Resources > Blog > 43> Theo Dõi Hóa Đơn Mùa Cao Điểm: Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp F&B
Theo Dõi Hóa Đơn Mùa Cao Điểm: Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp F&B
Theo Dõi Hóa Đơn Mùa Cao Điểm: Giải Pháp Cho Doanh Nghiệp F&B
Thực trạng hệ thống theo dõi hóa đơn quen thuộc ở các doanh nghiệp mỗi mùa cao điểm:
Nửa cuối năm thường là thời điểm các doanh nghiệp đẩy mạnh chiến lược kinh doanh để hoàn thành mục tiêu doanh số. Ngành F&B cũng không ngoại lệ khi liên tục triển khai nhiều chương trình khuyến mãi, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm. Điều này kéo theo lượng hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua từ nhà cung cấp và các hợp đồng ngắn/dài hạn tăng lên đột biến. Chính vì vậy, khối lượng hóa đơn của doanh nghiệp vào mùa cao điểm trở nên quá lớn và khó kiểm soát.
Trong khi đó, số lượng nhân viên kế toán thường giữ nguyên, không tăng theo tỷ lệ tương ứng với khối lượng công việc thời vụ. Điều này khiến đội ngũ kế toán dễ bị quá tải, phải tăng ca làm thêm liên tục, làm ngày không đủ tranh thủ làm đêm chỉ để cố gắng kiểm soát tình trạng hóa đơn kịp thời
Việc theo dõi hóa đơn trong mùa cao điểm trở thành một áp lực lớn, thậm chí là “ác mộng” với nhân viên kế toán công nợ phải trả. Một quy trình theo dõi không tối ưu dễ dẫn đến hàng loạt vấn đề khó xử lý:
- Nhân viên kế toán không nắm rõ hóa đơn nào đã thanh toán, hóa đơn nào chưa, dẫn đến thất thoát dòng tiền hoặc thanh toán trùng lặp cho nhà cung cấp. Nguy hiểm hơn, sơ suất này có thể bị kẻ gian lợi dụng để rút tiền âm thầm mà doanh nghiệp khó phát hiện kịp thời.
- Công nợ phải trả không được theo dõi đúng hạn, gây chậm trễ trong thanh toán và làm tổn hại đến uy tín, quan hệ với nhà cung cấp.
- Hóa đơn dễ bị bỏ sót hoặc thất lạc nếu không có hệ thống lưu trữ, quản lý tập trung và khoa học.
- Việc theo dõi hóa đơn không chặt chẽ khiến bộ phận thu hồi công nợ luôn trong tình trạng bị động, ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tài chính và dòng tiền của doanh nghiệp.
Chia sẻ từ những doanh nghiệp F&B cho thấy: “Cuối năm, khối lượng đơn hàng tăng gấp ba nhưng nhân sự kế toán không thể theo kịp. Có những hóa đơn hơn 3 tuần chưa thu được tiền chỉ vì quên nhắc khách. Chúng tôi nhận ra rằng việc theo dõi hóa đơn bằng Excel đã không còn phù hợp.” Tương tự, một báo cáo của CFO cũng cho biết có đến 53% các nhà lãnh đạo tài chính và kế toán phàn nàn rằng việc thiếu tự động hóa đang làm tổn hại đến năng suất của họ, vì họ lãng phí thời gian vào các công việc thủ công, lặp đi lặp lại.
Mùa cao điểm đáng ra là cơ hội để doanh nghiệp tăng trưởng bứt phá, nhưng nếu không kiểm soát tốt khâu theo dõi hóa đơn và quy trình công nợ phải trả, nó sẽ trở thành giai đoạn đầy rủi ro và áp lực. Người chịu thiệt thòi đầu tiên chính là đội ngũ kế toán, những người ngày đêm tăng ca để “vá lỗi” cho quy trình.
Vậy bức tranh thực trạng nằm ở đây còn lỗi nằm ở đâu và làm sao để xử lý nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ở phần tiếp theo.
Công cụ theo dõi hóa đơn thủ công và lỗ hổng cần vạch trần
Khi khối lượng hóa đơn và công nợ phải trả tăng cao, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn những công cụ quen thuộc như Excel, Google Sheet hay thậm chí là ghi chép bằng tay để quản lý. Lý do đơn giản là vì… đã quen dùng. Tuy nhiên, trong một bối cảnh vận hành ngày càng phức tạp và tốc độ xử lý thông tin cần “thần tốc” như hiện nay, những công cụ này dần bộc lộ quá nhiều hạn chế. Hầu hết các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn vẫn phải sử dụng thủ công Microsoft Excel (Excel) để phân tích tài chính, báo cáo và các hoạt động khác. Một nghiên cứu về các CFO phát hiện ra rằng các nhóm tài chính thường xuyên phàn nàn về những trục trặc của Excel khi thực hiện công việc này:
Trước hết, Excel và các bảng tính không có khả năng cập nhật dữ liệu real-time khi theo dõi hóa đơn: đặc biệt là khi nhiều người cùng thao tác hoặc chỉnh sửa cùng lúc. Điều này dễ dẫn đến việc thông tin giữa các bộ phận bị lỗi, sai lệch báo cáo hoặc nghiêm trọng hơn là thanh toán sai thời hạn cho nhà cung cấp.
Tiếp theo, những công cụ thủ công này hoàn toàn không có khả năng cảnh báo tình trạng tự động: mỗi hóa đơn đến hạn đều phải được kiểm tra thủ công từng dòng, từng dòng. Công việc quá mất thời gian, dễ sai sót và gây áp lực cho nhân viên kế toán. Nhất là trong các đợt cao điểm cần theo dõi hóa đơn số lượng lớn như cuối năm. Theo
IFOL
, có đến 40% số người được khảo sát cho biết mối quan hệ của công ty họ với các nhà cung cấp đã trở nên căng thẳng do sự chậm trễ trong xử lý thanh toán, điều đó thật đáng lo ngại cho một mối quan hệ mong muốn được hợp tác lâu dài.
Không những vậy, tính năng làm việc nhóm gần như không tồn tại: trên Excel hay Google Sheet nếu không có quy trình quản lý chặt chẽ. Một người quên cập nhật, người khác ghi đè dữ liệu hoặc chỉnh sửa nhầm ô là chuyện “như cơm bữa”. Dữ liệu công nợ vì thế thiếu sự thống nhất, thậm chí phát sinh tranh cãi nội bộ khi không thể xác định ai là người cập nhật cuối cùng và chính xác nhất.
Vấn đề bảo mật cũng là một rủi ro lớn: file Excel dễ bị chỉnh sửa ngoài ý muốn, xóa nhầm hoặc rò rỉ thông tin nếu không được bảo vệ nghiêm ngặt. Trong môi trường làm việc từ xa hoặc chia sẻ qua email như hiện nay, nguy cơ lộ thông tin tài chính doanh nghiệp là hoàn toàn có thật.
Việc lọc, phân loại hoặc tìm kiếm hóa đơn theo ngày, theo khách hàng, theo trạng thái,... trên Excel cũng rất thủ công: nếu không được thiết lập macro hoặc hàm phức tạp, nhân viên kế toán sẽ phải làm đi làm lại cùng một thao tác - rất dễ gây kiệt sức và sai sót. Ảnh hưởng di truyền đến cả một hệ thống theo dõi hóa đơn của bộ phận kế toán công nợ.
Quan trọng nhất: những công cụ này vốn được thiết kế cho dữ liệu tĩnh, ít thay đổi. Chúng có thể phù hợp khi quy mô hóa đơn còn nhỏ, doanh nghiệp còn ít nhà cung cấp. Nhưng khi khối lượng hóa đơn tăng lên hàng trăm, hàng ngàn mỗi tháng thì Excel hay Google Sheet đơn giản là không đủ “lực” để gánh hệ thống vận hành.
Làm thế nào để theo dõi hóa đơn và thanh toán đúng cách?
Để nâng cao hiệu quả trong theo dõi hóa đơn và quản lý công nợ phải trả, các doanh nghiệp hiện nay không chỉ cần quy trình rõ ràng mà còn phải tận dụng các công nghệ tiên tiến. Một trong những bước quan trọng là áp dụng hóa đơn điện tử, giúp giảm thiểu giấy tờ, tăng tốc độ xử lý và lưu trữ dễ dàng, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong việc quản lý hóa đơn.
Công nghệ OCR (Optical Character Recognition) và IDP (Intelligent Document Processing) cũng là một lựa chọn phù hợp khi chúng ngày càng phổ biến trong việc tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn giấy hoặc PDF, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và giảm sai sót. Nhờ đó, nhân viên kế toán có thể theo dõi hóa đơn chính xác hơn, đồng thời cập nhật trạng thái công nợ phải trả liên tục, tránh chậm trễ hay bỏ sót.
Bên cạnh đó, việc áp dụng
automated bookkeeping
– tự động hóa công việc kế toán – giúp tự động đối chiếu, ghi nhận thanh toán và gửi cảnh báo khi hóa đơn đến hạn thanh toán.
Điều này không chỉ giảm bớt áp lực công việc cho đội ngũ kế toán mà còn đảm bảo quản lý công nợ phải trả hiệu quả,
giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
Tóm lại, kết hợp quy trình theo dõi hóa đơn truyền thống với các công nghệ hiện đại như IDP, OCR, hóa đơn điện tử hay
tự động hóa công nợ phải trả
là chìa khóa để doanh nghiệp quản lý theo dõi hóa đơn và công nợ phải trả hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro trong mùa cao điểm.
Thực hành giao diện tối ưu cho hệ thống theo dõi hóa đơn hiệu quả:
1. Tích hợp dễ dàng với hệ thống sẵn có (ERP, phần mềm kế toán…)
2. Giao diện trực quan, dễ dùng với cả nhân viên không chuyên công nghệ
Tất nhiên không phải ai trong bộ phận kế toán hay bộ phận thu mua cũng thành thạo công nghệ. Vì vậy, giao diện phần mềm cần được tối ưu để dễ hiểu, dễ thao tác, hạn chế bước rườm rà. Một phần mềm theo dõi hóa đơn tốt phải đảm bảo chỉ sau vài lần sử dụng, nhân viên đã có thể làm chủ các tính năng cơ bản như nhập liệu, lọc hóa đơn, theo dõi công nợ phải trả, kiểm tra hạn thanh toán hoặc xuất báo cáo. Giao diện thân thiện là yếu tố quan trọng để đẩy nhanh quá trình ứng dụng thực tế, đặc biệt trong bối cảnh mùa cao điểm cần triển khai nhanh và hiệu quả.
3. Cập nhật trạng thái hóa đơn real-time
Khả năng cập nhật trạng thái hóa đơn theo thời gian thực là yếu tố then chốt để duy trì tính minh bạch và độ chính xác trong quy trình quản lý công nợ phải trả. Khi theo dõi hóa đơn, việc biết chính xác từng hóa đơn đang ở trạng thái:
- Mới tạo
- Đã gửi
- Đến hạn
- Quá hạn
- Đã thanh toán
sẽ giúp kế toán đưa ra hành động kịp thời. Hơn nữa, dữ liệu real-time giúp ban lãnh đạo dễ dàng giám sát toàn bộ dòng tiền, phát hiện sớm những hóa đơn có nguy cơ bị chậm thanh toán và tránh tình trạng bị động với nhà cung cấp.
4. Tự động nhắc thanh toán (email/SMS nhắc lịch thanh toán)
5. Tính năng lọc/ sắp xếp/ thống kê nhanh theo khách hàng, hạn thanh toán, số tiền
6. Bảo mật cao, phân quyền rõ ràng
Việc quản lý dữ liệu của hóa đơn và thông tin nội bộ công nợ phải trả đòi hỏi mức độ bảo mật cao để tránh rò rỉ thông tin tài chính, sai lệch dữ liệu hoặc bị truy cập trái phép.
Đối với phần mềm tự động hóa công nợ phải trả,
AFusion
cung cấp cơ chế phân quyền rõ ràng theo từng vị trí: người nhập liệu, người kiểm tra, người duyệt và người xem báo cáo.
Ngoài ra, ngay tại
AFusion,
mọi thay đổi liên quan đến hóa đơn đều được ghi nhận và có nhật ký chỉnh sửa rõ ràng.
Điều này giúp giảm rủi ro từ bên trong và nâng cao sự minh bạch trong quản lý tài chính và sức khỏe dòng tiền tại doanh nghiệp.
7. Báo cáo tổng hợp và cảnh báo thông minh
8. Lưu trữ & truy xuất hóa đơn dễ dàng khi cần đối chiếu, kiểm toán
Mỗi hóa đơn là một chứng từ quan trọng liên quan đến công nợ phải trả. Việc lưu trữ không khoa học hoặc khó truy xuất sẽ khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian khi cần đối chiếu với nhà cung cấp hoặc phục vụ cho kiểm toán nội bộ. Một phần mềm theo dõi hóa đơn tốt phải cho phép lưu trữ trên cloud, tìm kiếm theo từ khóa hoặc bộ lọc, có tính năng gắn thẻ và ghi chú dễ hiểu. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống lưu trữ thông minh, đồng thời sẵn sàng cho bất kỳ cuộc kiểm toán nào trong tương lai.
Kết luận: Đầu tư một lần - tiết kiệm dài hạn
Mùa cao điểm không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp bứt tốc doanh thu, mà còn là thời điểm kiểm tra năng lực vận hành của toàn bộ hệ thống, đặc biệt là bộ phận kế toán. Nếu không có công cụ phù hợp để theo dõi hóa đơn và quản lý công nợ phải trả, thì chính đội ngũ nhân sự của bạn - những người đang tăng ca hằng đêm - sẽ là người gánh chịu hậu quả đầu tiên.
Từ việc quá tải xử lý thủ công, dễ nhầm lẫn thông tin, đến rủi ro thất thoát tài chính và ảnh hưởng uy tín với nhà cung cấp, tất cả đều bắt nguồn từ một hệ thống theo dõi hóa đơn cũ kỹ, lỗi thời. Đã đến lúc doanh nghiệp cần mạnh dạn chuyển đổi sang những phần mềm tự động hóa chuyên biệt, tích hợp công nghệ như OCR, IDP, hóa đơn điện tử và automation bookkeeping.
Bạn có thể trao đổi thêm với AFusion để chúng tôi có thể hỗ trợ doanh nghiệp bạn bằng giải pháp phù hợp nhất. Việc đầu tư vào một giải pháp theo dõi hóa đơn hiệu quả không chỉ là lời giải cho bài toán công nợ phải trả mùa cao điểm, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài chính vững chắc, minh bạch và sẵn sàng tăng trưởng bền vững.
Previous Post
Next Post
