Resources > Blog > 46> Quy trình phải trả thủ công với tự động hóa
Sự Khác Biệt: Quy Trình Phải Trả Thủ Công Với Tự Động Hóa
Trong bài viết này, chúng ta sẽ so sánh chi tiết giữa quy trình phải trả thủ công với tự động hóa.
Quy trình công nợ phải trả là gì?
Quy trình phải trả điển hình bao gồm bốn bước chính: ghi lại và mã hóa hóa đơn, xác minh hóa đơn, phê duyệt hóa đơn, và xử lý thanh toán. Mỗi bước này có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động, và sự lựa chọn giữa hai phương pháp này sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả và chi phí của doanh nghiệp.
So sánh quy trình phải trả thủ công với tự động hóa
Dưới đây, chúng ta sẽ phân tích từng bước trong quy trình phải trả, so sánh cách thực hiện thủ công với tự động hóa, đồng thời làm rõ những lợi ích mà tự động hóa mang lại.
Bước 1: Ghi lại và mã hóa hóa đơn
Quy trình thông thường:
Trong quy trình thủ công, khi hóa đơn đến (qua email, bưu điện hoặc fax), nhân viên phải nhập thủ công thông tin hóa đơn vào hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán. Thông tin này bao gồm số hóa đơn, tên nhà cung cấp, chi tiết mặt hàng, giá cả, tổng số tiền phải trả, thuế và các điều khoản thanh toán. Đối với các giao dịch phức tạp, nhân viên có thể cần đối chiếu với nhiều lệnh mua hàng (PO) hoặc hóa đơn một phần, làm tăng khối lượng công việc.kload.
Vấn đề:
Tại bước này đã có sự khác biệt lớn giữa việc làm thủ công với tự động hóa. Quy trình thủ công này rất tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Sai sót trong nhập liệu, như số tiền sai hoặc mã hóa không chính xác, có thể dẫn đến hóa đơn trùng lặp hoặc thanh toán sai. Hơn nữa, hóa đơn có thể bị thất lạc nếu không được gửi đến đúng địa chỉ hoặc bị xử lý chậm, gây ra phí phạt trả chậm và làm tổn hại mối quan hệ với nhà cung cấp.
Tự động hóa bước này:
Các giải pháp tự động hóa khoản phải trả sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), IDP và máy học để quét, mã hóa và số hóa hóa đơn ngay khi nhận được. Hóa đơn giấy hoặc PDF được chuyển đổi thành dữ liệu số, và thông tin được tự động nhập vào hệ thống ERP. Ngoài ra, các hệ thống này cung cấp một địa chỉ email duy nhất để nhà cung cấp gửi hóa đơn, giảm nguy cơ thất lạc. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu lỗi nhập liệu, đảm bảo dữ liệu chính xác từ bước đầu tiên.
Bước 2: Xác minh hóa đơn
Quy trình thông thường:
Sau khi hóa đơn được nhập vào hệ thống ERP, nhân viên kế toán phải đối chiếu thông tin hóa đơn với lệnh mua hàng (PO) và biên lai vận chuyển để đảm bảo rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao đúng như thỏa thuận. Quá trình này thường được gọi là đối chiếu ba chiều, đòi hỏi kiểm tra kỹ lưỡng để phát hiện bất kỳ sự không khớp nào, chẳng hạn như số lượng hoặc giá cả không đúng.
Vấn đề:
Đối chiếu ba chiều thủ công rất tốn thời gian, đặc biệt khi khối lượng hóa đơn lớn hoặc khi thông tin không đầy đủ. Nếu thiếu PO hoặc biên lai, nhân viên có thể phải liên hệ với các bộ phận khác hoặc thậm chí kiểm tra thực tế tại kho hàng, làm chậm quy trình. Hơn nữa, việc chỉ xác minh một số hóa đơn (thường là những hóa đơn có giá trị lớn) để tiết kiệm thời gian có thể bỏ qua các lỗi hoặc gian lận trong các hóa đơn nhỏ hơn.
Tự động hóa bước này:
Các giải pháp tự động hóa khoản phải trả tích hợp với hệ thống ERP có thể thực hiện đối chiếu ba chiều theo thời gian thực cho mọi hóa đơn. Hệ thống tự động so sánh dữ liệu hóa đơn với PO và biên lai, đánh dấu bất kỳ sự không khớp nào để nhân viên xem xét. Điều này không chỉ tăng tốc độ xác minh mà còn đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn được kiểm tra kỹ lưỡng, giảm nguy cơ lỗi và gian lận.
Bước 3: Quy trình phê duyệt hóa đơn
Quy trình thông thường:
Sau khi xác minh, hóa đơn được gửi đến người phê duyệt (thường là quản lý hoặc giám đốc hành chính) để kiểm tra và ký duyệt. Trong quy trình thủ công, việc này thường được thực hiện qua email hoặc chuyển giao tài liệu giấy. Người phê duyệt xem xét hóa đơn dựa trên các tiêu chí như tính chính xác hoặc chi phí được phép, sau đó phê duyệt hoặc từ chối.
Vấn đề:
Quy trình phê duyệt thủ công thường gây ra tình trạng tắc nghẽn, đặc biệt khi người phê duyệt phải xử lý một lượng lớn hóa đơn. Email phê duyện có thể bị bỏ sót, tài liệu giấy có thể bị thất lạc, và sự chậm trễ trong phê duyệt dẫn đến thanh toán trễ. Hơn nữa, nếu người phê duyệt bị quá tải, họ có thể phê duyệt hóa đơn mà không kiểm tra kỹ lưỡng, làm tăng nguy cơ thanh toán sai.
Tự động hóa bước này:
Các giải pháp tự động hóa khoản phải trả cho thấy sự khác biệt giữa thủ công với tự động hóa. Quy trình tự động hóa sẽ tự động định tuyến hóa đơn đến đúng người phê duyệt dựa trên các tiêu chí như số tiền hóa đơn hoặc loại nhà cung cấp. Hệ thống cũng gửi lời nhắc nếu hóa đơn không được phê duyệt trong thời gian quy định. Người phê duyệt có thể giao tiếp với đội ngũ AP qua bảng điều khiển, giảm thiểu sự chậm trễ và đảm bảo rằng mọi câu hỏi hoặc vấn đề được giải quyết nhanh chóng. Điều này giúp giảm áp lực cho người phê duyệt và tăng tốc độ xử lý.
Bước 4: Xử lý thanh toán
Quy trình thông thường:
Sau khi được phê duyệt, hóa đơn được chuyển sang giai đoạn thanh toán. Trong quy trình thủ công, nhân viên bộ phận phải trả chuẩn bị các đợt thanh toán, bao gồm việc tổng hợp các hóa đơn đã được phê duyệt và sắp xếp chúng theo phương thức thanh toán (séc, chuyển khoản ACH, hoặc thẻ tín dụng). Các khoản thanh toán sau đó được gửi đến bộ phận kiểm soát hoặc CFO để phê duyệt cuối cùng trước khi thực hiện.
Vấn đề:
Quy trình thanh toán thủ công rất tốn thời gian và thường xảy ra thanh toán trùng lặp, đặc biệt khi xử lý các khoản thanh toán phức tạp như hóa đơn một phần. Việc in và gửi séc không chỉ tốn kém mà còn làm tăng nguy cơ gian lận. Ngoài ra, việc chuyển đổi nhà cung cấp sang thanh toán điện tử (như ACH) có thể khó khăn nếu không có hệ thống quản lý nhà cung cấp hiệu quả. Các phương thức thanh toán khác nhau cũng làm tăng sự phức tạp, đòi hỏi nhiều quy trình riêng biệt.
Tự động hóa bước này:
Bước thanh toán thủ công với tự động hóa sẽ khác nhau rằng tự động hóa sẽ tích hợp các phương thức thanh toán vào một nền tảng duy nhất, cho phép xử lý thanh toán điện tử dễ dàng hơn. Các hệ thống này cũng hỗ trợ chuyển đổi nhà cung cấp sang thanh toán điện tử, giảm chi phí liên quan đến séc giấy. Tự động hóa thanh toán còn đồng bộ hóa với hệ thống ERP, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo rằng các giao dịch được ghi lại chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và cải thiện hiệu quả tài chính.
Mẹo và thủ thuật để cải thiện quy trình phải trả của bạn
- Tập trung giao tiếp: Thay vì sử dụng email, cuộc gọi hoặc tin nhắn rời rạc, hãy triển khai một nền tảng giao tiếp tập trung. Các giải pháp tự động hóa AP cung cấp bảng điều khiển để theo dõi và lưu trữ mọi thông tin liên lạc liên quan đến hóa đơn, đảm bảo rằng không có thông tin nào bị bỏ sót.
- Tích hợp với ERP: Chọn giải pháp tự động hóa AP có khả năng tích hợp liền mạch với hệ thống ERP của bạn. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu được chia sẻ chính xác giữa các phòng ban, giảm thiểu lỗi và cải thiện khả năng minh bạch.
- Tăng cường kiểm soát nội bộ: Áp dụng các biện pháp kiểm soát như phân chia nhiệm vụ để ngăn ngừa gian lận và lỗi. Các giải pháp tự động hóa AP có thể tự động thực thi các biện pháp kiểm soát này và cung cấp bản ghi kiểm toán đầy đủ.
- Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm: Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm. Tự động hóa AP giúp bạn xử lý hóa đơn nhanh hơn, cho phép tận dụng các cơ hội tiết kiệm chi phí này.
- Theo dõi hiệu suất nhà cung cấp: Sử dụng dữ liệu từ hệ thống AP để giám sát hiệu suất nhà cung cấp, phát hiện hóa đơn trùng lặp hoặc không chính xác. Liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.
- Giám sát thời gian xử lý hóa đơn: Thiết lập các mốc thời gian rõ ràng cho từng bước trong quy trình AP, từ nhập dữ liệu đến thanh toán. Theo dõi các mốc này để đảm bảo thanh toán đúng hạn và giải quyết kịp thời mọi sai sót.
Previous Post
