Top 6 Xu Hướng Khoản Phải Trả (AP) Năm 2025

24 Tháng Mười, 2024

Top 6 Xu Hướng Khoản Phải Trả (AP) Năm 2025

Trong thế giới kinh doanh ngày càng số hoá, quy trình xử lý các khoản phải trả (Accounts Payable - AP) đang trải qua những thay đổi mạnh mẽ. Các doanh nghiệp hiện đại không còn nhìn nhận AP đơn thuần là một bộ phận quản lý thanh toán, mà là một yếu tố chiến lược có khả năng tác động sâu sắc đến hiệu quả tài chính và vận hành. Hay nói cách khác, các khoản phải trả đã chuyển bộ phận này từ một trung tâm xử lý giấy tờ thành một nhóm cung cấp thông tin kinh doanh quan trọng.

Những xu hướng mới nổi trong lĩnh vực này đang định hình lại cách doanh nghiệp tiếp cận quy trình, mang đến nhiều cơ hội để tối ưu hóa, tiết kiệm chi phí và gia tăng giá trị toàn diện. Hãy cùng xem xét top 6 xu hướng khoản phải trả dự kiến có tiềm năng cải tổ các quy trình phải trả trong năm 2025.

Khoản phải trả là gì?

Quy trình Accounts Payable (AP) hay quy trình công nợ phải trả là một chuỗi các bước, các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện để quản lý và thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp hoặc bên thứ ba khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Quy trình này đảm bảo các doanh nghiệp thanh toán đúng số tiền, đúng hạn, và quản lý tốt dòng tiền ra. Dưới đây là các bước cơ bản của quy trình công nợ phải trả AP:

Nhận hóa đơn (Invoice Receipt)
Xác minh và đối chiếu hóa đơn (Invoice Verification & Matching)
Xác nhận thanh toán (Approval Process)
Nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán (Data Entry into Accounting System)
Thanh toán cho nhà cung cấp (Payment Execution)
Lưu trữ và báo cáo (Record Keeping & Reporting)

Cụ thể, các khoản phải trả là mục nhập sổ kế toán được điền khi công ty nhận hàng (sản phẩm, dịch vụ) theo hình thức tín dụng từ nhà cung cấp và số tiền này phải được trả lại trong một khoảng thời gian ngắn. Ba tài liệu thiết yếu tạo thành cơ sở của các khoản phải trả.

Lệnh mua hàng (PO)
Hỗ trợ nhận hàng hoặc tiếp nhận hàng
Hóa đơn của nhà cung cấp hoặc người bán

Top 6 xu hướng khoản phải trả (AP) năm 2025

Dưới đây là top 6 xu hướng khoản phải trả dự đoán vào năm 2025:

1. Tự động hóa quy trình tài khoản phải trả (Automation in AP processes)

Khi các doanh nghiệp dần chuyển đổi theo hướng làm việc tại nhà (work from home) thì nhu cầu tự động hoá các tác vụ AP tăng lên. Phương thức làm việc này tăng lên nguyên nhân chính do đại dịch COVID-19, con người phải làm việc tại nhà. Sau đại dịch, nhiều người hy vọng có thể tiếp tục phương thức làm việc tại nhà này.

Cho đến nay, tự động hóa quy trình AP vừa là xu hướng, vừa trở thành một tiêu chuẩn của nhiều doanh nghiệp. Theo khảo sát của Ardent Partners năm 2023, khoảng 40% doanh nghiệp đã áp dụng tự động hóa vào quản lý AP và loại bỏ hoá đơn giấy, giảm tác vụ thủ công 35%. Những con số này dự đoán sẽ còn tiếp tục tăng. Điều này phản ánh sự công nhận rõ ràng rằng các quy trình thủ công tốn thời gian, thường xảy ra lỗi và ngược lại, hoá đơn điện tử, các xu hướng khoản phải trả có thể giúp tối ưu quy trình AP, tiết kiệm chi phí.

Đến năm 2025, dự kiến 70-80% doanh nghiệp toàn cầu sẽ ứng dụng công nghệ tự động hóa để tăng hiệu quả và giảm sai sót trong quy trình AP. Các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI), RPA, Học máy (Machine Learning) và xử lý tài liệu thông minh, Học máy (Machine Learning) và xử lý tài liệu thông minh ((IDP)sẽ giúp quy trình AP như xử lý hóa đơn, phân loại và đối chiếu dữ liệu tốc độ, hiệu quả và chính xác hơn.

2. Xử lý hóa đơn thông minh (Smart Invoice Processing)

Xu hướng khoản phải trả sử dụng hệ thống xử lý hóa đơn thông minh ngày càng phổ biến. Với sự phát triển của OCR (Optical Character Recognition) và LLM (Large Language Models), doanh nghiệp có thể tự động đọc, trích xuất và phân tích thông tin từ hóa đơn giấy, email hoặc tài liệu PDF và nhập liệu trực tiếp vào hệ thống kế toán.

Một trong những công nghệ quan trọng nổi bật hỗ trợ xử lý hoá đơn thông minh (Smart Invoice Processing) là IDP (Intelligent Document Processing). IDP sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) để tự động nhận diện, trích xuất và xử lý thông tin từ các tài liệu không có cấu trúc, như hóa đơn, hợp đồng, và biên lai.

Điều này giúp giảm đáng kể thời gian xử lý hóa đơn, cải thiện độ chính xác và giảm thiểu rủi ro do nhập liệu sai. Đến năm 2025, công nghệ xử lý hóa đơn tự động - một xu hướng khoản phải trả có thể tiết kiệm đến 75% thời gian xử lý cho các bộ phận AP.

3. Thanh toán kỹ thuật số và Blockchain (Digital Payments and Blockchain)

Theo Gartner, giá trị gia tăng kinh doanh của Blockchain sẽ tăng lên hơn 176 tỷ đô la vào năm 2025 và vượt 3,1 nghìn tỷ đô la vào năm 2030. Các phương thức thanh toán truyền thống đang dần được thay thế bằng thanh toán kỹ thuật số, đặc biệt là trong bối cảnh thương mại toàn cầu. Công nghệ Blockchain cũng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho các giao dịch tài chính. Theo một báo cáo từ Deloitte, thị trường Blockchain trong tài chính doanh nghiệp có thể đạt mức 23,3 tỷ USD vào năm 2025, và các doanh nghiệp sẽ tận dụng công nghệ này để đảm bảo sự chính xác trong việc thanh toán hóa đơn và tránh các gian lận.

Điều này cho thấy tiềm năng của Blockchain - một xu hướng khoản phải trả trong việc cách mạng hóa quản lý dữ liệu, hợp lý hóa quy trình và tạo điều kiện cho các giao dịch an toàn đang thúc đẩy làn sóng đổi mới sẽ tiếp tục định hình bối cảnh kinh doanh.

4. Chuyển đổi sang các giải pháp đám mây (Cloud-based AP Solutions)

Các hệ thống quản lý AP truyền thống đang dần được thay thế bởi các giải pháp đám mây (Cloud-based). Hệ thống phải trả dựa trên đám mây cho phép bạn quản lý các chức năng phải trả của mình trên một nền tảng đám mây trực tuyến thông thường. Những hệ thống này không chỉ dễ tiếp cận mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời cải thiện tính linh hoạt trong việc quản lý dữ liệu từ xa.

Theo Foundry, 60% doanh nghiệp cho biết khi chuyển sang đám mây đã giúp họ đạt được doanh thu "tăng và bền vững" vào năm 2021. Theo dự đoán của Gartner, đến năm 2025, khoảng 50% doanh nghiệp sẽ chuyển sang sử dụng các giải pháp đám mây để quản lý tài khoản phải trả, giúp giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

5. Tích hợp với hệ thống ERP

Tích hợp hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) vào quy trình xử lý các khoản phải trả (Accounts Payable - AP) đang trở thành xu hướng quan trọng nhằm tối ưu hóa hoạt động tài chính. Theo dự báo, đến năm 2025, thị trường phần mềm ERP toàn cầu dự kiến sẽ đạt giá trị 100,7 tỷ USD, với tốc độ tăng trưởng hàng năm (CAGR) khoảng 9,8%. Sự gia tăng này phản ánh nhu cầu ngày càng lớn của các doanh nghiệp trong việc sử dụng ERP để nâng cao hiệu suất AP, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh và nhu cầu cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Hãy tưởng tượng rằng hệ thống ERP là trung tâm thần kinh của một doanh nghiệp. Việc thêm tự động hóa AP giống như cung cấp cho chúng một bộ siêu tăng áp. Việc tích hợp các giải pháp AP với hệ thống ERP giúp tăng hiệu quả hoạt động bằng cách tập trung các quy trình tài chính, tạo điều kiện đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch và giảm sự dư thừa.

6. Ứng dụng AP di động

Với xu hướng con người có mong muốn làm việc tại nhà ngày càng nhiều như đã trình bày phía trên thì dự kiến trong tương lai con người sẽ không cần phải tới làm việc tại văn phòng để thực hiện AP. Điều đó là nhờ sự xuất hiện của các ứng dụng di động, trong đó có ứng dụng AP di động.

Những ứng dụng này cho phép nhân viên quản lý hóa đơn, phê duyệt thanh toán và theo dõi chi phí từ bất kỳ đâu và bất cứ khi nào, chỉ cần có kết nối internet. Điều này không chỉ tăng cường tính linh hoạt mà còn giúp giảm thiểu thời gian xử lý và tăng cường hiệu quả công việc. Ví dụ như bạn có thể chấp nhận hóa đơn trong khi đang đợi mua cà phê vào buổi sáng hoặc thanh toán khi đang trên xe hơi di chuyển.

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót do quy trình thủ công. Theo một khảo sát, khoảng 70% doanh nghiệp cho biết họ đã giảm thiểu được sai sót nhờ vào việc sử dụng ứng dụng di động trong quản lý AP. Hơn nữa, ứng dụng AP di động còn cung cấp khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực, cho phép doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính một cách hiệu quả hơn.

Với những lợi ích vượt trội này, ứng dụng quản lý trên di động đang dần trở thành xu hướng khoản phải trả cần thiết trong quản lý tài chính hiện đại trong tương lai gần.

Kết luận

Quy trình phải trả (AP) là một quy quan trọng trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp. Năm 2025 sẽ mở ra một số thay đổi đáng kinh ngạc trong thế giới các khoản phải trả.

Bằng cách hiểu và khai thác sức mạnh của các công nghệ mới nổi, các doanh nghiệp có thể duy trì khả năng cạnh tranh, thích ứng với động lực thị trường thay đổi và tận dụng các cơ hội mới để tăng trưởng và phát triển. Ngoài ra, cập nhật xu hướng công nghệ hay các xu hướng khoản phải trả còn để doanh nghiệp của bạn không bị thụt lùi, lạc hậu so với đối thủ cạnh tranh và sự phát triển toàn cầu.

Là một doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp thuê ngoài, chúng tôi giúp các doanh nghiệp cập nhật nhu cầu kế toán, tài chính và tối ưu hoá quy trình kinh doanh, đặc biệt là quy trình phải trả (AP). Hãy trở thành một phần của cuộc cách mạng phải trả với AFusion.

Comments are closed.