Outsourcing for Order to Cash

Gia Công Quy Trình Mua Hàng
Đến Thanh Toán (O2C)

Quy trình mua hàng đến thanh toán (O2C) là gì?

Quy trình mua hàng đến thanh toán - Order to Cash (O2C hoặc OTC) là toàn bộ chuỗi hoạt động liên quan đến việc xử lý đơn hàng của một doanh nghiệp, quy trình này bắt đầu từ khi khách hàng đặt hàng cho đến khi doanh nghiệp nhận được thanh toán và hoàn tất quyết toán. Đây là một chuỗi quy trình bao quát, kết nối các bước trong tiếp thị, bán hàng và quản lý tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp cũng như duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Quy trình O2C cơ bản gồm 8 bước như sau:

Bước 1: Quản lý đơn hàng: Theo dõi đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi hoàn tất, đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu sai sót.
Bước 2: Quản lý tín dụng: Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, thiết lập hạn mức tín dụng phù hợp để giảm rủi ro nợ xấu.
Bước 3: Thực hiện đơn hàng: Xử lý đơn hàng, chọn sản phẩm, đóng gói và chuẩn bị giao hàng một cách chính xác và hiệu quả.
Bước 4: Vận chuyển: Phối hợp với đơn vị vận chuyển để đảm bảo giao hàng đúng thời gian, giảm thiểu thất lạc hoặc chậm trễ.
Bước 5: Hóa đơn khách hàng: Lập hóa đơn chi tiết, chính xác và gửi đến khách hàng để kích hoạt quy trình thanh toán.
Bước 6: Các khoản phải thu: Theo dõi hóa đơn chưa thanh toán, nhắc nhở khách hàng và tự động hóa quy trình thu nợ.
Bước 7: Thu tiền thanh toán: Nhận thanh toán qua nhiều phương thức, đảm bảo đối soát chính xác để tránh sai sót.
Bước 8: Báo cáo & quản lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm ERP để theo dõi, phân tích và tối ưu hóa quy trình O2C nhằm nâng cao hiệu suất.

Thông thường mọi người sẽ lầm tưởng rằng O2C kết thúc ngay khi khách hàng thanh toán hóa đơn, nhưng trên thực tế, quy trình này còn bao gồm các bước quan trọng sau đó như ghi nhận dữ liệu và phân tích hiệu suất. Việc thu thập và đánh giá dữ liệu trong suốt chu trình O2C giúp doanh nghiệp nhận diện các cơ hội cải thiện, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Chính vì vậy, O2C không chỉ là một quy trình hành chính mà còn là công cụ chiến lược để thúc đẩy tăng trưởng và sự hài lòng của khách hàng.

Thách thức tồn tại trong quy trình O2C

Trên thực tế, O2C là một chuỗi các bước phức tạp và phụ thuộc lẫn nhau. Chỉ cần một mắt xích trong chu trình gặp trục trặc, toàn bộ quy trình có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như bán hàng, tài chính và hỗ trợ khách hàng là điều kiện tiên quyết, nhưng cũng là thách thức lớn. Một số vấn đề phổ biến doanh nghiệp cần đối mặt bao gồm:

Đơn hàng có sai sót: Sai sót trong đơn hàng buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh hoặc làm lại, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Xử lý hóa đơn thủ công: Phương pháp truyền thống này không chỉ tốn thời gian, lãng phí nguồn nhân lực mà còn dễ xảy ra lỗi, làm chậm tiến độ.
Khách hàng không hài lòng: Trục trặc trong quy trình có thể làm giảm trải nghiệm và tác động tới mối quan hệ với khách hàng.
Chậm trễ trong thu hồi công nợ: Điều này tác động tiêu cực đến dòng tiền và các hoạt động khác như chi trả lương hoặc mua sắm.
An toàn dữ liệu: Rò rỉ thông tin làm mất lòng tin của khách hàng và gây tổn hại đến uy tín doanh nghiệp.

Những vấn đề này không chỉ làm giảm hiệu quả nội bộ mà còn ảnh hưởng đến hệ thống CRM của doanh nghiệp. Ví dụ, việc lập hóa đơn thủ công kéo dài thời gian xử lý, dẫn đến chậm trễ trong thu hồi công nợ và gây áp lực lên các quy trình khác. Như vậy, một vấn đề về hoá đơn thủ công đã kéo theo ảnh hưởng rất nhiều quy trình khác.

Theo McKinsey, quy trình O2C là một trong những quy trình hành chính phức tạp nhất, chiếm khoảng 1-3% doanh thu của doanh nghiệp. Với sự tham gia của nhiều bộ phận – từ bán hàng, tài chính đến pháp lý – việc đảm bảo sự liên kết giữa các chức năng là điều khó khăn nhưng cần thiết.

Nếu không được quản lý tốt, O2C không chỉ làm tăng chi phí mà còn gây rò rỉ lợi nhuận và làm suy giảm trải nghiệm khách hàng. Đặc biệt, trong bối cảnh khách hàng ngày càng kỳ vọng vào quy trình đặt hàng nhanh chóng, minh bạch và ít tương tác trực tiếp, các hệ thống O2C truyền thống đang dần trở nên lỗi thời.

Các doanh nghiệp cần chủ động trong cải tiến công nghệ và quy trình nằm tối ưu để đáp ứng nhu cầu hiện đại. Gia công quy trình là một giải pháp cần cân nhắc.

Gia công quy trình Order to Cash

Dịch vụ thuê ngoài O2C - Xu hướng

Gia công quy trình O2C (Order to Cash outsourcing) là chiến lược mà doanh nghiệp chuyển giao một phần hoặc toàn bộ quy trình O2C cho nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động cốt lõi, đồng thời tận dụng chuyên môn và công nghệ của đối tác để xử lý các bước phức tạp trong chu trình O2C.

Theo Market Research, thị trường gia công tài chính và kế toán (FAO) toàn cầu ước tính đạt 52,3 tỷ USD vào năm 2024 và dự kiến tăng lên 75,2 tỷ USD vào năm 2030, với tốc độ tăng trưởng CAGR 6,2%. Riêng phân khúc BPO FA đa quy trình – bao gồm gia công quy trình O2C – được dự báo đạt 26,6 tỷ USD với CAGR 7,1%. FAO không chỉ giới hạn ở việc xử lý các tác vụ như ghi sổ kế toán hay quản lý công nợ, mà còn đảm bảo tuân thủ quy định, báo cáo tài chính và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Xu hướng gia công quy trình O2C thúc đẩy bởi nhiều yếu tố:

Quy định tài chính phức tạp: Các nhà cung cấp chuyên biệt giúp doanh nghiệp tuân thủ luật pháp hiệu quả hơn.
Nhu cầu mở rộng toàn cầu: Doanh nghiệp cần dịch vụ tài chính linh hoạt, phù hợp với nhiều thị trường khác nhau.
Chuyển đổi số: Việc tích hợp các công nghệ tiên tiến và xu hướng tự động hoá đòi hỏi chuyên môn mà đối tác gia công có thể cung cấp.
Áp lực giảm chi phí: Trong bối cảnh kinh tế bất ổn, gia công là giải pháp tối ưu hóa chi phí vận hành.

Ngoài ra, sự thay đổi trong hành vi người tiêu dùng – với niềm tin ngày càng tăng vào các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba – cũng góp phần thúc đẩy xu hướng này.

Lợi ích nâng cao hiệu suất của gia công quy trình đối với O2C

Dịch vụ thuê ngoài O2C sẽ giúp CFO, CEO có cái nhìn tổng quan hơn và đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn hơn cho doanh nghiệp. Việc áp dụng mô hình gia công BPO (Business Process Outsourcing) cụ thể mang lại một số lợi ích thiết thực cho quy trình O2C như sau:

Thứ nhất, tiết kiệm chi phí - tối ưu nguồn lực. Các nhà cung cấp BPO thường hoạt động tại khu vực có chi phí lao động thấp, giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí vận hành so với duy trì đội ngũ nội bộ. Số tiền tiết kiệm được có thể được tái đầu tư vào các mục tiêu chiến lược như phát triển sản phẩm mới hoặc mở rộng thị trường.

Thứ hai, tiếp cận công nghệ và chuyên môn hàng đầu. gia công quy trình kinh doanh mang đến cơ hội sử dụng các công cụ tiên tiến như tự động hóa, phân tích dữ liệu và AI mà không cần đầu tư lớn. Điều này giúp xử lý đơn hàng nhanh hơn, giảm lỗi và nâng cao trải nghiệm khách hàng, nhờ vào chuyên môn sâu của các nhà cung cấp dịch vụ.

Thứ ba, tập trung vào năng lực cốt lõi. Khi các công việc hành chính như O2C được chuyển giao, doanh nghiệp có thể dồn nguồn lực vào các hoạt động tạo giá trị cao như đổi mới sản phẩm, xây dựng quan hệ khách hàng hoặc lập kế hoạch dài hạn. Điều này đặc biệt hữu ích với các công ty có quy mô nhỏ hoặc nguồn lực hạn chế.

Thứ tư, khả năng mở rộng linh hoạt. BPO cho phép doanh nghiệp điều chỉnh quy mô quy trình O2C theo nhu cầu thực tế. Trong mùa cao điểm, quy trình có thể được mở rộng mà không cần tuyển dụng thêm nhân sự; ngược lại, khi nhu cầu giảm, doanh nghiệp dễ dàng thu hẹp mà không phải đối mặt với vấn đề cắt giảm lao động.

Thứ năm, giảm thiểu rủi ro. Các nhà cung cấp BPO thường sở hữu hệ thống quản lý rủi ro toàn diện, từ bảo mật dữ liệu đến tuân thủ quy định. Hợp tác với một đối tác đáng tin cậy giúp doanh nghiệp giảm thiểu các nguy cơ liên quan đến O2C, đảm bảo hoạt động liên tục và bảo vệ thông tin nhạy cảm.

Bằng cách gia công quy trình, giao phó O2C cho đối tác, doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu suất mà còn đáp ứng tốt hơn kỳ vọng của khách hàng hiện đại. Đây là giải pháp tối ưu chi phí mà còn là cách để doanh nghiệp thích nghi với xu hướng hiện đại, nâng cao hiệu suất và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong thời đại số hóa.

AFusion có thể làm gì để tối ưu quy trình O2C?

AFusion hỗ trợ tự động hóa quy trình Order to Cash (O2C) bằng cách tối ưu các bước quan trọng như hóa đơn khách hàng, quản lý các khoản phải thu, thu tiền thanh toán và báo cáo dữ liệu.

Hệ thống trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, tự động nhập thông tin lên hệ thống, giảm thiểu sai sót khi lập hóa đơn. Đồng thời, AFusion giúp theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng về khoản phải thu và đối chiếu thanh toán tự động, đảm bảo dòng tiền được quản lý hiệu quả. Ngoài ra, giải pháp này còn cung cấp báo cáo và phân tích dữ liệu theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất thu hồi nợ và quản lý tài chính chặt chẽ hơn. Liên hệ với chúng tôi!