Resources > Blog > 45> Cách quản lý hóa đơn hiệu quả
Cách quản lý hoá đơn hiệu quả
Vì sao quản lý hóa đơn là một vấn đề?
Đối với nhân viên
Trong nhiều doanh nghiệp, khi nhận hóa đơn đầu vào ở dạng giấy từ nhà cung cấp, thường phải in hóa đơn ra và phân bổ thủ công cho từng nhân viên trong đội ngũ tài chính hoặc kế toán phụ trách. Ví dụ, chị A xử lý hóa đơn của nhà cung cấp X, anh B phụ trách nhà cung cấp Y. Các hóa đơn này được kẹp vào bìa, xếp lên kệ hoặc lưu trong tủ theo từng tháng, từng nhà cung cấp hoặc theo người chịu trách nhiệm. Cách quản lý hóa đơn này tuy đơn giản nhưng phụ thuộc nhiều vào cá nhân và không có tính truy xuất tập trung.
Vấn đề nảy sinh khi cần tra cứu lại hóa đơn để kiểm toán, đối chiếu hoặc xử lý công nợ. Tình trạng rải rác tài liệu, hóa đơn rất dễ bị thất lạc do rơi rớt, lẫn lộn hoặc nhầm lẫn giữa các bộ hồ sơ. Việc tìm kiếm một hóa đơn cụ thể trở nên mất thời gian khi nhân viên phải lục từng xấp giấy, từng tập tài liệu. Thậm chí, nếu người phụ trách hóa đơn đang vắng mặt, việc truy xuất càng trở nên khó khăn, gây ảnh hưởng đến tiến độ xử lý chung của bộ phận kế toán. Khách hàng của chúng tôi thường mô tả đây là một “cơn ác mộng hành chính”, nơi thời gian bị lãng phí và rủi ro sai sót luôn rình rập.
Đối với nhà quản lý
Đối với các nhà quản lý, vấn đề này tạo thêm một tầng phức tạp. Họ phải liên tục theo dõi tình trạng xử lý hóa đơn, truy tìm các tài liệu bị mất, và giải quyết những phàn nàn từ nhân viên, khiến họ bị phân tâm khỏi việc lập kế hoạch chiến lược và giám sát hoạt động. Sự thiếu hụt một hệ thống quản lý hóa đơn thống nhất khiến việc theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực hiệu quả, hoặc đảm bảo trách nhiệm trở nên khó khăn, dẫn đến căng thẳng gia tăng và giảm hiệu quả lãnh đạo. Điều này đặc biệt nghiêm trọng trong các môi trường làm việc nhanh nhạy như ngành F&B, nơi các quyết định kịp thời là yếu tố sống còn.
Mở rộng cả doanh nghiệp
Từ góc độ doanh nghiệp, vấn đề này mở rộng thành thách thức lớn hơn. Sự phụ thuộc vào quy trình thủ công tạo ra các điểm nghẽn, cản trở khả năng mở rộng quy mô, đặc biệt khi khối lượng giao dịch tăng lên. Doanh nghiệp phải đối mặt với chi phí vận hành cao do cần thêm nhân sự để xử lý thủ công, đồng thời mất cơ hội tối ưu hóa dòng tiền và duy trì lợi thế cạnh tranh. Trong ngành F&B, nơi chuỗi cung ứng và lịch trình thanh toán phức tạp, những vấn đề này có thể dẫn đến gián đoạn hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và lợi nhuận dài hạn.
Hậu quả của vấn đề trong quản lý hóa đơn
Rủi ro quản lý nhân sự
Khi thu hẹp vấn đề trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp, việc quản lý hóa đơn giấy đầu vào có thể dẫn đến nhiều rủi ro. Nhân viên có thể nghỉ việc do cảm thấy chán nản với công việc lặp đi lặp lại như tìm kiếm hóa đơn, làm giảm hiệu suất làm việc. Nếu nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian và công sức để tuyển dụng, đào tạo người mới, dẫn đến mất ổn định và tạo ra một vòng luẩn quẩn kéo dài. Ngược lại, với những nhân viên không nghỉ việc, hiệu suất công việc vẫn thấp do áp lực và sự bất mãn từ những nhiệm vụ hành chính này.
Áp lực điều hành
Áp lực điều hành gia tăng khiến các nhà quản lý rơi vào trạng thái căng thẳng, thường xuyên phải “chữa cháy” cho những sai sót trong xử lý hóa đơn thay vì tập trung điều phối chiến lược dài hạn. Điều này làm giảm hiệu quả lãnh đạo, ảnh hưởng đến tinh thần đội ngũ, và có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội quan trọng. Trong môi trường F&B có nhiều biến động, chậm ra quyết định hoặc không kiểm soát được dòng tiền có thể dẫn đến mất nguồn cung, chậm thanh toán cho đối tác hoặc gián đoạn chuỗi vận hành, gây tổn hại trực tiếp đến doanh thu.
Rủi ro tài chính
Việc vận hành, quản lý hóa đơn thủ công kéo dài làm gia tăng rủi ro tài chính – từ chi phí lương cho nhân sự xử lý thủ công, đến các khoản phí phạt do chậm thanh toán, thanh toán trùng lặp ,hoặc thiệt hại từ các hóa đơn bị mất, sai sót. Đồng thời, doanh nghiệp khó đạt được sự minh bạch và kiểm soát toàn diện về công nợ và dòng tiền. Về lâu dài, điều này làm suy yếu khả năng cạnh tranh và khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy mô, đặc biệt khi phải đáp ứng yêu cầu kiểm toán, báo cáo tài chính, hoặc quản trị dòng tiền hiệu quả trong bối cảnh thị trường biến động liên tục.
Giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả từ AFusion
AFusion mang đến một giải pháp tiên tiến trong việc quản lý hóa đơn với tính năng invoice tracker thông minh. Hệ thống sử dụng AI Agent để tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn điện tử, sắp xếp chúng vào các thư mục kỹ thuật số được tối ưu hóa theo danh mục, ngày tháng, hoặc nhà cung cấp, đảm bảo truy cập nhanh chóng và chính xác. Với khả năng lưu trữ hóa đơn một cách hệ thống, rõ ràng và an toàn, AFusion loại bỏ rủi ro thất lạc, cho phép đội ngũ tài chính tìm kiếm và truy xuất tài liệu chỉ trong vài giây, từ đó nâng cao hiệu quả lưu trữ và giảm thiểu thời gian xử lý thủ công đáng kể.
Không chỉ giới hạn ở việc tự động hóa lưu trữ hóa đơn hiệu quả, AFusion mở rộng phạm vi tác động đến toàn bộ quy trình phải trả(Accounts Payable - AP). Giải pháp tích hợp liền mạch với ERP NetSuite, tự động hóa các bước từ nhận hóa đơn, đối chiếu 2 hoặc 3 chiều, phê duyệt, đến thanh toán và ghi nhận vào sổ cái chung. Công nghệ AI của AFusion phát hiện sai lệch, gian lận và tối ưu hóa lịch trình thanh toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn. Điều này không chỉ cải thiện dòng tiền mà còn hỗ trợ các nhà lãnh đạo tập trung vào chiến lược tăng trưởng thay vì các công việc hành chính.
Với kinh nghiệm đã triển khai thành công giải pháp cho các chuỗi F&B lớn. AFusion tự tin giúp doanh nghiệp của bạn nâng tầm hiệu quả quản lý tài chính. Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hôm nay để được tư vấn miễn phí và xây dựng lộ trình triển khai giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn!
Previous Post
