RPA: GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO CÁC CÔNG VIỆC LẶP ĐI LẶP LẠI TRONG DOANH NGHIỆP
Theo một báo cáo gần đây của DataHorizzon Research, thị trường RPA toàn cầu dự kiến sẽ đạt 81.8 tỷ USD trong năm 2032, với tốc độ tăng trưởng hàng năm (CAGR) là 36,6%. Sự tăng trưởng rõ rệt này là nhờ RPA nâng cao hiệu suất, tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí bằng cách tự động hóa công việc lặp đi lặp lại. Nếu doanh nghiệp của bạn gặp phải những công việc này, đây là thời điểm thích hợp để cân nhắc tích hợp RPA nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
NHỮNG CÔNG VIỆC LẶP ĐI LẶP LẠI MÀ DOANH NGHIỆP KHÔNG NÊN BỎ QUA
Các nghiên cứu cho thấy trung bình một nhân viên văn phòng dành 50% thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại.Những công việc này giảm hiệu quả và năng suất, cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu không chú ý, doanh nghiệp sẽ gặp rào cản lớn để đạt hiệu suất tối ưu. Để giải quyết, hãy cân nhắc tự động hóa các công việc lặp lại bằng Robotic Process Automation (RPA). Dưới đây là các hoạt động kinh doanh có thể được tinh gọn bằng RPA.
Quản Lý Hóa Đơn
Quản lý hóa đơn là một quy trình quan trọng yêu cầu sự chính xác và độ tỉ mỉ cao ở mỗi bước. Quy trình này bao gồm sáu bước thiết yếu:
- Nhận và Phân Loại Hóa Đơn: Hóa đơn đến dưới nhiều định dạng khác nhau và phải được chuyển đến phòng ban hoặc cá nhân phù hợp.
- Nhập Dữ Liệu: Dữ liệu phải được nhập chính xác vào hệ thống kế toán để tránh lỗi.
- Xác Minh và So Khớp: Hóa đơn cần được xác minh so với đơn đặt hàng và biên nhận giao hàng, quy trình này thường dễ xảy ra sai sót.
- Quy Trình Phê Duyệt: Sau khi xác minh, hóa đơn cần được phê duyệt từ nhiều cấp quản lý, thường gây ra sự chậm trễ do việc xử lý thủ công.
- Lên Lịch Thanh Toán: Hóa đơn đã được phê duyệt sẽ được lên lịch thanh toán. Thời gian thanh toán rất quan trọng để tránh phí trễ hạn hoặc mất giảm giá.
- Lưu Trữ Hồ Sơ: Mỗi bước của quy trình hóa đơn phải được tài liệu hóa để phục vụ kiểm toán.
Với sự phức tạp và khối lượng hóa đơn hàng ngày, 82% các phòng tài chính cảm thấy bị quá tải với khối lượng công việc. Sự đa dạng về định dạng hóa đơn làm cho quy trình trở nên phức tạp hơn, nhấn mạnh nhu cầu tự động hóa để giảm gánh nặng của các công việc lặp đi lặp lại.
Quản Lý Tồn Kho
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng danh mục sản phẩm, việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp và tốn thời gian hơn. Quy trình này bao gồm nhiều công việc lặp đi lặp lại dễ gây kém hiệu quả và có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Các khía cạnh chính của quản lý hàng tồn kho thủ công bao gồm:
- Nhập Dữ Liệu: Ghi chép thủ công dữ liệu tồn kho, như số lượng hàng và các giao dịch.
- Xử Lý Đơn Hàng: Theo dõi và xử lý đơn hàng thủ công, bao gồm việc cập nhật số lượng tồn kho. Khám phá cách RPA cải thiện quá trình xử lý đơn hàng và làm cho nó hiệu quả hơn bao giờ hết.
- Cập Nhật Trạng Thái Tồn Kho: Cập nhật hồ sơ tồn kho thủ công cho các giao dịch bán hàng, trả hàng, và chuyển hàng.
- Đối Chiếu Hàng Tồn Kho: Kiểm đếm hàng tồn kho thực tế thủ công và so sánh với số liệu trong hệ thống.
Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng (CRM)
Xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng là rất quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Dữ liệu khách hàng phong phú cung cấp thông tin và xu hướng quý giá, giúp tăng trưởng doanh số. Để khai thác hiệu quả những thông tin này, tự động hóa các công việc lặp lại trong quy trình là vô cùng cần thiết:
- Thu Thập Dữ Liệu Khách Hàng Mới: Nhập thông tin khách hàng mới vào hệ thống CRM.
- Quản Lý Dữ Liệu Khách Hàng Hiện Tại: Thường xuyên cập nhật và sắp xếp hồ sơ khách hàng.
- Theo Dõi Lịch Sử Mua Hàng: Theo dõi lịch sử mua hàng của khách hàng đòi hỏi việc cập nhật thủ công liên tục.
- Nâng Cao Dịch Vụ Khách Hàng: Đáp ứng các thắc mắc, giải quyết vấn đề, và duy trì liên lạc để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, cần sự hỗ trợ liên tục.
- Phân Tích Dữ Liệu Khách Hàng: Phân tích dữ liệu để nhận diện các xu hướng và mô hình.
Báo Cáo & Phân Tích
Báo cáo và phân tích doanh thu, hóa đơn, và dữ liệu hiệu suất là thiết yếu cho doanh nghiệp. Các công việc này giúp xác định lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định cần thiết. Dù quan trọng, các công việc này thường lặp lại và tốn thời gian. RPA có thể tối ưu hóa các quy trình này, nâng cao hiệu quả và độ chính xác ở các khâu:
- Thu Thập Dữ Liệu: Tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
- Phân Tích Dữ Liệu: Xem xét và diễn giải dữ liệu để khám phá các xu hướng và thông tin chi tiết.
- Tạo Báo Cáo: Lập các báo cáo chi tiết về doanh thu, hóa đơn, và chỉ số hiệu suất giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và kết quả.
- Cung Cấp Dự Đoán: Phân tích lịch sử dữ liệu để dự đoán các xu hướng trong tương lai, điều này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch chiến lược và duy trì tính cạnh tranh.
TÍCH HỢP RPA ĐỂ TỐI ƯU HÓA CÁC CÔNG VIỆC LẶP ĐI LẶP LẠI
Giải pháp RPA là gì?
RPA là các công cụ phần mềm tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại có tính chất thủ công và quy trình rõ ràng. RPA có thể sao chép công việc theo logic, đơn giản hóa các quy trình vốn đòi hỏi nỗ lực đáng kể từ con người. Thay vì thay thế các ứng dụng kinh doanh cơ bản, RPA hoạt động song song với chúng.
Lợi ích của RPA trong việc tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại
Việc tận dụng RPA để tối ưu hóa các công việc lặp đi lặp lại mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao hiệu quả:
- Độ Chính Xác và Chất Lượng: RPA tự động hóa công việc lặp đi lặp lại với độ chính xác cao, giảm lỗi và nhu cầu làm lại, nâng cao chất lượng kết quả.
- Tiết Kiệm Thời Gian: RPA tăng tốc độ hoàn thành công việc, giúp tiết kiệm trung bình 3,6 giờ mỗi tuần , từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Tối Ưu Hóa Nguồn Nhân Lực: RPA giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn, từ đó tăng năng suất và sự hài lòng của họ.
- Hiệu Quả Chi Phí: Triển khai RPA giúp giảm chi phí hoạt động từ 35% đến 65%cho phép doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.
- Cải Thiện Phân Tích: RPA tăng tốc thu thập và xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, giúp đưa ra quyết định tốt hơn.
- Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Doanh: Bằng cách tự động hóa công việc lặp đi lặp lại, RPA giảm điểm nghẽn do quy trình thủ công, cải thiện quy trình và hiệu quả kinh doanh tổng thể.
Tóm lại, RPA đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp toàn cầu và chứng minh tính hiệu quả trong việc cải thiện quy trình. Khi ngày càng nhiều tổ chức áp dụng công nghệ này, tiềm năng nâng cao hiệu quả và đổi mới ngày càng rõ ràng. Tại AFusion, dịch vụ RPA của chúng tôi bao gồm từ tự động hóa email và tạo báo cáo đến đối chiếu tài khoản với AI.
Chúng tôi tùy chỉnh giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn muốn biết RPA có thể giúp gì cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi . Chúng tôi sẽ cung cấp tư vấn chi tiết và hỗ trợ bạn bắt đầu hành trình tự động hóa.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam