PO Vs. Non-PO Invoices: Exploring The Difference And Optimizing With Automation

Hóa Đơn PO Và Không PO: Khám Phá Sự Khác Biệt Và Tối Ưu Hoá Với Tự Động Hoá

Trong quy trình phải trả (AP) hóa đơn, việc xác định xem hóa đơn có khớp với lệnh mua hàng (PO) hay không là bước đầu tiên quan trọng. Có hai loại hóa đơn chính: hóa đơn PO (dựa trên lệnh mua hàng) và hóa đơn không phải PO (hóa đơn chi phí). Bài viết này sẽ tìm hiểu về sự khác biệt giữa chúng, quy trình xử lý liên quan và giải pháp tự động hoá phê duyệt hoá đơn thông minh.

Hoá đơn PO là gì?

Hóa đơn PO (Purchase Order Invoice) là loại hóa đơn đi kèm với lệnh mua hàng đã được phê duyệt. Đây là tài liệu quan trọng được lập sau khi lệnh mua hàng được chấp nhận, nhằm ghi nhận chi tiết các thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.

Khi bộ phận Tài chính – Kế toán (AP) nhận được hóa đơn PO, họ sẽ thực hiện đối chiếu với lệnh mua hàng gốc để đảm bảo tính chính xác và nhất quán giữa hai tài liệu. Quá trình này giúp tránh các sai sót hoặc bất thường liên quan đến số lượng, giá cả hoặc thông tin đặt hàng. Đặc biệt, hóa đơn PO thường được phê duyệt trước, do đó, quy trình xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Một số ví dụ phổ biến về hóa đơn PO bao gồm:

Hóa đơn từ nhà cung cấp.
Hóa đơn dành cho hàng hóa đã nhận.
Hóa đơn cho các giao dịch mua thông thường.

Nói cách khác, các giao dịch mua được thực hiện dựa trên lệnh mua hàng chính là hóa đơn PO. Những giao dịch này chỉ được tiến hành sau khi nhóm mua sắm đã xem xét và phê duyệt yêu cầu mua hàng. Nhờ đó, hóa đơn PO thường dễ dàng được xử lý qua quy trình thanh toán phải trả, đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt hơn trong hoạt động mua sắm.

Hoá đơn không PO là gì?

Hóa đơn không phải PO (Non-PO Invoice) là loại hóa đơn không đi kèm lệnh mua hàng. Đây thường là kết quả của các khoản chi tiêu phát sinh ngoài quy trình mua sắm thông thường và được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua gián tiếp của doanh nghiệp. Do đặc thù của hoạt động này, các hóa đơn không phải PO thường không được phê duyệt trước.

Ngoài ra, hóa đơn không phải PO có thể được sử dụng để thanh toán cho nhà cung cấp khi hóa đơn thuộc phạm vi hạn mức chi tiêu được công ty cho phép.

Các ví dụ phổ biến về hóa đơn không phải PO:

Hoàn trả chi phí đi lại cho nhân viên.
Hoàn trả phí đỗ xe hoặc phí thuê lái xe.
Hóa đơn dịch vụ như vệ sinh, sửa chữa hoặc tư vấn.

Hóa đơn không phải PO đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các khoản chi tiêu phát sinh, đảm bảo doanh nghiệp có thể đáp ứng các nhu cầu cần thiết mà không cần thực hiện quy trình mua sắm phức tạp.

Sự khác biệt cơ bản của hoá đơn PO và không PO?

Sự khác biệt cơ bản giữa hóa đơn PO và không PO thể hiện qua cách thức giao dịch được thực hiện. Hóa đơn PO và không PO có quy trình và tính chất khác nhau, với hóa đơn PO được tạo ra từ các giao dịch mua có lệnh mua hàng (PO) đã được phê duyệt trước và gửi đến nhà cung cấp. Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ, với hóa đơn được đối chiếu với lệnh mua hàng để xác minh.

Hóa đơn không phải PO thường áp dụng cho các khoản chi tiêu phát sinh, như chi phí đi lại hoặc các dịch vụ không định kỳ. Chúng thường không được phê duyệt trước, vì vậy cần được kiểm tra kỹ trước khi thanh toán.

Nhìn chung, hóa đơn PO có thời gian xử lý nhanh hơn nhờ đã qua phê duyệt trước, trong khi hóa đơn không phải PO yêu cầu nhiều bước xác minh hơn.

Quy trình mua sắm hóa đơn PO và không PO

*Hoá đơn PO*	*Hoá đơn không PO*
1. Xem xét và phê duyệt yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng sẽ được kiểm tra bởi các bộ phận liên quan để đảm bảo thông tin chính xác. Sau khi được đánh giá, yêu cầu này sẽ được cấp có thẩm quyền trong tổ chức phê duyệt.	1. Xác định nhu cầu và thực hiện mua hàng Các giao dịch phát sinh hóa đơn không phải PO thường liên quan đến các khoản chi tiêu nhỏ, hoàn trả chi phí cho nhân viên, hoặc dịch vụ theo hợp đồng hợp pháp. Những giao dịch này được tiến hành khi cần thiết mà không cần thông qua quy trình lập lệnh mua hàng.
2. Phát hành lệnh mua hàng Khi yêu cầu mua hàng đã được chấp thuận, lệnh mua hàng chính thức được tạo và gửi đến nhà cung cấp.	2. Nhận hóa đơn từ nhà cung cấp Sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn không phải PO trực tiếp đến doanh nghiệp để ghi nhận giao dịch.
3. Xác nhận từ nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ nhận lệnh mua hàng và xác nhận khả năng thực hiện đơn hàng. Sau khi đồng ý, họ bắt đầu chuẩn bị hàng hóa/dịch vụ để cung ứng.	3. Kiểm tra hóa đơn Bộ phận tài chính – kế toán sẽ kiểm tra nội dung hóa đơn, bao gồm việc xác minh chi tiết giao dịch, đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được nhận và số tiền trên hóa đơn nằm trong phạm vi chi tiêu được quy định của công ty.
4. Vận chuyển và tiếp nhận hàng hóa Nhà cung cấp tiến hành giao hàng, trong khi bộ phận tiếp nhận của tổ chức kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa nhận đảm bảo phù hợp với các điều khoản trong lệnh mua hàng.	4. Phê duyệt hóa đơn Do không có lệnh mua hàng trước đó, hóa đơn không phải PO phải trải qua quy trình phê duyệt nội bộ. Quy trình này có thể bao gồm nhiều cấp phê duyệt, tùy thuộc vào giá trị hóa đơn và chính sách phê duyệt của tổ chức.
5. Phát hành hóa đơn PO từ nhà cung cấp Sau khi giao hàng, nhà cung cấp lập và gửi hóa đơn PO, trong đó sử dụng số lệnh mua hàng để liên kết trực tiếp với giao dịch đã thực hiện.	5. Thanh toán hóa đơn Sau khi hoàn tất các bước phê duyệt cần thiết, hóa đơn sẽ được xử lý và thanh toán cho nhà cung cấp theo thời hạn quy định.
6. Kiểm tra hóa đơn và xử lý thanh toán Hóa đơn PO được đối chiếu cẩn thận với lệnh mua hàng và biên lai nhận hàng. Nếu không có sai sót, hóa đơn được duyệt và chuyển đến bộ phận tài chính để thanh toán.

Tự động hoá phê duyệt hoá đơn với iAutobot

iAutobot, giải pháp tự động hóa AP tiên tiến từ AFusion. Quy trình này không chỉ tăng hiệu quả hoạt động lên đến 73% mà còn giúp cắt giảm chi phí đến 81%. Với công nghệ tiên tiến, iAutobot loại bỏ nhập liệu thủ công, in ấn và quét tài liệu, giảm sai sót và tối ưu hóa chi phí vận hành. Tính năng phê duyệt linh hoạt cho phép nhà quản lý xử lý cả hóa đơn PO và không PO, đảm bảo quy trình diễn ra đúng hạn.

Tính năng khớp lệnh thông minh cho hóa đơn PO
iAutobot hỗ trợ khớp lệnh ba chiều chính xác cho hóa đơn PO, đảm bảo tính minh bạch trong quy trình và cung cấp báo cáo trạng thái chi tiết. Các nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định kịp thời, cải thiện hiệu quả quy trình phải trả.

Ứng dụng công nghệ AI, IDP, OCR và RPA
iAutoBot tích hợp AI, IDP, OCR và RPA để tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn PO và không PO. AI phân loại và phân tích dữ liệu, IDP trích xuất thông tin chính xác từ tài liệu phức tạp, OCR số hóa hóa đơn giấy PO và không PO, và RPA tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.

Tự động hóa hóa đơn không theo PO
Đối với hóa đơn không theo PO, iAutoBot tự động định tuyến hóa đơn đến các cấp phê duyệt phù hợp, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro thanh toán trễ hoặc sai sót.

Kết quả vượt trội cho doanh nghiệp
iAutoBot helps businesses save time, reduce costs, and optimize financial processes, enhancing efficiency and competitiveness in the modern business environment.AFusion is proud to be a company offering customized solutions for every business. Whether your business uses PO vs. Non-PO invoices, we can optimize the process. Contact us today!