong sổ cái, khó truy xuất hồ sơ, quản lý thủ công tốn thời gian.
|
Tự động lưu trữ điên tử và lập báo cáo khi cần thiết
|
Previous Post
