Giải Mã Tự Động Hoá Quy Trình Công Nợ Giảm Chi Phí Như Thế Nào?
Chi phí luôn là yếu tố quan trọng các doanh nghiệp xét tới trước tiên khi tìm kiếm giải pháp cải tiến quy trình kinh doanh. Trong bối cảnh kỹ thuật số chuyển biến mạnh mẽ, tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA) như tự động hóa quy trình phải trả đang trở thành giải pháp mà doanh nghiệp chọn. Tự động hóa công nợ phải trả giảm chi phí bằng cách nào? Đọc bài viết dưới đây.
Xu hướng thị trường tự động hoá
Năm 2024, quy mô thị trường tự động hóa quy trình bằng robot toàn cầu ước tính đạt 3,79 tỷ đô la Mỹ và dự kiến sẽ tăng trưởng ở tốc độ CAGR là 43,9% từ năm 2025 đến năm 2030. (Grand View Research)
Phân khúc doanh nghiệp lớn chiếm thị phần doanh thu lớn nhất vào năm 2024. Sự tăng trưởng của phân khúc doanh nghiệp lớn có thể là nhờ vào những lợi ích của tự động hoá quy trình bằng robot (RPA).
Phân khúc doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) dự kiến sẽ tăng trưởng ở mức 46% trong giai đoạn dự báo. Những lợi ích mà việc triển khai tự động hoá trong các SME mang lại đã thúc đẩy sự tăng trưởng của phân khúc SME.
Chứng tỏ, tự động hoá đã giúp các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn giảm chi phí và tăng trưởng mạnh mẽ hơn. Tự động hoá quy trình công nợ phải trả là một phần trong đó. Vậy cụ thể, tự động hoá AP bằng RPA đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí như thế nào?
Cách tự động hoá quy trình công nợ bằng RPA giúp giảm chi phí
Tự động hoá công nợ phải trả: Tác động đến chi phí thanh toán
Trong một cuộc khảo sát người dùng và các nhà cung cấp giải pháp tự động hóa công nợ phải trả , các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMBs) hiện đang chi trả 16-22 USD cho 1 hoá đơn theo phương thức xử lý thủ công. Tuy nhiên, con số này đã giảm chi phí xuống rất nhiều chỉ còn từ 6-7 USD cho một hoá đơn khi ứng dụng giải pháp tự động hóa công nợ phải trả. Kết quả là các doanh nghiệp đã tiết kiệm từ 60-70% chi phí so với quy trình truyền thống.
Đối với các doanh nghiệp lớn, Goldman Sachs đã ước tính rằng chi phí xử lý cho một hoá đơn thủ công của doanh nghiệp lớn rơi vào khoảng 9 USD. Sau khi áp dụng tự động hoá thì con số này giảm xuống chỉ còn 4 USD, tương đương mức tiết kiệm là 55%.
Các con số này không chỉ phản ánh khả năng giảm chi phí mà còn chỉ ra rằng việc áp dụng tự động hoá quy trình công nợ phải trả giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sự cho đội ngũ nhân viên. Việc chuyển từ quy trình thủ công sang tự động hoá sẽ cắt giảm các công đoạn tốn nhiều thời gian như nhập liệu, đối chiếu, phê duyệt thanh toán, đồng thời giảm thiểu những sai sót, lỗi do con người gây ra.
Cấu trúc phương thức thanh toán và cải tiến qua tự động hóa
Tự động hoá các khoản phải trả giảm chi phí từ việc chuyển đổi phương thức thanh toán truyền thống sang thanh toán điện tử. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với quy trình thanh toán truyền thống, séc giấy sẽ chiếm phần lớn trong tổng số giao dịch B2B. Cũng với các doanh nghiệp này, khi chuyển qua áp dụng tự động hoá quy trình công nợ, séc giấy giảm xuống, ACH (Automated Clearing House) và thẻ ảo sẽ tăng lên.
Hiện nay, các doanh nghiệp lớn sử dụng phần mềm ERP để quản lý tài chính, hỗ trợ đối chiếu 2 chiều, 3 chiều . Tuy nhiên lại thiếu tích hợp phần mềm với thanh toán điện tử, khoảng 50% hoá đơn của họ vẫn thanh toán qua séc giấy.
Nhờ vào việc tối ưu hóa phương thức thanh toán, các công ty có thể giảm chi phí theo nhiều cách, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp. Các chi phí in ấn, chi phí bưu điện, chi phí giao dịch và tận dụng được các cơ hội chiết khấu thanh toán sớm. Điều này đặc biệt có lợi cho các công ty đang muốn duy trì dòng tiền ổn định.
Tác động nhân sự
Theo một khảo sát của Hyland Software, nhân viên của bộ phận khoản phải trả trung bình dành 30% thời gian của họ để xử lý các dữ liệu (Như đơn đặt hàng và hoá đơn), phản hồi các câu hỏi của nhà cung cấp, nhân viên… Ngoài ra, bộ phận này cũng cần dành thời gian để giải quyết các lỗi nhập liệu và liên hệ với các bên quản lý để xin phê duyệt. Các công việc này tuy không khó khăn nhưng khá phức tạp, rối ren. Đặc biệt nó tác động và làm gia tăng đáng kể chi phí cho doanh nghiệp.
Yếu tố quan trọng luôn cần phải xem xét khi đánh giá lợi ích của tự động hoá khoản phải trả chính là nguồn nhân lực. Trong một bộ phận phải trả truyền thống sẽ bao gồm các vị trí như nhân viên nhập liệu, chuyên viên phân tích, giám sát viên và quản lý. Khi áp dụng tự động hoá vào quy trình phải trả, doanh nghiệp có thể không cần tới vị trí nhân viên nhập liệu, các nhiệm vụ thủ công.
Doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn lực nhân sự và bộ phận này cũng sẽ vận hành nhanh gọn hơn. Không những vậy, việc loại bỏ nhân sự tại các nhiệm vụ thủ cộng còn mở ra cơ hội tái phân bổ nhân sự vào những công việc có giá trị chiến lược cao như phân tích dữ liệu tài chính,... góp phần vào sự phát triển lâu dài và nâng cao kết quả doanh số.
Kết Luận: Tự động hóa khoản phải trả - Giảm một lượng chi phí khổng lồ
Theo Business Dasher, hầu hết các doanh nghiệp (97%) đều đồng ý rằng tự động hóa quy trình kinh doanh là điều quan trọng đối với quá trình chuyển đổi số. 67% doanh nghiệp sử dụng các giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh để cải thiện khả năng hiển thị toàn diện trên nhiều hệ thống. Cho tới thời điểm hiện tại, không cần chứng minh quá nhiều về lợi ích của tự động hoá.
Hiện có rất nhiều các công ty cung cấp giải pháp thuê ngoài về tự động hoá. Các doanh nghiệp rất dễ dàng để tiếp cận và ứng dụng các giải pháp này cho quy trình vận hành của mình. AFusion cũng là một trong số đó, cung cấp giải pháp tự động hoá, đặc biệt là tự động hoá quy trình phải trả. Giải pháp của AFusion được thiết kế riêng, phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp bạn mà không cần thay đổi cách vận hành, không cần tốn thời gian để làm quen.
Công nghệ chính là chìa khóa để giữ vững vị thế cạnh tranh. Bạn sẽ bất ngờ với những lợi ích vượt trội khi áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại. Hãy liên hệ AFusion để biết cách tự động hoá khoản phải trả giúp doanh nghiệp của bạn giảm chi phí bằng cách nào? Và có thể tối ưu chi phí tới mức nào? Liên hệ.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam