Resources > Blog > 41> Giải Pháp Quản Lý Bảo Mật Dữ Liệu Cho Công Nợ Phải Trả
Giải Pháp Quản Lý Bảo Mật Dữ Liệu Cho Công Nợ Phải Trả
Trong một bộ máy tổ chức, bộ phận kế toán công nợ không chỉ đơn thuần là nơi xử lý nghiệp vụ thanh toán, mà còn đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ sự thịnh vượng của tài chính. Đây có thể được xem là nơi quản lý dòng tiền ra-vào trong mỗi doanh nghiệp. Cũng là nơi lưu trữ nhiều thông tin nội bộ của công ty, của nhà cung cấp và cả của khách hàng bao gồm hóa đơn, tài khoản ngân hàng, điều khoản thanh toán, chiết khấu thương mại,... Trong số đó, phần lớn đều là những dữ liệu đã được ký cam kết bảo mật. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi bộ phận kế toán công nợ trở thành mục tiêu hấp dẫn của các cuộc tấn công mạng tinh vi như hiện nay.
Một trong những mối đe dọa phổ biến nhất được IBM báo cáo hiện nay là ransomware – phần mềm độc hại này chuyên mã hóa dữ liệu nội bộ để tống tiền các doanh nghiệp. Theo báo cáo "Chi phí vi phạm dữ liệu năm 2024" của IBM và Viện Ponemon, chi phí trung bình toàn cầu cho một vụ vi phạm dữ liệu trong ngành tài chính là 6,08 triệu đô la. Điều đáng nói hơn là ransomware đã gây ra thiệt hại trung bình 4,91 triệu đô la cho mỗi vụ tấn công. Con số này chưa bao gồm tiền chuộc dữ liệu nội bộ, thậm chí chi phí này còn có thể lên đến hàng chục triệu đô la.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành quy trình kế toán công nợ theo cách thủ công như: gửi email, quản lý dữ liệu cả ngàn dòng bằng file Excel, in hóa đơn giấy,... Những phương thức này không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn có nguy cơ tiềm ẩn, khó tránh khỏi vấn đề rò rỉ dữ liệu nghiêm trọng. Chính vì vậy, việc yêu cầu về một giải pháp vừa giúp tự động hóa, vừa đảm bảo tiêu chí quản lý bảo mật dữ liệu trở thành yếu tố bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi số quy trình kế toán công nợ.
Bất Cập Trong Quy Trình Công Nợ Phải Trả Thủ Công – Lỗ Hổng Bảo Mật
Việc gửi hóa đơn cho nhà cung cấp qua email vẫn đang được thực hiện một cách thủ công ở nhiều doanh nghiệp. Trường hợp nhập sai địa chỉ email, ghi nhầm tên người nhận hoặc forward nhầm file cho đối tác là chuyện xảy ra khá thường xuyên. Cho ta thấy được vấn đề quản lý bảo mật dữ liệu chưa được triển khai nghiêm túc. Đòi hỏi nhân viên cần phải cẩn thận, tỉ mỉ và mất nhiều thời gian kiểm tra thông tin nhiều lần để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Bởi vì một sơ suất nhỏ như vậy cũng đủ để làm rò rỉ thông tin nhạy cảm của cả doanh nghiệp ra bên ngoài.
Không chỉ dừng lại ở đó, không ít doanh nghiệp vẫn đang lưu file Excel công nợ phải trả trên máy tính cá nhân hoặc trên Google Drive. Điều này là vô cùng đáng báo động cho dữ liệu công nợ phải trả. Việc không thiết lập quyền truy cập rõ ràng khiến bất kỳ ai có đường link cũng có thể vào xem thông tin hoặc tải xuống. Từ đó hình thành một điểm yếu nghiêm trọng về quản lý bảo mật dữ liệu công nợ phải trả, đặc biệt nghiêm trọng hơn khi thông tin bao gồm số tiền thanh toán, tên nhà cung cấp, hợp đồng,...
