Tự động hóa: khắc phục hạn chế khớp lệnh 3 chiều trong AP
Trong lĩnh vực quản lý các khoản phải trả (AP), công việc lặp đi lặp lại thủ công là một trong những điều đáng lo ngại nhất vì nó gây cản trở nhiều tiềm năng của doanh nghiệp. Đó cũng là một vấn đề nan giải của kế toán khi xử lý khối lượng hóa đơn khổng lồ trước khi thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng. Theo báo cáo của Hiệp hội Kiểm tra Gian lận (ACFE), những doanh nghiệp còn non trẻ có thể sẽ đối mặt với những rủi ro gian lận hóa đơn cao hơn gấp đôi so với các doanh nghiệp dày dặn kinh nghiệm. Ngoài ra còn tổn thất thêm 1 khoản tiền vì sau khi công ty bị lừa , thì vẫn phải thanh toán lại cho nhà cung cấp chính chủ. Để hạn chế những tác nhân do gian lận hóa đơn gây nên, người ta đã sử dụng một phương pháp mới đó là khớp lệnh 3 chiều để xác thực tính hợp lệ của tài liệu. Tuy nhiên khi thực hiện thủ công, phương pháp này vẫn còn tồn tại nhiều điều đáng lo ngại về mặt thời gian, chi phí, nhân sự,.... và tự động hóa có thể giải quyết vấn đề nan giải này.
Quy trình khớp lệnh 3 chiều thủ công trong tài khoản phải trả:
Việc đối chiếu 3 loại tài liệu quan trọng trong quy trình thủ công thực hiện như sau:
- Lệnh mua hàng (PO): tài liệu này ghi lại chi tiết giao dịch giữa 2 bên công ty bao gồm các thông tin về giá cả, số lượng, loại sản phẩm,...
- Phiếu nhận hàng (GRN): được tạo ra khi nhận hàng nhằm xác minh số lượng, chất lượng những mặt hàng đã được giao.
- Hóa đơn của nhà cung cấp: ghi lại chi tiết những thứ được giao dịch.
Trong quá trình đối sánh 3 chiều, kế toán công nợ cần kiểm tra kỹ lưỡng giá cả, số lượng hàng hóa đã nhận và so sánh thông tin giữa 3 tài liệu với nhau, yêu cầu phải có sự trùng khớp giữa 3 tài liệu này trước khi thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Mục tiêu là xác thực hàng đã nhận là đúng và thanh toán không gian lận. Quy trình đối chiếu 3 chiều vẫn còn nhiều bất cập khi thực hiện thủ công và sẽ thật tuyệt nếu có thể tự động hóa chúng để giảm bớt lỗi sai do con người gây ra, tiết kiệm chi phí và nhân sự.
Những bất cập của quy trình khớp lệnh 3 chiều trong tài khoản phải trả
Sai sót do con người
Việc thực hiện đối sánh 3 chiều dễ dẫn đến những lỗi như: nhập dữ liệu sai, thất lạc tài liệu hay bỏ sót các sai lệch quan trọng. Những sai sót này vừa làm chậm quá trình thanh toán, vừa gây mất uy tín với nhà cung cấp, đôi khi có thể liên quan đến pháp lý vì thanh toán trễ. Theo Viện Tài chính và Quản lý (IOFM), việc xử lý hóa đơn thủ công có thể mắc lỗi với tỷ lệ lỗi từ 8-12%. Điều này có thể dẫn đến những khoản thanh toán không chính xác kèm theo khoản chi phí không cần thiết. Mặc dù kế toán có thể sẽ kiểm tra chất lượng và nội dung lặp đi lặp lại nhiều lần để đảm bảo tính chính xác, tuy nhiên vẫn còn gặp phải các lỗi đánh máy hay thông tin sai lệch do thiếu tập trung. Một con số thừa ở đây và một từ sai ở đó có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Theo Gartner, với dữ liệu kém chất lượng khiến các tổ chức thiệt hại trung bình 12,9 triệu đô la mỗi năm, đây không phải là vấn đề bạn có thể bỏ qua.
Lãng phí thời gian và nguồn lực
Việc kiểm tra tỉ mỉ từng chi tiết trong tài liệu lệnh mua hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn của nhà cung cấp trong quy trình khớp lệnh 3 chiều thủ công là rất tốn thời gian. Ngoài ra còn cần phân phối liên tục giữa các bộ phận kế toán, bộ phận kho hàng và bộ phận nhân sự để đảm bảo tính nhất quán trong thông tin. Điều đó làm cho quy trình trở nên chậm chạp hơn nếu có 1 trong 3 bộ phận xảy ra trục trặc. Theo McKinsey, 80% thời gian của công ty được dành cho các nhiệm vụ mang tính chất đối sánh lặp đi lặp lại về mặt dữ liệu. Ví dụ: phiếu nhận hàng cập nhật trễ hoặc đơn vị hóa đơn sai thông tin thì việc xác minh sẽ mất thêm thời gian làm cho tiến trình thanh toán chậm lại và ảnh hưởng đến mối quan hệ và uy tín với nhà cung cấp.
Quy trình so khớp 3 chiều thủ công không chỉ kéo dài thời gian xử lý dữ liệu mà còn mất một khoản chi phí cơ hội lớn, có thể phải bỏ lỡ những chiết khấu thanh toán sớm, không còn thời gian tập trung cho các nhiệm vụ chiến lược có giá trị. Từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
Chi phí cơ hội lớn
Theo báo cáo của Ardent Partners, chi phí trung bình để xử lý thủ công hóa đơn là $9.25, trong khi giải pháp tự động hóa chỉ tốn khoảng 2-5 USD cho 1 hóa đơn. Chi phí cơ hội có thể bị mất đi do doanh nghiệp bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm, nghiêm trọng hơn là thanh toán thừa hoặc thiếu do hóa đơn sai lệch. Nếu có thể thanh toán sớm thì doanh nghiệp sẽ nhận được khuyến mãi giảm giá khoảng 1-2% trên tổng hóa đơn, nhưng nếu thanh toán trễ hạn thì doanh nghiệp sẽ mất đi khoản tài chính này.
Áp lực kiểm toán
Quản lý tài liệu không khoa học có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán, dẫn đến rủi ro vi phạm quy định pháp lý. Các công ty áp dụng quy trình thủ công thường gặp vấn đề về lưu trữ tài liệu không hiệu quả, dẫn đến nguy cơ vi phạm luật về kiểm toán và quản lý tài chính. Chính vì thế, để giảm bớt gánh nặng cho kế toán, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, phát hiện gian lận và đồng thời cho phép nhân viên AP tập trung vào các dự án có giá trị cao hơn thì việc tự động hóa quy trình khớp lệnh 3 chiều trong tài khoản phải trả có thể trở thành một giải pháp toàn diện cho mỗi doanh nghiệp.
Tự động hóa khớp lệnh 3 chiều trong tài khoản phải trả: Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp
Chuyển đổi từ quy trình thủ công sang tự động hóa mang lại nhiều lợi ích vượt trội, từ tăng độ chính xác, giảm chi phí đến nâng cao hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, tự động hóa có thể giúp tổ chức nắm bắt được các khoản chiết khấu cho các khoản thanh toán đúng hạn và tránh các khoản phí trả chậm liên quan đến việc thiếu thời hạn thanh toán. Làm thế nào để việc khớp lệnh 3 chiều trong tài khoản phải trả trở nên hiệu quả hơn?
Loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người
Với hệ thống tự động hóa, việc so khớp lệnh mua hàng, phiếu nhận hàng và hóa đơn được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Tất cả các tài liệu đều được kiểm tra và đối chiếu chỉ trong vài giây, loại bỏ hoàn toàn nguy cơ sai sót do con người. Với giải pháp tự động hóa
iAutobot của AFusion, chúng tôi có thể thực hiện từ 900-1000 hóa đơn/ngày với độ chính xác gần như hoàn toàn, tăng 30% năng suất làm việc của kế toán, từ đó tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu thủ công của bộ phận AP.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Các giải pháp tự động hóa giúp doanh nghiệp lưu trữ và xử lý tài liệu trực tuyến, tự động hóa toàn bộ quy trình so khớp lệnh 3 chiều. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm nguồn lực, tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán đúng hạn và tránh các khoản phí phạt. Gartner dự kiến đến năm 2024, các tổ chức sẽ giảm 30% chi phí hoạt động bằng cách kết hợp các công nghệ siêu tự động hóa với các quy trình hoạt động được thiết kế lại. Điều này mang lại hiệu quả tài chính lớn, đặc biệt là khi xử lý một lượng lớn hóa đơn mỗi tháng.
Phát hiện và ngăn chặn gian lận hiệu quả
Quy trình tự động hóa khớp lệnh 3 chiều có nhiều mặt lợi thế, một trong số đó chính là khả năng phân tích dữ liệu và tìm ra những dấu hiệu bất thường để ngăn chặn các hành vi gian lận ngay từ bước đầu tiên so sánh. Theo báo cáo của ACFE, một trường hợp gian lận điển hình trước khi bị phát hiện có thể kéo dài khoảng 12 tháng gây ra tổn thất tài chính rất lớn cho công ty, trong nghiên cứu này đề cập rằng một vụ gian lận có thể gây thiệt hại trung bình lên đến 5% doanh thu mỗi năm. Nhưng đối với hệ thống tự động hóa của AFusion, con số thiệt hại này có thể giảm mạnh đáng kể.
Trong một số trường hợp, một quy trình so khớp 3 chiều hiệu quả thậm chí có thể phát hiện ra gian lận tiềm ẩn, vì không phải tất cả các nhà cung cấp đều hoạt động minh bạch.
Dễ dàng quản lý và mở rộng quy mô
Chính nhờ vào khả năng xử lý dữ liệu thông minh và chính xác mà hệ thống tự động hóa có thể hỗ trợ con người chuẩn bị kiểm toán tốt hơn, truy xuất dữ liệu nhanh chóng hơn và minh bạch hơn, đồng thời cũng đảm bảo các điều khoản tiêu chuẩn của pháp lý. Để giúp cho việc truy xuất tài liệu chính xác hơn và đảm bảo không thất lạc thì tự động hóa cũng chính là một giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp giúp giảm rủi ro bị đánh cắp thông tin, mất thông tin và tăng cường tính sẵn sàng của các tài liệu.
Nâng cao mối quan hệ với nhà cung cấp
Việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn giúp cho mối quan hệ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp trở nên thân thiết hơn và nâng cao uy tín giao dịch. Khi doanh nghiệp thực hiện giao dịch đúng hạn và không có sai sót đáng tiếc xảy ra, nhà cung cấp sẽ đánh giá cao tính chuyên nghiệp này và đảm bảo chuỗi cung ứng vận hành trơn tru, tạo ra các cơ hội hợp tác lâu dài trong tương lai. Ngoài ra, tự động hóa giúp giảm các tranh chấp liên quan đến thanh toán, vốn là một trong những nguyên nhân phổ biến gây căng thẳng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Thay vì mất thời gian giải quyết các lỗi phát sinh từ quy trình thủ công, cả hai bên có thể tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững và hợp tác trong các dự án mới.
Tự động khớp lệnh 3 chiều với phần mềm kế toán của AFusion
Hãy liên hệ với AFusion ngay hôm nay để tham khảo hướng đi của các doanh nghiệp đã làm như thế nào để tối ưu quy trình khớp lệnh 3 chiều trong tài khoản phải trả phù hợp nhất. Mặc dù việc khớp lệnh nghe có vẻ đơn giản, nhưng quy trình này có thể khá tốn thời gian nếu xử lý thủ công và thậm chí còn tốn thời gian hơn khi các chi tiết không khớp nhau, dẫn đến việc phải điều tra thêm.
Phương pháp đối sánh 3 chiều trong tài khoản phải trả được tự động hóa giúp giải phóng sức lao động nhàm chán của con người và nhanh chóng đưa ra cảnh báo đối với các dấu hiệu bất thường về thông tin gian lận hóa đơn. Việc áp dụng tự động hóa khớp 3 chiều trong tài khoản phải trả có thể giúp tiết kiệm 50% chi phí nhân lực so với quy trình thủ công. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng chục ngàn USD mỗi năm nhờ giảm chi phí xử lý hóa đơn và tăng cường năng suất.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam