Invoice Automation In The Food And Beverage Industry

Tự Động Hóa Hóa Đơn Trong Ngành Thực Phẩm Và Đồ Uống

Ngành thực phẩm & đồ uống (F&B) giống như một cuộc đua không ngừng nghỉ. Mỗi ngày, doanh nghiệp phải đối mặt với đủ thứ yêu cầu khắt khe: nào là nguyên liệu phải luôn tươi mới, nào là đơn hàng cần đến kho đúng giờ, dòng tiền phải vận hành trơn tru và đặc biệt là nhà cung cấp luôn cần sự an tâm tuyệt đối khi giao hàng cho doanh nghiệp. Nhưng hãy thử dừng lại và nhìn vào quy trình vận hành của bạn một chút nhé. Hãy nhìn xem bộ phận kế toán của bạn có đang căng mình xử lý hàng trăm hóa đơn giấy mỗi ngày hay không? Có phải họ đang phải kiểm tra từng con số, từng chữ ký với thông tin đến từ hàng chục nhà cung cấp, đôi khi còn được ghi bằng nhiều thứ tiếng khác nhau hay không?

Nếu bạn thấy quen quen, thì xin chia buồn – doanh nghiệp của bạn đang ở thế bất lợi. Trong một thị trường F&B đầy cạnh tranh, nơi giá cả nguyên liệu biến động liên tục và biên lợi nhuận thì ngày càng mỏng, việc xử lý công nợ chậm trễ hoặc thiếu chính xác có thể kéo theo chậm cả dây chuyền vận hành.

Đó chính là lúc tự động hóa trong ngành F&B phát huy sức mạnh của mình. Giải pháp này không cần phô trương, nhưng hiệu quả thì rất rõ ràng. Việc tự động hóa công nợ phải trả cho ngành F&B giúp doanh nghiệp gỡ bỏ gánh nặng giấy tờ, đẩy nhanh quy trình phê duyệt, kiểm soát ngân sách tốt hơn. Và đặc biệt là tự động hóa trong ngành F&B sẽ giữ cho chuỗi cung ứng luôn liền mạch, điều mà hầu hết các nhà kinh doanh F&B đều mong muốn. Dòng tiền vì thế cũng trở nên ổn định hơn, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào mục tiêu tăng trưởng.

Những Thách Thức Kế Toán Phải Trả Trong Ngành F&B

Ngành F&B vốn dĩ đã đầy biến động. Tính thời vụ rõ rệt, hàng tồn kho thì dễ hư hỏng thối rữa, mối quan hệ với nhà cung cấp lại nhiều tầng phức tạp. Chưa dừng lại ở đó, giá cả của thực phẩm lên xuống theo thị trường và hàng loạt yêu cầu tuân thủ chặt chẽ khác khiến cho việc kiểm soát chi phí và vận hành tài chính trở thành một bài toán đau đầu. Trong bối cảnh đó, bộ phận kế toán phải trả đóng vai trò như một “mắt xích thầm lặng”. Nhưng lại cực kỳ quan trọng trong việc giữ cho toàn bộ dây chuyền hoạt động không bị gián đoạn.

Một trong những thách thức lớn của kế toán trong công ty F&B là những chồng hóa đơn thường xuyên đổ về từ nhiều địa điểm, nhiều bộ phận, thậm chí là nhiều quốc gia. Điều đó khiến cho quy trình nhập liệu và đối chiếu bằng tay trở nên quá tải hơn gấp nhiều lần. Chắc hẳn bạn quá rõ vấn đề đôi khi chỉ cần xảy ra một lỗi nhỏ cũng có thể khiến thanh toán bị chậm, ảnh hưởng đến mối quan hệ với nhà cung cấp, kéo theo hàng loạt hệ lụy trong chuỗi cung ứng. Trong khi đó, các doanh nghiệp F&B luôn mong muốn vừa đảm bảo biên lợi nhuận. Song song với đó là giữ chân nhà cung cấp bằng những cam kết thanh toán minh bạch, đúng hạn.

Và đó chính là điểm nghẽn: việc xử lý hóa đơn thủ công đang dần trở thành một gánh nặng thật sự. Khiến cho nhiều kế toán công nợ nản trí và bắt đầu rời bỏ ngành nghề thủ công này gây ra sự thiếu hụt nhân sự đáng lo ngại. Và thách thức đó có thể hoàn toàn xóa bỏ khi doanh nghiệp sử dụng tự động hóa quy trình công nợ phải trả cho ngành F&B. Theo báo cáo năm 2024, trong ngành F&B có đến 78% các doanh nghiệp đang tận dụng tự động hóa để giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động.

Một vài “nỗi đau” quen thuộc mà bất kỳ kế toán nào trong ngành F&B cũng thấu hiểu khi chưa áp dụng tự động hóa trong ngành F&B:

Số lượng hóa đơn khổng lồ và tần suất giao dịch cao, đặc biệt là với những chuỗi nhà hàng, cửa hàng bán lẻ hoặc nhà máy sản xuất lớn, bộ phận kế toán thường xuyên bị “ngợp” trong đống hóa đơn giấy cần xử lý mỗi tuần.
Nhà cung cấp đa dạng, yêu cầu xử lý nhanh với hàng chục đến hàng trăm nhà cung cấp nguyên liệu, bao bì, dịch vụ vận chuyển. Mỗi nhà cung cấp lại có cách gửi hóa đơn, thời gian thanh toán và điều khoản khác nhau, đòi hỏi đội ngũ kế toán phải cực kỳ linh hoạt và phản ứng nhanh.
Rủi ro thất thoát tài chính khi xử lý thủ công. Không chỉ dừng lại ở việc mất thời gian, xử lý thủ công còn dễ dẫn đến sai sót, thanh toán nhầm, thậm chí gian lận nội bộ. Và đôi khi, chỉ cần một hóa đơn bị “lọt” khỏi mắt kế toán cũng đủ để tạo ra một lỗ hổng ngân sách lớn.

Tự Động Hóa Công Nợ Phải Trả Giải Quyết Bài Toán F&B Như Thế Nào?

Để vận hành một doanh nghiệp F&B trơn tru, phía sau quầy bar hay bếp nấu phải là một hệ thống kế toán mạnh mẽ. Thậm chí là không để sót một đồng chi phí nào và đặc biệt là luôn “bắt nhịp” kịp với tốc độ kinh doanh ngoài thị trường với các giải pháp tự động hóa cho ngành F&B như sau đã được áp dụng bởi nhiều ông lớn trong ngành:

Tự Động Hóa Nhập Liệu Hóa Đơn OCR - IDP

Khi mà OCR xuất hiện, kế toán công nợ không còn chuyện ngồi gõ từng dòng hóa đơn vào phần mềm nữa. Mà thay vào đó, khi doanh nghiệp áp dụng tự động hóa trong ngành F&B với công nghệ OCR (nhận diện ký tự quang học) sẽ tự động “đọc” hóa đơn từ email, scan thông tin,... Hay thậm chí cao cấp hơn là công nghệ IDP với tính năng vượt trội hơn OCR, dù là hóa đơn viết tay bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Thái hay hóa đơn điện tử phức tạp, hệ thống của AFusion đều có thể xử lý nhanh gọn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm hẳn sai sót so với việc kế toán công nợ ngồi nhập tay từng chữ một.

So Khớp Đơn Hàng – Hóa Đơn – Biên Nhận (3 way matching)

Thay vì ở quy trình thủ công, kế toán công nợ sẽ phải ngồi đối chiếu từng dòng thông tin giữa đơn đặt hàng (PO), hóa đơn và phiếu giao hàng thì hệ thống tự động hóa trong ngành F&B sẽ làm việc này một cách tự động. Nếu có sự sai lệch về giá, số lượng, thuế hay mã sản phẩm thì tất nhiên hệ thống tự động hóa công nợ phải trả sẽ lập tức cảnh báo đến cho máy chủ. Khi đó, nhân viên kế toán công nợ sẽ nhanh chóng nhìn nhận ra vấn đề mà không cần tốn quá nhiều thời gian điều tra. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa tránh được sai sót thanh toán, vừa kiểm soát được chất lượng giao dịch với nhà cung cấp.

Cảnh Báo Gian Lận Và Kiểm Soát Ngân Sách Theo Thời Gian Thực

Hệ thống tự động hóa công nợ phải trả có thể nhận diện các hóa đơn trùng lặp, hóa đơn vượt ngân sách hoặc những giao dịch bất thường. Nhờ khả năng theo dõi theo thời gian thực, đội ngũ tài chính luôn có cái nhìn rõ ràng về tình hình chi tiêu, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định điều chỉnh hoặc cảnh báo sớm nếu phát hiện bất thường nhờ áp dụng tự động hóa trong ngành F&B. Đây là lớp “bảo vệ” thầm lặng giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro thất thoát không đáng có.

Tích Hợp Với ERP Để Đồng Bộ Vận Hành

Một điểm cộng cực lớn của quy trình công nợ phải trả khi tự động hóa trong ngành F&B có thể kể đến chính là khả năng kết nối mượt mà với hệ thống ERP mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này đảm bảo mọi dữ liệu từ bán hàng, nhập kho, kiểm hóa đơn cho đến thanh toán đều nằm trong cùng một dòng chảy. Giúp doanh nghiệp tránh đứt gãy thông tin giữa các bộ phận. Kết quả chuyển mình khi áp dụng tự động hóa trong ngành F&B dễ thấy nhất là khi kế toán không phải “chạy vòng vòng” hỏi thông tin, còn quản lý thì có ngay báo cáo tổng hợp bất kỳ lúc nào cần.

Bài Toán Thực Tế Tại Highlands Coffee

Là một trong những chuỗi F&B lớn nhất Việt Nam, Highlands Coffee phải xử lý một khối lượng hóa đơn đầu vào khổng lồ mỗi ngày. Trung bình hơn 600 hóa đơn được gửi đến mỗi ngày – đây là một con số không hề nhỏ. Và tất nhiên, mỗi hóa đơn đều cần được xác thực với đơn đặt hàng (PO), kiểm tra lại tính hợp lệ trên hệ thống ERP, rồi nhập liệu chính xác để phục vụ công nợ, lưu trữ, báo cáo và kiểm toán.

Thế nhưng hãy dừng lại một chút và nhìn xem, toàn bộ quy trình này lại đang được thực hiện hoàn toàn thủ công. Mọi thứ gần như xoay quanh... một tờ hóa đơn giấy khiến nhân viên kế toán uể oải và nản lòng. Hàng trăm tờ mỗi ngày, chồng chất lên nhau, khiến phòng kế toán chỉ cần nhìn thôi cũng thấy mệt mỏi, ngán ngẩm. Dù quy trình nào cũng phải qua các bước: xác thực – đối chiếu – nhập liệu, nhưng khổ nỗi mỗi phòng ban lại làm mỗi kiểu khác nhau. Đúng vậy, khi làm thủ công thì không có quy trình thống nhất, dẫn đến chậm trễ, sai sót liên tục và kiểm soát lỏng lẻo. Và giải pháp có thể cứu cánh ngay lúc này đó chính là tự động hóa nhập liệu hóa đơn - giảm thiểu nhập dữ liệu thủ công và mang lại sự nhất quán cho các phòng ban. Quả thật, tình hình thay đổi hoàn toàn sau khi Highlands Coffee hợp tác với AFusion.

Cụ thể:

Toàn bộ hơn 600 hóa đơn/ngày được tự động xử lý hoàn toàn.
Thời gian xử lý hóa đơn giảm còn 1/3 so với trước.
Sai sót từ việc đối chiếu thủ công gần như được loại bỏ - 99% hóa đơn được xử lý thành công.
Đảm bảo đóng sổ đúng hạn mỗi kỳ, kể cả vào mùa cao điểm.
Tăng cường kiểm soát, minh bạch và sẵn sàng cho kiểm toán bất cứ lúc nào.

Nhưng điều đáng giá nhất không nằm ở những con số khi áp dụng tự động hóa trong ngành F&B. Mà giờ đây, đối tác của chúng tôi đã có một nền tảng vận hành đủ mạnh để mở rộng quy mô mà không phải lo lắng nữa. Khi quy trình kế toán được chuẩn hóa và vận hành trơn tru, họ không còn phải bối rối mỗi khi mở thêm cửa hàng, thay đổi nhà cung cấp hay điều chỉnh quy trình nội bộ.

Mọi thứ cứ thế mà chạy – không còn phải "chạm tay" vào hệ thống kế toán cũ kỹ, chồng chất lỗi nữa bởi giờ đây đã có tự động hóa lo liệu rồi. Vì suy cho cùng, một bộ máy kế toán gọn gàng không chỉ giúp tiết kiệm chi phí. Nó còn mang lại sự linh hoạt để ứng phó với thị trường đang thay đổi từng ngày. Và hơn hết, giúp doanh nghiệp phối hợp mượt mà hơn với các đối tác của mình - những người đang góp phần giữ cho chuỗi cung ứng vận hành suôn sẻ từng ngày. Tất cả là nhờ có sự sáng suốt và áp dụng tự động hóa trong ngành F&B đúng thời điểm.

Afusion Có Thể Giúp Gì Cho Doanh Nghiệp F&B?

Tại AFusion, chúng tôi hiểu rõ một điều: ngành F&B không có chỗ cho sự chậm trễ. Khi nguyên liệu cần được giao trước 6 giờ sáng và cửa hàng phải đóng sổ kế toán trước 10 giờ tối, thì bất kỳ sự trì hoãn nào ở khâu kế toán công nợ phải trả cũng có thể kéo theo hiệu ứng domino làm gián đoạn toàn bộ chuỗi vận hành. Chính vì vậy, chúng tôi đã phát triển iAutobot – nền tảng tự động hóa công nợ phải trả được “đo ni đóng giày” cho việc tự động hóa trong ngành F&B cho các doanh nghiệp.

Với iAutobot, toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn được tự động hóa từ A đến Z: từ việc tải hóa đơn điện tử trên cổng thuế, đọc dữ liệu bằng OCR, đến so khớp với đơn hàng và ghi nhận vào ERP. Tất cả đều hoàn toàn không cần bất kỳ một thao tác thủ công nào. Nền tảng này cũng hỗ trợ quy trình phê duyệt linh hoạt, phù hợp với mô hình chuỗi nhiều chi nhánh. iAutobot còn giúp chuẩn hóa nghiệp vụ kế toán, giảm phụ thuộc hơn, đặc biệt hữu ích trong môi trường mà mỗi cửa hàng thường xử lý theo một cách khác nhau.

Khác với các phần mềm kế toán chung chung, iAutobot được xây dựng dựa trên trải nghiệm thực tế từ các chuỗi F&B lớn tại các nước Đông Nam Á mà chúng tôi đã thực hiện, nơi xử lý hàng trăm hóa đơn mỗi ngày dưới áp lực thời gian và kiểm soát khắt khe. Nền tảng tự động hóa trong ngành F&B này còn có khả năng tự động tương tác với cổng hóa đơn điện tử quốc gia – bao gồm cả việc xử lý captcha, điều mà phần mềm ngoại khó đáp ứng.

iAutobot cũng tích hợp mượt mà với các hệ thống ERP phổ biến như NetSuite, SAP hay các giải pháp nội bộ, đồng thời hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa định dạng hóa đơn và xử lý mã hóa đầu cuối. Và cuối cùng, chúng tôi không chỉ cung cấp phần mềm, mà chúng tôi luôn đồng hành với doanh nghiệp của bạn để tái thiết quy trình công nợ phải trả theo cách linh hoạt, không ép buộc thay đổi mà cùng tối ưu. Với kinh nghiệm đã có cùng Highlands Coffee và nhiều thương hiệu F&B lớn khác, AFusion tự tin giúp bạn biến quy trình tự động hóa công nợ phải trả thành kết quả thực tế – nhanh gọn, chính xác và bền vững.