Thêm vào đó, quy trình thủ công thường không có hệ thống ghi log chi tiết. Điều này dẫn đến tình trạng "mù mờ trách nhiệm" khi có sai sót: không thể xác định ai là người chỉnh sửa hóa đơn, ai là người đã gửi đi và ai là người phê duyệt. Tạo ra một lỗ hổng lớn trong quản lý bảo mật dữ liệu của quy trình công nợ phải trả. Dẫn đến tình trạng thiếu khả năng truy vết làm chậm quá trình điều tra khi xảy ra sự cố, đồng thời tạo ra lỗ hổng lớn cho các hành vi gian lận nội bộ.
Không những thế, khi doanh nghiệp chia sẻ file với đối tác qua email hoặc các công cụ truyền thống mà không được mã hóa, dữ liệu dễ bị chặn lại và đọc bởi bên thứ ba nếu đường truyền không an toàn. Doanh nghiệp cần đưa ra biện pháp kiểm soát bảo mật dữ liệu chặt chẽ hơn. Một mối hiểm nguy được báo cáo từ cuộc khảo sát từ IBM năm 2024 phát hiện rằng 40% dữ liệu bị vi phạm được lưu trữ trên các đám mây công cộng. Mỗi vụ vi phạm như vậy gây thiệt hại trung bình đến 5,2 triệu đô la – cao hơn mức trung bình của các môi trường lưu trữ khác.
Ngoài các rủi ro từ phía doanh nghiệp, thông tin bị đánh cắp hoặc xâm phạm cũng là một trong những phương thức tấn công phổ biến nhất hiện nay. Theo báo cáo Chi phí vi phạm dữ liệu năm 2024, thông tin đăng nhập bị đánh cắp hoặc xâm phạm chiếm 16% các vụ đánh cắp cơ sở dữ liệu. Tin tặc có thể:
- Dùng kỹ thuật brute force (tấn công vũ lực) để bẻ khóa mật khẩu.
- Mua thông tin đăng nhập bị rò rỉ từ dark web.
- Lừa nhân viên cung cấp mật khẩu thông qua các hình thức lừa đảo xã hội (social engineering)
Tất cả những kịch bản này có thể xảy ra dễ dàng hơn khi hệ thống không được bảo vệ nghiêm ngặt, quy trình thủ công và nhân viên thiếu nhận thức về các biện pháp bảo mật cần thiết. Giải pháp tự động hóa quy trình công nợ phải trả đi kèm với chính sách bảo mật tuyệt đối là lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp vừa an tâm kiểm soát dữ liệu nội bộ của mình vừa giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại thường xuyên mắc lỗ và tốn thời gian.
Nỗi Lo Bảo Mật Dữ Liệu Trong Xử Lý Tự Động Hóa Công Nợ Phải Trả
Một trong những rào cản lớn ngoài vấn đề chi phí, khiến nhiều doanh nghiệp e dè khi triển khai tự động hóa trong quy trình công nợ phải trả chính là mối lo ngại về quyền kiểm soát và quản lý bảo mật dữ liệu khi chuyển sang sử dụng hệ thống số. Tâm lý chung của việc lo sợ bắt nguồn từ suy nghĩ dữ liệu được đưa lên hệ thống sẽ “nằm đâu đó” trên nền tảng điện toán đám mây, một không gian mà doanh nghiệp không nắm toàn quyền kiểm soát. Điều này dễ dẫn đến cảm giác bất an, lo lắng rằng thông tin nội bộ của chính doanh nghiệp mình có đang bị rò rỉ hay không? Có đang bị truy cập trái phép bởi bên thứ ba nào không? Hoặc thậm chí là có đang bị bán ra ngoài hay không?
Và tất nhiên nỗi lo này không phải tự nhiên mà có, nó xuất phát từ những tình huống thực tế mà doanh nghiệp từng chứng kiến hoặc nghe nói đến nên lo lắng rằng liệu mình có nằm trong số đó không:
- Lo ngại bị lộ danh sách nhà cung cấp, khách hàng – những dữ liệu mang tính chiến lược, vốn là tài sản quý giá và góp phần duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Rò rỉ thông tin thanh toán, chiết khấu hoặc điều khoản hợp đồng, từ đó gây ảnh hưởng đến vị thế đàm phán và làm lộ chiến lược kinh doanh.
- Khả năng đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm có thể truy cập hoặc kiểm soát dữ liệu nếu không có cam kết rõ ràng về phân quyền, mã hóa và tiêu chuẩn bảo mật.
Những lo ngại này càng có cơ sở hơn trong bối cảnh các vụ rò rỉ dữ liệu tài chính xảy ra ngày một nhiều hơn trên toàn cầu. Theo nhiều báo cáo, không ít tổ chức phải gánh chịu thiệt hại hàng triệu đô la chỉ vì những lỗ hổng bảo mật từ bên cung cấp dịch vụ hoặc từ quá trình truyền tải dữ liệu không an toàn.
Kết quả là, dù đã nhận thức rõ lợi ích của tự động hóa và quản lý bảo mật dữ liệu như giảm tải thủ công, tăng tốc độ xử lý và hạn chế sai sót, nhiều doanh nghiệp vẫn chần chừ, do dự hoặc trì hoãn quyết định triển khai. Thậm chí, trong một số trường hợp, họ quay lại quy trình thủ công vì cảm thấy việc quản lý bảo mật dữ liệu “trong tay mình” là an toàn hơn, mặc dù điều đó đồng nghĩa với chi phí vận hành cao hơn và năng suất kém hơn. Tuy nhiên, đó lại là một bước đi sai lầm, bởi lẽ hiện nay có rất nhiều giải pháp tự động hóa đi kèm với điều khoản quản lý bảo mật dữ liệu chặt chẽ và vô cùng an toàn. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm cho mình một đơn vị phù hợp để “chọn mặt gửi vàng” thay vì tự giới hạn mình trong những cách làm cũ kỹ và rủi ro.
Combo Quản Lý Bảo Mật Dữ Liệu & Tối Ưu Công Nợ: Lợi Ích Thực Tế Từ AFusion
Giảm Thiểu Nguy Cơ Rò Rỉ Dữ Liệu Từ Nội Bộ Doanh Nghiệp
Trong môi trường doanh nghiệp, rất nhiều vụ việc rò rỉ dữ liệu xảy ra không phải do tấn công từ bên ngoài, mà xuất phát từ những sai sót bên trong. Cụ thể như nhân viên gửi sai email về dữ liệu công nợ phải trả, chia sẻ nhầm file khi cần trao đổi thông tin khiến khả năng tuân thủ dữ liệu giảm xuống hay thậm chí mang dữ liệu đi khi nhân sự nghỉ việc ở công ty. Nhưng đừng lo lắng, giải pháp của AFusion giúp thiết lập hệ thống phân quyền chi tiết từng vai trò người dùng, kèm theo cơ chế truy vết và ghi log toàn bộ hoạt động. Việc này giúp doanh nghiệp nhận biết sớm nguy cơ bất thường và ngăn ngừa rủi ro rất hiệu quả. Từ đó đưa ra biện pháp kiểm soát bảo mật dữ liệu tốt hơn.
Bảo Vệ Dữ Liệu Độc Quyền Tránh Đối Thủ Can Thiệp
Trong quy trình kế toán công nợ, các thông tin như quyền lợi chiết khấu, giá mua/bán nguyên vật liệu, số lượng đơn đặt hàng, hợp đồng thanh toán,... đều là những dữ liệu có tính tuyệt mật. Đôi khi, chúng còn bao gồm cả công thức hoặc nguyên liệu đặc biệt để tạo ra sản phẩm. Những yếu tố này được xem là bí quyết kinh doanh và có thể tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Chính vì vậy, nơi lưu trữ các dữ liệu nội bộ quan trọng này luôn cần phải có biện pháp kiểm soát bảo mật dữ liệu một cách chặt chẽ. Khi doanh nghiệp áp dụng giải pháp của AFusion, toàn bộ dữ liệu đều được mã hóa, mọi hoạt động truy cập đều được ghi nhận lại rõ ràng và được kiểm soát nghiêm ngặt. Điều này luôn nằm trong khuôn khổ tuân thủ bảo mật dữ liệu, giúp bảo vệ dữ liệu độc quyền khỏi nguy cơ rò rỉ, bị bán lại hoặc bị truy cập trái phép từ các đối tượng xấu.
Tăng Độ Tin Cậy Với Đối Tác Và Khách Hàng
Trong mối quan hệ kinh doanh B2B, yếu tố tin cậy với đối tác, nhà cung cấp được xem như điều then chốt. Khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống có chứng nhận uy tín và được thiết kế để đảm bảo quy trình quản lý bảo mật dữ liệu một cách bài bản, họ dễ dàng thiết lập được niềm tin với đối tác. AFusion cung cấp giao diện tự động hóa công nợ phải trả một cách minh bạch, giúp đối tác truy vết lịch sử giao dịch một cách chi tiết, đồng thời bảo vệ tối đa danh tính và thông tin mật đảm bảo tuân thủ bảo mật dữ liệu.
Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Xử Lý Dữ Liệu
Trước đây, để tìm một hóa đơn hoặc rà soát sai sót, doanh nghiệp thường phải dò thủ công trong các file Excel rời rạc, mất thời gian và dễ bỏ sót thông tin. Với AFusion, kế toán công nợ chỉ cần nhập số hóa đơn, tên nhà cung cấp hoặc mã giao dịch, hệ thống sẽ lập tức hiển thị toàn bộ lịch sử gửi, nhận, duyệt, chi trả có liên quan. Không chỉ vậy, công nghệ AI tích hợp còn hỗ trợ tự động phát hiện bất thường, so sánh dữ liệu và gợi ý những điểm có khả năng sai lệch, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng và chính xác hơn.
Linh Hoạt Mở Rộng Quy Mô Xử Lý Công Nợ
Khác với quy trình thủ công phụ thuộc vào con người, giải pháp của AFusion cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô xử lý hàng nghìn hóa đơn/tháng mà không làm gia tăng nguy cơ lỗi hay mất kiểm soát. Doanh nghiệp có thể tự tin tiếp nhận nhiều nhà cung cấp hơn, giao dịch nhiều hơn mà vẫn bảo đảm toàn diện hệ thống an toàn và đồng nhất. An tâm mở rộng quy mô doanh nghiệp mà không lo quy trình công nợ phải trả bị “vỡ trận” vì dữ liệu chồng chất không xử lý kịp thời. Theo báo cáo Chi phí vi phạm dữ liệu năm 2024 , các tổ chức tích hợp rộng rãi trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa vào hoạt động bảo mật giải quyết vi phạm nhanh hơn gần 100 ngày so với các tổ chức không tích hợp. Báo cáo cũng phát hiện ra rằng AI và tự động hóa bảo mật giúp giảm chi phí vi phạm trung bình là 1,88 triệu đô la hoặc tiết kiệm hơn 30%.
Kết luận
Quản lý bảo mật dữ liệu không còn là “bài toán của IT” mà phải là ưu tiên chiến lược trong mọi quy trình kinh doanh, đặc biệt với các quy trình liên quan đến kế toán công nợ. Bởi đây là nơi lưu trữ thông tin nội bộ nhiều nhất và liên quan đến sức khỏe tài chính của bạn cũng như của đối thủ cạnh tranh. Khi dữ liệu công nợ phải trả trở thành mục tiêu của hacker, thì việc xây dựng hệ thống bảo vệ chặt chẽ, minh bạch chính là cách tốt nhất để doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro.
AFusion hiểu rất rõ những lo ngại của các doanh nghiệp và luôn đồng hành cùng doanh nghiệp bằng cam kết bảo mật tuyệt đối. Chúng tôi không chỉ cung cấp phần mềm, mà còn là đối tác đáng tin cậy trong hành trình bảo vệ tài sản tài chính của bạn bằng hệ thống quản lý tự động hóa công nợ phải trả với quản lý bảo mật dữ liệu chuẩn hóa và tiên tiến nhất. Hãy để dữ liệu công nợ phải trả không còn là điểm yếu, mà trở thành lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.
Previous Post
