Làm thế nào để ngăn chặn việc thanh toán trùng lặp hóa đơn?
Hóa đơn trùng lặp là gì?
Hóa đơn được gọi là trùng lặp khi một hóa đơn có quá nhiều bản sao và được phát hành cho cùng 1 giao dịch với cùng 1 nhà cung cấp nhất định. Các doanh nghiệp khi giao dịch thì có thể nhận được hóa đơn trùng lặp và thanh toán cùng 1 hóa đơn nhiều lần, với sửa đổi khác biệt rất nhỏ như số hóa đơn, ngày, số tiền hoặc thậm chí là mô tả hóa đơn. Lỗi trùng lặp này có thể do nhập dữ liệu thủ công gây ra hoặc có thể nghiêm trọng hơn nếu như nó do con người cố ý gian lận hóa đơn.
Việc kế toán công nợ phát hiện ra các hóa đơn trùng lặp là điều vô cùng cần thiết đối với mỗi công ty để tránh phải thanh toán nhiều lần gây ra tình trạng thất thoát hay rò rỉ chi tiêu. Trong trường hợp doanh nghiệp bạn bỏ sót hoặc không để ý đến, nhóm AP của bạn sẽ không ngờ được rằng mình đang thanh toán gấp đôi số tiền so với bình thường hoặc đang bị lừa đảo.
Nguyên nhân nào dẫn đến trùng lặp hóa đơn?
Theo báo cáo của Văn phòng Kiểm toán Tiểu bang Washington, các tổ chức kinh doanh đã thực hiện thanh toán trùng lặp từ 0,8-2% dựa trên tổng số tiền cần thanh toán của họ trong mỗi năm. Thật vậy, hóa đơn trùng lặp có thể xảy ra bởi vô vàn những nguyên nhân khác nhau, việc mỗi doanh nghiệp tìm hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề là rất quan trọng. Nhằm mục đích chính tìm ra giải pháp hiệu quả và tránh rủi ro tổn thất tài chính. ALT: Nguyên nhân dẫn đến trùng lặp hóa đơn
Lỗi do nhập dữ liệu thủ công
Lỗi nhập liệu thủ công là sai sót phổ biến nhất do con người gây ra. Lý do xảy ra lỗi này là bởi vì khối lượng thông tin nhập liệu quá nhiều mà nhân viên kế toán thì không thể đáp ứng nổi. Ngoài ra, khối lượng hóa đơn thủ công chất chồng khiến cho nhóm AP mất tinh thần, khó tập trung vào nhiệm vụ dẫn đến sự chán nản và sai sót không đáng có. Có đôi khi, lỗi nhập liệu cũng sẽ vô tình xảy ra khi nhân viên kế toán công nợ không kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn hoặc họ thao tác lặp đi lặp lại nhiều lần do nhầm lẫn của bản thân và chỉnh sửa thông tin.
Lỗi do xác thực dữ liệu không đầy đủ
Lỗi này sẽ xảy ra khi doanh nghiệp của bạn chưa có một quy trình kiểm tra và đối chiếu hóa đơn chặt chẽ, lưu trữ tài liệu một cách chuẩn xác. Hậu quả của nó là khiến cho việc phát hiện hóa đơn trùng lặp khó khăn hơn. Để khắc phục hậu quả này, doanh nghiệp của bạn nên đưa ra giải pháp xây dựng một hệ thống khớp lệnh 3 chiều dễ dàng vận hành và kiểm soát hơn.
Mặc dù khá hiếm gặp nhưng đôi khi các phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản lý hóa đơn cũng gặp phải sự cố kỹ thuật khiến cho hóa đơn khi tải về phần mềm sẽ bị lưu trữ nhiều lần trong nhiều tệp tin khác nhau. Bên cạnh đó, việc trùng lặp còn có thể xảy ra khi nhà cung cấp hoặc đơn vị mua hàng đã điều chỉnh số lượng hàng hóa sau khi ký kết hợp đồng khiến nhân viên kế toán dễ nhầm lẫn là hai hóa đơn thay vì một như hợp đồng đã ký kết trước đó.
Lỗi do hệ thống không đồng bộ
Bạn có biết, nguyên nhân trùng lặp có thể là bởi vì doanh nghiệp của bạn và đối tác đã lưu trữ và trao đổi hóa đơn thông qua những phần mềm khác nhau. Vậy nên nếu chúng không hề liên kết với nhau một cách liền mạch thì việc trùng lặp là khó có thể tránh khỏi. Ví dụ dễ hình dung là cùng một hóa đơn mua hàng nhưng nhà cung cấp lại gửi hóa đơn cho nhóm AP của bạn qua nhiều kênh khác nhau như email, chuyển phát nhanh hay qua các ứng dụng mạng xã hội như zalo, whatsapp,… Vậy nếu chúng ta thử đặt vào trường hợp: trong một ngày, doanh nghiệp của bạn phải xử lý rất nhiều hóa đơn thì nhân viên kế toán công nợ sẽ rất khó để kiểm soát 100% việc trùng lặp được.
Lỗi của nhà cung cấp
Lỗi này có thể xảy ra nếu như một hóa đơn trước khi thanh toán đã được nhà cung cấp gửi đi gửi lại nhiều lần. Nguyên nhân của việc gửi nhiều lần có thể do họ có sự nhầm lẫn của bộ phận kế toán công nợ hoặc do doanh nghiệp của bạn đã đến hạn thanh toán nhưng lại chưa hoàn thành việc chuyển tiền sang cho nhà cung cấp. Việc tìm hiểu rõ từng lỗi nhỏ khiến cho tỉ lệ hóa đơn bị trùng lặp sẽ giảm đi đáng kể. Ngoài ra, nó còn giúp tăng sự gắn kết với nhà cung cấp của bạn.
Lỗi do giao tiếp giữa các bộ phận
Giao tiếp giữa các nhân viên và phân chia công việc hợp lý cũng là một giải pháp cho việc hạn chế hóa đơn trùng lặp. Một sự trùng hợp có thể xảy ra là hai nhân viên kế toán đang xử lý cùng một giao dịch, điều này được lý giải bởi vì sự phối hợp không hiệu quả giữa các nhân viên trong cùng một bộ phận kế toán công nợ. Dẫn đến kết quả khiến cho nhiều hóa đơn được tạo cho cùng một giao dịch.
Ý đồ gian lận từ nội bộ hoặc bên ngoài
Tuy việc có nhiều hóa đơn được giao dịch xuất phát từ chính hành vi cố ý gian lận của nhân viên trong công ty để trục lợi cá nhân là khá thấp. Nhưng nếu trường hợp này đã xảy ra thì hậu quả mang lại sẽ rất nghiêm trọng cho doanh nghiệp của chúng ta và kế toán sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật. Đôi khi, việc gian lận cũng có thể đến từ một bên lừa đảo thứ ba đang cố tình làm giả hóa đơn và gây nhiễu cho bộ phận kế toán. Nhằm mục đích là âm mưu cướp một khoản tiền lớn từ doanh nghiệp của chúng ta. Một khảo sát của PWC cho thấy có đến 31% các vụ gian lận hóa đơn xảy ra do nhân viên thực hiện và 26% do sự thông đồng giữa các tác nhân thứ ba.
Đọc thêm: 5 giải pháp giúp doanh nghiệp tránh khỏi gian lận hóa đơn
Làm thế nào để ngăn chặn trùng lặp hóa đơn?
Việc ngăn chặn trùng lặp hóa đơn không khó nhưng cũng không dễ dàng đối với các tổ chức, điều chúng ta cần làm là xây dựng cho mình những phương pháp phù hợp và không ngừng nâng cấp công nghệ phần mềm để kiểm soát chi phí tốt nhất.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
Để hạn chế lỗi không đồng bộ hệ thống và lưu trữ không minh bạch, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp phần mềm kế toán hiện đại. Nó thường tích hợp tính năng kiểm tra trùng lặp dựa trên các tiêu chí như số hóa đơn, ngày phát hành, số tiền hoặc thông tin khách hàng. Khi áp dụng phần mềm này, hóa đơn của bạn sẽ được phân loại ra nhiều mục dựa trên thời gian, nhà cung cấp,... từ đó giúp cho con người cải thiện năng suất tìm kiếm hóa đơn và kiểm soát hóa đơn nhẹ nhàng hơn.
Hệ thống khớp lệnh ba chiều
Bất cứ khi nào gặp lỗi liên quan đến trùng lặp hoặc nghi ngờ có trùng lặp, bạn có thể nghĩ ngay đến giải pháp khớp lệnh 3 chiều. Đây quả thực là một giải pháp hữu ích hàng đầu cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và chưa đủ kinh phí để tự động hóa. Việc bạn cần làm chỉ là thực hiện kiểm tra danh sách hóa đơn bằng cách so sánh các thông tin quan trọng (mã số hóa đơn, ngày, số tiền) trong hóa đơn với lệnh mua hàng (PO) và biên lai hàng hóa trước khi thanh toán. Điều đó sẽ giúp cho nhóm AP của bạn phát hiện các mục trùng lặp. Việc khớp lệnh 3 chiều trong quy trình công nợ phải trả là rất cần thiết và sẽ tốt hơn nếu quy trình này của bạn có thể nâng cấp lên tự động hóa.
Thiết lập một kênh nhận hóa đơn duy nhất
Việc lưu trữ và tiếp nhận hóa đơn ở nhiều kênh khiến cho kế toán công nợ nhầm lẫn giao dịch nghiêm trọng. Chưa kể đến việc nếu bạn lưu trữ không khoa học, hóa đơn của các phòng ban khác nhau được đặt ở các vị trí khác nhau sẽ rất khó để truy lục khi kiểm toán. Giải pháp chúng tôi mang đến cho doanh nghiệp của bạn là thiết lập một kênh nhận hóa đơn duy nhất. Kết quả nhận được sẽ rất bất ngờ bởi nhân viên kế toán sẽ dễ dàng trong việc kiểm soát thông tin, đối sánh hóa đơn 3 chiều hay thực hiện báo cáo chi phí cho CFO mà không mất nhiều thời gian và công sức.
Thiết lập một mã hóa đơn duy nhất cho mỗi hợp đồng
Khi doanh nghiệp có thể sử dụng mã hóa đơn duy nhất cho mỗi hợp đồng mua bán hàng hóa của mình, thì việc kiểm soát hóa đơn sẽ trở nên dễ dàng và đỡ tốn công sức hơn. Còn chưa kể đến việc sau khi thết lập mã hóa đơn thì chúng ta sẽ đảm bảo không thể có hai hóa đơn giống nhau cho cùng một giao dịch. Chính vì thế mà việc trùng lặp không còn đáng lo ngại nữa. Bên cạnh đó, mỗi hóa đơn còn đảm bảo rằng số seri hóa đơn được quản lý liên tục và không có sự trùng lặp hoặc nhảy số bất thường.
Sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình công nợ phải trả
Đây được xem là giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp vừa và lớn. Sau khi tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn thành công, nhóm AP của bạn sẽ không cần phải xử lý các công việc thủ công nhàm chán nữa, mà chỉ tập trung vào các công việc mang tính chiến lược và quản lý thôi. Lợi ích mang lại còn phải kể đến việc đưa lỗi thủ công về 0%, giúp cho việc nhập dữ liệu thủ công tránh mọi sự cố do con người gây ra. Và tất nhiên với AI, nhiệm vụ quét tài liệu và nhập dữ liệu lên hệ thống với OCR là hoàn toàn tự động hóa và trở nên nhanh chóng, mượt mà hơn.
Chuẩn hóa RPA đang rất được ưu chuộng và phát triển nhanh chóng là bằng chứng cho thấy sự hiệu quả mà AI mang đến. Nó đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp trong việc xử lý hóa đơn. Theo một báo cáo gần đây về thị trường của VMR , năm 2024 giá trị của việc tự động hóa quy trình công nợ phải trả đạt khoảng 3,37 tỷ đô la và dự đoán đến năm 2031 sẽ đạt gần 8,91 tỷ đô la. Điều đó cho thấy việc sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý công nợ phải trả tự động hóa để giảm sai sót và phát hiện kịp thời các nghi ngờ thanh toán trùng lặp hay có gian lận hóa đơn là điều rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Hãy liên hệ với AFusion để tham khảo hướng đi của các doanh nghiệp, họ đã làm như thế nào để kiểm soát hóa đơn trùng lặp và áp dụng tự động hóa quy trình công nợ phải trả phù hợp nhất. Mặc dù việc kiểm soát hóa đơn trùng lặp nghe có vẻ đơn giản, nhưng sự việc này có thể tổn thất chi phí nặng nề nếu cứ xử lý thủ công và không kiểm soát hóa đơn trùng lặp, thậm chí còn tốn thời gian hơn khi xử lý hậu quả và có thể liên quan đến pháp lý rắc rối.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam