Tự Động Hóa Hóa Đơn:
Tương Lai Bắt Đầu Từ Hôm Nay
Bạn hãy thử nhìn lại quy trình xử lý hóa đơn và thanh toán ở công ty mình xem, có phải dạo này nó cứ... chậm chạp, vướng víu ở đâu đó đúng không? Theo CFO, 53% các nhà lãnh đạo tài chính và kế toán cho biết họ đã lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ lặp đi lặp lại chỉ vì thiếu tự động hóa. Vì thế, điều đó làm tổn hại nghiêm trọng đến năng suất của doanh nghiệp.
Bạn có thấy viễn cảnh đang xảy ra giống doanh nghiệp mình không? Nếu bạn đang thấy hình ảnh này quen quen với doanh nghiệp của mình, thì bạn cũng đừng lo lắng quá. Vì trong bài viết này, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn về lợi ích và những lầm tưởng của tự động hóa hóa đơn. Từ đó, bạn có thể hiểu rõ hơn và đưa ra quyết định thay đổi vượt bậc. Thật may mắn vì bạn không phải chờ đến tương lai xa xôi để sửa nó, mà hãy bắt đầu ngay từ bây giờ, từ chính những quyết định thay đổi nhỏ của bạn đấy.
Tự Động Hóa Hóa Đơn - Vận Hành Không Chạm Là Như Thế Nào?
Tự động hóa hóa đơn chính là phương pháp sử dụng công nghệ để tự động hóa và hợp lý hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn. Bạn có thể hiểu theo cách đơn giản hơn thì đây là cách để kế toán viên giao những công việc lặp đi lặp lại cho máy móc xử lý. Và điều bất ngờ là hầu như toàn bộ quy trình hóa đơn từ A đến Z đều không cần đụng tay vào đánh máy thủ công. Nó bao gồm việc hợp lý hóa quy trình tiếp nhận, xác thực, phê duyệt cho đến việc thanh toán hóa đơn. Bất cứ doanh nghiệp nào có hóa đơn mua-bán hàng hóa cần xử lý thì đều cần đến quy trình xử lý hóa đơn này. Một số lĩnh vực đang áp dụng tốt việc tự động hóa này phải kể đến: bán lẻ, phân phối thực phẩm, các nhà hàng, chuỗi đồ uống hay logistics.
Quy trình của tự động hóa hóa đơn đó là một hóa đơn được gửi vào email hoặc hệ thống => tự động xử lý => đưa vào kế toán nội bộ mà không cần thao tác thủ công nào. Bên dưới là từng bước cụ thể của quy trình thủ công này:
Tuy quy trình tự động hóa hóa đơn không quá khó hiểu, nhưng vẫn còn nhiều người hay nhầm giữa tự động hóa hóa đơn với hóa đơn điện tử (e-invoice). Thực ra, hóa đơn điện tử chỉ là hóa đơn dạng số hóa, nó được lập ra và lưu trữ trên điện toán đám mây thay vì lưu trữ bằng giấy như doanh nghiệp bạn vẫn đang sử dụng. Việc dùng hóa đơn điện tử tiện thì có tiện, nhưng vẫn cần có nhân viên kế toán trực tiếp xử lý. Còn đối với tự động hóa hóa đơn thì đây được xem như bước tiến vượt bậc hơn khi nó tự động làm hết mọi thứ, từ đọc thông tin, phân loại hóa đơn cho đến thanh toán, không cần nhân viên phải can thiệp quá sâu. Vì vậy, bạn đừng nhầm lẫn mà hãy hiểu rõ rằng hóa đơn điện tử chỉ là 1 bước trong quy trình tự động hóa hóa đơn, hay nói một cách dễ nhớ thì hóa đơn điện tử là “xe đạp điện”, còn tự động hóa hóa đơn là “xe hơi tự lái” vậy!
Tối Ưu Thời Gian Và Ngân Sách:
Xử Lý Nhanh, Không Còn Cảnh Kẹt Hóa Đơn Cuối Tháng:
Đối với nhân viên kế toán, khoảng thời gian vất vả nhất thường rơi vào cuối tháng, cuối quý. Đó là lúc mà hàng loạt hóa đơn đổ về cùng lúc, trong khi quy trình xử lý thủ công lại không thể theo kịp. Việc chậm trễ một khâu nhỏ cũng có thể làm tắc nghẽn cả hệ thống. Hóa đơn bị tồn đọng, việc xử lý trở nên gấp gáp, khiến đội ngũ kế toán luôn rơi vào trạng thái “chạy nước rút”.
Ngược lại, khi doanh nghiệp áp dụng quy trình tự động hóa hóa đơn, mọi bước từ việc nhận, kiểm tra cho đến lưu trữ đều được thực hiện nhanh hơn gấp 3 đến 5 lần so với xử lý thủ công. Không chỉ tiết kiệm thời gian, tự động hóa còn giảm đáng kể sai sót và giúp quy trình thanh toán diễn ra suôn sẻ, đúng hạn.
Và điều tuyệt vời nhất đó chính là hình ảnh kế toán ngồi lọc từng file Excel, mồ hôi nhễ nhại vì deadline, sẽ dần biến mất. Thay vào đó là một quy trình tinh gọn, hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất ổn định mà không còn phụ thuộc vào những “cuộc đua nước rút” cuối tháng nữa.
Giảm Lỗi Sai, Tăng Độ Chính Xác Và Minh Bạch:
Khi thực hiện tự động hóa hóa đơn, robot sẽ nói 3 không “không quên, không mỏi, không lơ là công việc”. Ngược lại thì khi con người làm, theo khảo sát của IFOL, thách thức lớn nhất chiếm 51,4% trong quy trình công nợ phải trả chính là việc phải nhập dữ liệu thủ công quá nhiều. Thật vậy, rất khó tránh khỏi sai sót, nhất là khi phải xử lý hàng trăm, hàng ngàn hóa đơn mỗi ngày, mỗi tuần. Việc phân bổ nhiệm vụ nhân viên nào duyệt bước nào, sửa sai ở đâu, vào thời gian nào - tất cả đều có quy trình tự động hóa hóa đơn lo hết. Mọi thứ đều sẽ trở nên minh bạch, không còn cảm giác “lơ mơ” không biết ai chỉnh sửa, ai chịu trách nhiệm nữa.
Không Thất Lạc, Không Rơi Rớt Hóa Đơn
Trong quy trình xử lý hóa đơn thủ công, chuyện thất lạc một vài hóa đơn gần như là điều không tránh khỏi. Đôi khi là gửi nhầm email, lúc thì lưu sai thư mục, hoặc tệ hơn là để quên một hóa đơn ở đâu đó đến khi đã quá hạn mới phát hiện ra. Theo báo cáo từ IFOL, có tới 34,3% kế toán viên thừa nhận rằng việc kiểm soát quá nhiều tài liệu giấy chính là thách thức lớn thứ hai trong quy trình công nợ phải trả hiện tại. Và điều này hoàn toàn dễ hiểu – vì càng nhiều giấy tờ, nguy cơ thất lạc, sai sót hay chậm trễ càng cao.
Nhưng tin vui đó chính là doanh nghiệp không cần phải loay hoay mãi với đống giấy tờ đó nữa. Khi áp dụng tự động hóa quy trình hóa đơn, toàn bộ dữ liệu được gom về một hệ thống khép kín, có tổ chức rõ ràng. Mỗi hóa đơn sẽ được theo dõi xuyên suốt từ lúc nhận đến khi thanh toán, không còn chuyện “mất hút giữa đường”. Bạn cũng sẽ không còn phải đi lục từng email, tra lại từng thư mục hay gọi điện hỏi bên mua hàng chỉ để xác minh một hóa đơn nhỏ. Mọi thứ đều có thể truy xuất nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, giảm áp lực và quan trọng là giúp quy trình kế toán vận hành mượt mà hơn hẳn.
Gian Lận Cũng Khó Mà Lọt Lưới:
Câu chuyện “tinh chỉnh số liệu”, thêm hóa đơn ngoài lề hay duyệt thông tin một cách qua loa sẽ không còn dễ dàng bị qua mặt nữa. Hệ thống tự động hóa hóa đơn sẽ lưu lại mọi thao tác, phân quyền rõ ràng, nếu nhân viên kế toán muốn sửa bất cứ thứ gì thì đều phải có lưu lại dấu vết. Nhờ đó, hạn chế tối đa gian lận nội bộ và bạn có thể yên tâm rằng mỗi đồng đi ra đều có lý do rõ ràng, không ai qua mặt được.
Vận Hành Nhanh Gọn, Dễ Mở Rộng Khi Cần
Khi quy trình vận hành trơn tru, doanh nghiệp không cần phải tốn thêm nhân lực chỉ để nhập liệu hay theo dõi hóa đơn một cách thủ công nữa. Điều này không chỉ giúp giảm tải cho bộ phận kế toán mà còn nâng cao hiệu suất làm việc một cách tối ưu cực kỳ hiệu quả. Theo báo cáo từ PYMNTS, có tới 95% doanh nghiệp đã triển khai tự động hóa quy trình công nợ phải trả khẳng định rằng hệ thống này giúp họ xử lý chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều so với trước kia. Trong tương lai, khi doanh nghiệp bạn phát triển, khối lượng hóa đơn tăng lên theo, thì hệ thống tự động vẫn có thể chạy tốt mà không đòi hỏi nâng cấp liên tục hay phải tái đào tạo cả đội ngũ. Chỉ cần thiết lập bài bản ngay từ đầu, sau đó mọi thứ sẽ vận hành ổn định, tự động, chính xác và tiết kiệm thời gian lẫn chi phí về lâu dài.
Rào Cản Và Hiểu Lầm Thường Gặp Khi Áp Dụng Tự Động Hóa Hóa Đơn
-
Thứ Nhất, Sợ Tốn Tiền Đầu Tư Với Chi Phí Rất Cao
Có khá nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị vừa và nhỏ, vẫn nghĩ rằng tự động hóa hóa đơn là một khoản đầu tư quá đắt, chỉ phù hợp với các tập đoàn lớn có ngân sách mạnh. Thực tế cho thấy hiện nay việc kinh doanh công nghệ đã thay đổi rất nhiều. Các nền tảng tự động hóa đang cung cấp thêm những gói dịch vụ linh hoạt theo mô hình “trả theo mức dùng”. Điều đó cho phép tổ chức chỉ cần chi trả theo số lượng hóa đơn thực tế xử lý mỗi tháng. Bên cạnh đó, nhiều giải pháp cũng hỗ trợ triển khai theo từng giai đoạn nhỏ, giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí ban đầu và đánh giá hiệu quả rõ ràng trước khi mở rộng. Vì vậy, việc “sợ tốn tiền” giờ đây không còn là một trong những lý do hợp lý để doanh nghiệp của bạn trì hoãn chuyển đổi nữa.
-
Thứ Hai, Sợ Khó Tích Hợp Vào Hệ Thống Đang Sử Dụng:
Ngoài nỗi lo về chi phí, việc e ngại rằng áp dụng tự động hóa sẽ làm gián đoạn hệ thống hiện có cũng là một rào cản của việc quyết định tự động hóa. Khiến cho đội ngũ kế toán của bạn mất thêm thời gian làm quen hoặc phải thay đổi toàn bộ phần mềm đang dùng. Thực tế thì các giải pháp tự động hóa hóa đơn hiện nay đã được thiết kế để tích hợp với các phần mềm kế toán hoặc ERP như SAP, Oracle hay thậm chí là các hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. Chính vì thế, doanh nghiệp có thể triển khai tự động hóa từng bước mà không làm xáo trộn quy trình vận hành hiện tại và không gây áp lực thay đổi chóng mặt cho nhân sự.
-
Thứ Ba, Sợ Mất Quyền Kiểm Soát Và Rò Rỉ Thông Tin Nội Bộ:
Khi hệ thống xử lý mọi thứ, chắc hẳn các CFO sẽ e ngại việc khó giám sát được tình trạng hóa đơn và rủi ro lộ thông tin có thể tăng lên. Tuy nhiên sự thật lại hoàn toàn ngược lại. Các nền tảng tự động hóa cung cấp khả năng kiểm soát chặt chẽ hơn nhờ vào nhật ký thao tác. Cụ thể, ta có thể xem được ai đã làm gì, vào thời gian nào và điều chỉnh ở bước nào. Từng hóa đơn đều có thể được truy vết và đối chiếu một cách chính xác và chuẩn chỉnh. Đồng thời, dữ liệu cũng được bảo vệ với phân quyền người dùng rõ ràng, giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro từ thao tác thủ công của nhân viên kế toán như in nhầm, gửi nhầm hoặc làm thất lạc thông tin.
-
Thứ Tư, Sợ Quy Trình Tự Động Hóa Sẽ Mất Thời Gian - Để Làm Quen Với Công Cụ Mới Phức Tạp
Trong khi bộ phận kế toán đã quen thao tác thủ công hoặc những phần mềm truyền thống. Không ít doanh nghiệp phải chùn bước vì lo sợ rằng các kế toán viên của mình sẽ phải học thêm quá nhiều kiến thức mới, quy trình mới, công cụ mới. Tuy nhiên với AFusion, chúng tôi luôn ưu tiên thiết kế nền tảng tối giản và thân thiện với người dùng giúp quá trình thao tác nhanh gọn và dễ dàng hơn. Giao diện dễ sử dụng, được hướng dẫn thao tác rõ ràng, thậm chí có thể tích hợp với quy trình hiện tại của doanh nghiệp để người dùng không phải thay đổi hoàn toàn cách làm việc quen thuộc.
Tự Động Hóa Không Phải Là Câu Chuyện Xa Vời
Tự động hóa không còn là câu chuyện của vài năm tới - mà là điều các doanh nghiệp cần phải làm ngay hôm nay. Từ các tập đoàn lớn đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhiều đơn vị đã triển khai tự động hóa hóa đơn để tăng tốc thời gian xử lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí và quản lý tài chính hiệu quả hơn. Theo The CFO, 79% giám đốc tài chính được khảo sát cho biết số hóa quy trình tài chính là ưu tiên hàng đầu cho thành công của họ. Lợi thế cạnh tranh của thời đại này không phải chỉ nằm ở giá hàng hóa nữa,
mà còn đến từ tốc độ xử lý và tính minh bạch trong kinh doanh. Doanh nghiệp nào chi ngân sách đúng, kiểm soát tốt và thanh toán đúng hạn sẽ dễ dàng được đối tác tin tưởng hơn, đồng thời cũng giúp chính doanh nghiệp mình kiểm soát dòng tiền ổn định hơn.
Chậm một ngày có thể mất đi một cơ hội, hãy liên hệ với AFusion ngay hôm nay. Chúng tôi có thể giúp bạn như cách mà chúng tôi đang làm với các đối tác uy tín với quy mô lớn trong ngành F&B của mình. Đừng chờ đợi đến khi mọi người đều chuyển đổi thì bạn mới bắt đầu làm theo - vì hiệu quả của ngày mai phụ thuộc vào cách bạn xử lý hóa đơn ngày hôm nay. Với AFusion, chúng tôi cung cấp quy trình theo chuẩn công nghệ RPA và IDP hàng đầu cho quy trình công nợ phải trả của doanh nghiệp bạn.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam