Resources > Blog > 40> Giải Pháp Tự Động Hóa Khoản Phải Trả
Giải Pháp Tự Động Hóa Khoản Phải Trả
Giải pháp là gì? Tự động hoá công nợ phải trả chính là giải pháp tối ưu. Bài viết này sẽ cung cấp hiểu biết về tự động hoá công nợ phải trả là gì, lợi ích, cách thức giải pháp hoạt động.
Tự động hóa khoản phải trả là gì?
Tự động hóa quy trình khoản phải trả là việc ứng dụng công nghệ để số hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ khi nhận hóa đơn đến khi thanh toán. Thay vì xử lý thủ công như nhập liệu, kiểm tra và phê duyệt, hệ thống tự động thực hiện các bước này qua phần mềm thông minh. Các giải pháp hiện đại còn tích hợp AI và máy học để phát hiện sai lệch, ngăn ngừa gian lận và cung cấp báo cáo theo thời gian thực.
Lợi ích cụ thể cho doanh nghiệp
Giảm chi phí
Theo PYMNTS, việc nâng cấp các giải pháp tự động sẽ giúp cho công ty tiết kiệm khoảng 11% chi phí lãng phí. Tự động hóa AP giúp giảm chi phí bằng cách giảm chi phí lãng phí cho nguồn nhân lực thực hiện quy trình thủ công.
Việc áp dụng quy trình phải trả tự động hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi và xác định các nhà cung cấp nào có mối quan hệ tốt thông qua các chỉ số báo cáo. Sau khi xác định được những nhà cung cấp này thì doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu về thời hạn tín dụng khoan hồng hơn hoặc đàm phán chiết khấu tốt hơn.
Giảm rủi ro thanh toán, tăng cường kiểm soát
· Thanh toán trùng lặp:
· Gian lận thanh toán:
Một khảo sát của PWC cho thấy có đến 31% các vụ gian lận hóa đơn xảy ra do nhân viên thực hiện và 26% do sự thông đồng giữa các tác nhân thứ ba. Phần lớn lỗ hổng gian lận mà các doanh nghiệp phải đối mặt được tạo ra bởi sự rối loạn vốn có trong quy trình AP phi tập trung. Lỗ hồng này hình thành khi hóa đơn được thanh toán bởi nhiều nhân viên hoặc từ nhiều phòng ban.
Trong các quy trình phải trả tự động, tất cả các hóa đơn đều đi qua một quy trình trực tuyến, cung cấp cho các nhà quản lý kế toán khả năng hiển thị hoàn toàn mọi khoản thanh toán, ở mọi bước của quy trình. Khả năng hiển thị này cho phép họ dễ dàng xác định các khoản thanh toán đáng ngờ. Yêu cầu thực hiện bất kỳ xác minh cần thiết nào trước khi bất kỳ khoản thanh toán gian lận nào được giải ngân.
Bên cạnh đó, khả năng hiển thị được tăng cường cũng giúp các doanh nghiệp hiểu được số dư phải trả thực sự của họ. Từ đây, xem xét cân nhắc các chiến lược cho doanh nghiệp.
Tiết Kiệm Thời Gian
Tự động hóa khoản phải trả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất bằng cách số hóa toàn bộ các bước trong quy trình thanh toán. Thay vì xử lý thủ công như nhập liệu hóa đơn, in séc giấy hay chờ đợi từng người phê duyệt, mọi hoạt động đều được thực hiện tự động qua hệ thống.
Nhờ đó, đội ngũ tài chính có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn, tạo ra giá trị cao hơn cho doanh nghiệp. Đồng thời, tổ chức có thể xử lý nhiều giao dịch hơn mà không cần mở rộng nhân sự. Không cần đối mặt với vòng lặp tuyển dụng khi nhân sự nghỉ việc vì chán nản với công việc thủ công chán nản và mệt mỏi.
Tự động hóa khoản phải trả hoạt động như thế nào?
- Thu thập và trích xuất hóa đơn Invoices are received in various formats like email, PDF, XML, and images; types include PO and non-PO invoices, delivery notes, and goods receipt forms, often in multiple languages. AI Agents with IDP technology extract accurate data from both headers and line items. Duplicate invoices are flagged instantly to prevent repeated payments.
- Data Validation and Matching The system automatically performs 2-way or 3-way matching of invoices with purchase orders (POs), delivery receipts, and contracts. Invoices outside tolerance thresholds are flagged for exception handling, reducing errors and ensuring accuracy.
- Flexible Invoice Approval Valid invoices are routed through an automated approval process based on company-defined rules. Approvers can act anytime, anywhere. Security measures like role-based access, two-factor authentication, and dual approval enhance safety.
- ERP Data Synchronization Post-approval, invoice data is synced in real-time with the accounting hệ thống ERP, ensuring consistency, accuracy, and audit readiness.
- Automated Payment Scheduling and Notifications The system schedules payments based on business needs, preventing late payments and errors while optimizing cash flow and maintaining good supplier relationships.
- Easy Storage and Auditing All processing, approval, and payment steps are recorded, stored, and categorized in a centralized data repository, ready for internal or external audits.
Những ngành công nghiệp nào áp dụng?
Có nhiều ngành công nghiệp đang tận dụng lợi ích của giải pháp tự động hóa AP. Chủ yếu là các doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn hóa đơn và thanh toán tận dụng giải pháp tự động hóa AP để hợp lý hóa toàn bộ quy trình AP.
Theo Grand View Research, thị trường tự động hóa khoản phải trả bao gồm nhiều lĩnh vực:
- Tài chính – ngân hàng – bảo hiểm (BFSI)
- Hàng tiêu dùng và bán lẻ
- Y tế
- Công nghệ thông tin và viễn thông
- Sản xuất, năng lượng và tiện ích.
Tại sao các tổ chức nên tự động hóa khoản phải trả với AFusion?
Quy trình xây dựng tùy chỉnh theo doanh nghiệp của bạn
Khi có ý định tiếp cận giải pháp tự động hóa sẽ gặp một số cản trở. Đầu tiên, giám đốc và nhân viên ngại ngùng với sự thay đổi mới, cảm thấy thay đổi sẽ phức tạp hơn. Không những vậy, mọi thay đổi trong quy trình làm việc đòi hỏi phải được đào tạo lại và cần thời gian thích nghi.
Thứ hai, về vấn đề tích hợp. ERP là hệ thống lưu trữ công ty và không phải tất cả các tích hợp sẽ giống nhau. Doanh nghiệp khi tìm kiếm giải pháp sẽ cần bỏ thời gian, thận trọng cân nhắc xem hệ thống có thể đồng bộ tốt với các công cụ hiện tại hay không.
Giải pháp tự động hóa khoản phải trả của AFusion tự tin giải quyết triệt để 2 vấn đề lớn vừa nêu trên. Với đội ngũ giàu kinh nghiệm (hơn 15 năm), chúng tôi xây dựng giải pháp dựa trên quy trình hiện có của khách hàng, sẽ không có sự thay đổi hoặc thay đổi rất nhỏ sau khi tích hợp giải pháp.
Giải pháp End - to - End
Trong khi cách tiếp cận thủ công truyền thống đối với các khoản phải trả tốn thời gian, tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi, thì tự động hóa đưa hiệu quả lên một tầm cao mới. Nó hợp lý hóa quy trình các khoản phải trả từ đầu đến cuối , từ thu thập hóa đơn đến mã hóa thông qua xử lý thanh toán - tất cả trong khi tích hợp với giải pháp ERP hiện tại của bạn. Tự động hóa các khoản phải trả cũng cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát tập trung đối với toàn bộ quy trình phải trả, giảm thiểu rủi ro gian lận, cải thiện quản lý dòng tiền và tăng hiệu quả trong toàn bộ tổ chức của bạn.
Dù giải pháp tự động hoá khoản phải trả có thể tự động toàn bộ quy trình nhưng có một số nhiệm vụ hàng đầu cần tự động hoá.
- Nhập dữ liệu và trích xuất hóa đơn: Đây vốn là nhiệm vụ thủ công, rất tốn thời gian và gây ra sự chán nản. Tự động nhập dữ liệu hóa đơn giúp loại bỏ nhiệm vụ tốn thời gian là mã hóa thủ công hóa đơn vào hệ thống kế toán và giúp giảm nguy cơ lỗi. Với các giải pháp AFusion, tích hợp với hệ thống ERP hợp lý hóa việc truyền dữ liệu, loại bỏ nhu cầu tải lên thủ công. Ngoài ra, các công cụ tự động hóa tốt nhất trong lớp mã hóa dữ liệu hóa đơn với độ chính xác lên tới 99%, tiết kiệm thời gian hơn 75%, đẩy nhanh quá trình đóng sổ cuối tháng.
- Phê duyệt và đối chiếu hóa đơn: Hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau (email, thư, fax, cổng thông tin…) gây khó khăn khi đối chiếu hoá đơn thủ công. Điều này đã tốn thời gian rồi nhưng thời gian còn tốn gấp đôi hơn khi phát hiện lỗi, sau đó lại chỉnh sửa. Hoàn tất xong mới có thể phê duyệt. Khi ứng dụng tự động hoá khoản phải trả, việc tự động đối chiếu chính xác, đẩy nhanh quy trình phê duyệt.
Công nghệ IDP đa ngôn ngữ nổi bật
AFusion mang đến giải pháp tự động hóa khoản phải trả lý tưởng với iAutobot – một công cụ tích hợp công nghệ IDP kết hợp với LLM. Hệ thống này có khả năng trích xuất dữ liệu chính xác từ hóa đơn đa định dạng như PDF, hình ảnh scan, hay hóa đơn điện tử, giúp tiết kiệm thời gian xử lý và giảm thiểu lỗi thủ công.
Điểm nổi bật của AFusion là khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt, Thái, Nhật, Trung, Anh, Lào, Khmer và nhiều ngôn ngữ khác. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động tại khu vực Đông Nam Á. Nơi có chuỗi cung ứng và nhà cung cấp đa quốc gia, giúp loại bỏ rào cản ngôn ngữ, đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả trong quy trình tài chính.
Đã thành công triển khai cho các chuỗi F&B lớn
AFusion là giải pháp tự động hóa đa ngành, được thiết kế để phục vụ nhu cầu chuyển đổi số. Nhờ khả năng tích hợp sâu và tự động hóa thông minh, AFusion đã giúp nhiều doanh nghiệp lớn rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút. Đồng thời chuẩn hóa quy trình và tối ưu chi phí vận hành.
Các chuỗi F&B như HC Coffee Vietnam đã có thể xử lý hơn 600 hóa đơn trong thời gian ngắn. Điều này đã tiết kiệm hơn 90% công việc thủ công nhờ áp dụng quy trình tự động hóa kế toán. Hay tại Vistra Thailand, AI Agent - iAutobot sử dụng công nghệ IDP và LLM để trích xuất – phân loại dữ liệu hóa đơn, tạo file upload, gửi thông báo qua email và tích hợp trực tiếp vào hệ thống D365 ERP. Đảm bảo tính nhất quán và phát hiện lỗi kịp thời trước khi đưa vào hệ thống kế toán. Các doanh nghiệp đã thấy rất rõ sự khác biệt trước và sau khi ứng dụng giải pháp.
Mức giá của giải pháp tự động hóa khoản phải trả
Tại AFusion, chúng tôi áp dụng mô hình dịch vụ SaaS rõ ràng và minh bạch, dựa trên khối lượng hóa đơn mà doanh nghiệp xử lý mỗi tháng. Khi triển khai AFusion, bạn chỉ cần thanh toán một khoản phí khởi tạo một lần bao gồm: chi phí tích hợp hệ thống, kết nối với phần mềm kế toán hiện có. Sau đó, bạn sẽ trả một mức phí hàng tháng, hàng năm linh hoạt, được điều chỉnh theo số lượng hóa đơn và mức độ sử dụng thực tế của doanh nghiệp.
Khi khối lượng xử lý tăng hoặc thay đổi, chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn để điều chỉnh hợp đồng phù hợp – không lo phát sinh chi phí vượt mức. Sẵn sàng chuyển đổi quy trình tài chính? Liên hệ ngay với AFusion để nhận báo giá và bản demo cá nhân hóa cho doanh nghiệp của bạn.
Suy nghĩ cuối cùng
Việc lựa chọn đúng giải pháp không chỉ cải tiến quy trình, mà còn là bước ngoặt giúp doanh nghiệp chuyển mình mạnh mẽ trong kỷ nguyên số. Trong quy trình phải trả, khi bạn ưu tiên số hóa ngay từ khâu tiếp nhận hóa đơn, doanh nghiệp sẽ từng bước xây dựng được quy trình làm việc hoàn toàn tự động và liền mạch. Đây là giải pháp thực sự cần thiết cho doanh nghiệp để tối ưu thời gian, tối ưu nguồn lực và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số của bạn ngay hôm nay cùng AFusion để biến phòng tài chính trở thành trung tâm của hiệu quả và đổi mới. Liên hệ!
Previous Post
Next Post
