Tầm Quan Trọng Của Đối Chiếu Hoá Đơn, Giấy Tờ (2 Chiều Và 3 Chiều)
Trong quy trình quản lý công nợ (AP), việc đối chiếu hoá đơn, các loại giấy tờ 2 chiều hay 3 chiều đều đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính chính xác của các giao dịch mua hàng và thanh toán. 2 quy trình này có điểm khác nhau cần phân biệt để áp dụng tùy vào mục đích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi thực hiện thủ công quy trình quan trọng này sẽ phải đối diện với nhiều thách thức phát sinh, từ sai sót đến tốn nhiều thời gian, chi phí.
Cùng tìm hiểu sự khác biệt cơ bản giữa đối chiếu 2 chiều và 3 chiều, tại sao đối chiếu thủ công có hại cho doanh nghiệp và gợi ý giải pháp.
Đọc thêm: Tự động hóa: khắc phục hạn chế khớp lệnh 3 chiều trong AP
Đối chiếu 2 chiều trong quản lý công nợ (AP) là gì?
Khi một doanh nghiệp tiến hành đặt hàng, các điều khoản trong một đơn hàng được ghi nhận lại trong đơn đặt hàng (Purchase Order-PO). Đơn hàng bao gồm các thông tin quan trọng như mặt hàng, số lượng, giá trị hợp đồng và thời gian thanh toán. Sau đó, khách hàng sẽ nhận được một hoá đơn từ nhà cung cấp để thanh toán cho các hàng hóa hoặc dịch vụ đã được chỉ rõ trong đơn đặt hàng (PO). Tiếp theo, đội ngũ AP so sánh số lượng và giá trị trên PO với hóa đơn, quy trình này được gọi là đối chiếu 2 chiều.
Quy trình này so sánh hai tài liệu chính: đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) và hóa đơn (Invoice) để xác nhận rằng các thông tin về số lượng hàng hóa, giá cả, và các điều khoản thanh toán trên hóa đơn khớp với thông tin trong đơn đặt hàng. Mục đích của đối chiếu 2 chiều là để xác nhận rằng công ty chỉ thanh toán cho những hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao đúng với yêu cầu trong đơn đặt hàng.
Ví dụ về đối chiếu 2 chiều:
- Đơn đặt hàng: Công ty ABC đặt mua 100 sản phẩm từ nhà cung cấp XYZ. Đơn đặt hàng (PO) ghi rõ giá mỗi sản phẩm là 50 USD, tổng cộng là 5,000 USD.
- Hóa đơn từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp XYZ gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán 5,000 USD cho 100 sản phẩm.
- Đối chiếu 2 chiều: Bộ phận AP chỉ cần đối chiếu hai tài liệu quan trọng: Đối chiếu hoá đơn và Đơn đặt hàng (PO). Cả hai tài liệu này phải khớp về số lượng và giá trị.
- Thanh toán: Nếu đối chiếu hoá đơn và đơn đặt hàng khớp nhau, công ty ABC sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp XYZ mà không cần đối chiếu với biên nhận hàng.
Đối chiếu 3 chiều trong quản lý công nợ (AP) là gì?
Khác với đối chiều 2 chiều chỉ so sánh 2 loại giấy tờ: đơn đặt hàng PO với hoá đơn thì đối chiếu 3 chiều sẽ so sánh 3 loại giấy tờ gồm: đơn đặt hàng (Purchase Order - PO), hóa đơn của nhà cung cấp và phiếu nhận hàng (goods receipt).
Cụ thể, trong đối chiếu 3 chiều, đội ngũ AP không chỉ đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng, mà còn kiểm tra phiếu nhận hàng để xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận đầy đủ và đúng như đã đặt. Việc này giúp phát hiện và ngăn chặn các sai sót hoặc gian lận, như việc thanh toán cho các mặt hàng không được giao hoặc thanh toán cho số lượng hoặc giá trị không chính xác.
Đối chiếu 3 chiều thường được ưu tiên hơn so với đối chiếu 2 chiều vì tính chính xác cao hơn và giảm thiểu rủi ro thanh toán sai. Rõ ràng, đối chiếu 2 chiều có thể dẫn đến sai sót vì phiếu đóng gói và biên nhận không được bao gồm trong quá trình đối chiếu. Tuy nhiên, cả hai phương pháp đều có những ưu điểm riêng tùy thuộc vào quy mô công ty, hệ thống và mối quan hệ kinh doanh.
Ví dụ về đối chiếu 3 chiều:
- Đơn đặt hàng: Công ty ABC đặt mua 100 sản phẩm từ nhà cung cấp XYZ. Đơn đặt hàng (PO) ghi rõ giá mỗi sản phẩm là 50 USD, tổng cộng là 5,000 USD.
- Hóa đơn từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp XYZ gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán 5,000 USD cho 100 sản phẩm.
- Biên nhận hàng: Công ty ABC nhận hàng từ XYZ và có biên nhận xác nhận rằng họ đã nhận đủ 100 sản phẩm.
- Đối chiếu 3 chiều: Bộ phận AP sẽ đối chiếu ba tài liệu quan trọng: Đối chiếu hoá đơn, đơn đặt hàng (PO) và biên nhận hàng để kiểm tra tính chính xác.
- Thanh toán: Khi tất cả 3 tài liệu khớp nhau về số lượng và giá trị, công ty ABC mới thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp XYZ.
Tại sao đối chiếu hoá đơn, giấy tờ thủ công có hại cho doanh nghiệp?
Đối chiếu hoá đơn, giấy tờ trong quy trình phải trả là một quy trình vô cùng quan trọng và quy trình này sẽ gắn liền, tác động tới nhiều các quy trình khác. Tuy nhiên, cho tới hiện nay vẫn tồn tại rất nhiều doanh nghiệp đối chiếu quy trình này theo phương thức thủ công. Theo CPA Practice Advisor, các tổ chức doanh nghiệp vẫn chưa dành sự chú ý cho tự động hóa AP. Chỉ có 10% doanh nghiệp đã tự động hóa hoàn toàn quy trình AP của mình và chỉ có 38% SMB đã tự động hóa một phần quy trình này.
Quy trình đối chiếu hoá đơn và giấy tờ thủ công gây ra chi phí lớn cho doanh nghiệp. Trung bình, xử lý mỗi hóa đơn thủ công tiêu tốn 11 USD, có thể lên đến 25 USD, trong khi mỗi lần thanh toán như viết séc hay xử lý bưu chính cũng ngốn thêm 6 USD. Với hàng trăm nghìn hóa đơn mỗi năm, chi phí tăng lên nhanh chóng, kèm theo nguy cơ phạt vì thanh toán trễ hoặc bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm.
Ngoài ra, việc nhập dữ liệu và đối chiếu thủ công dễ dẫn đến sai sót và gian lận. Các lỗi phổ biến như nhập sai số liệu hoặc thanh toán trùng lặp không chỉ gây thất thoát tài chính mà còn làm tăng áp lực công việc. Hạn chế tầm nhìn về trạng thái hóa đơn và dòng tiền cũng khiến doanh nghiệp mất khả năng kiểm soát, làm giảm sự linh hoạt trong quản lý chi tiêu và tài chính.
Cuối cùng, quy trình thủ công ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ với nhà cung cấp. Thanh toán trễ hoặc sai sót có thể dẫn đến mất lòng tin, gián đoạn chuỗi cung ứng, và hạn chế khả năng hợp tác trong tương lai.
Tự động hóa AP đang trở thành một lợi ích kinh doanh quan trọng
Tuy tỷ lệ phần trăm doanh nghiệp tự động hóa AP còn thấp nhưng có một sự thay đổi cơ bản đang diễn ra. Hiện nay, khi các công nghệ hướng đến khách hàng và văn phòng đã trở nên phổ biến, các CFO đang chuyển trọng tâm sang tự động hóa văn phòng, đặc biệt là trong AP, để tăng hiệu quả và giảm chi phí.
Đồng thời, các kế toán viên, giám đốc tài chính và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp khác đang nhận ra giá trị mà tự động hóa AP có thể mang lại cho các công ty ở mọi quy mô. Nó đã giúp họ giảm chi phí liên quan đến AP hơn 75% và đạt được ROI trong vòng 3-4 tháng. Các công ty cũng có thể kiếm tiền bằng cách sử dụng thẻ ảo cung cấp tiền hoàn lại.
Tự động hóa quy trình thanh toán mang lại bước tiến lớn trong quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn và thanh toán nhanh chóng, chính xác. Hóa đơn được gửi trực tiếp vào hệ thống quản lý, nơi người mua có thể theo dõi và kiểm soát toàn bộ dữ liệu. Quy trình này không chỉ tăng hiệu quả hoạt động lên đến 73% mà còn giúp cắt giảm chi phí đến 81%.
Quy trình được tối ưu hóa bắt đầu với việc người mua phát hành lệnh mua hàng rõ ràng, ghi nhận tổng chi phí cần thanh toán. Lệnh này được gửi điện tử đến nhà cung cấp đã được phê duyệt, tạo sự minh bạch và đảm bảo kiểm soát ngay từ bước đầu tiên. Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn điện tử, hệ thống tự động đối chiếu thông tin. Việc đối chiếu hai chiều (giữa lệnh mua và hóa đơn) hoặc ba chiều (thêm biên lai giao hàng) được thực hiện nhanh chóng, loại bỏ sai sót thủ công.
Sau khi hóa đơn được phê duyệt, thanh toán được thực hiện thông qua các phương thức đa dạng như séc, chuyển khoản hoặc thanh toán quốc tế. Toàn bộ quy trình diễn ra liền mạch, loại bỏ nhu cầu xử lý giấy tờ thủ công. Ngoài ra, hệ thống cung cấp khả năng theo dõi toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết mọi khoản thanh toán, giảm thiểu bất ngờ và phát hiện kịp thời các sai lệch tiềm ẩn.
Lợi ích không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm thời gian và chi phí. Tự động hóa giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp nhờ thanh toán đúng hạn, đồng thời tăng cường khả năng quản lý dòng tiền và ra quyết định tài chính dựa trên dữ liệu chính xác, cập nhật. Với tiềm năng này, tự động hóa AP không chỉ là xu hướng mà còn là chiến lược quan trọng, đưa doanh nghiệp tiến xa hơn trong môi trường cạnh tranh ngày nay.
AFusion – Đối tác của bạn trong các giải pháp tự động hóa AP
AFusion - công ty chuyên cung cấp giải pháp thuê ngoài về tự động hoá quy trình AP, tự động hoá đối chiếu hoá đơn, giấy tờ 2 chiều và 3 chiều. Hãy liên hệ với AFusion ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp tự động hóa Accounts Payable (AP) được thiết kế riêng, phù hợp hoàn hảo với quy trình vận hành của doanh nghiệp bạn. Đừng lãng phí thời gian và nguồn lực với việc đối chiếu giấy tờ thủ công nữa! Công nghệ chính là chìa khóa để giữ vững vị thế cạnh tranh và tránh tụt hậu. Bạn sẽ bất ngờ với những lợi ích vượt trội khi áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam