Tự Động Kế Toán Ghi Sổ
A Modern Financial Leap
Quản lý tài chính là một phần không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào, từ doanh nghiệp nhỏ cho đến các tập đoàn lớn. Nhưng thực tế, các công việc kế toán như nhập dữ liệu giao dịch, đối chiếu sổ sách, lập báo cáo tài chính hay chuẩn bị hồ sơ nộp thuế lại rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Đây là lúc tự động hóa kế toán ghi sổ trở thành một giải pháp hữu ích. Tự động hóa sổ sách kế toán giúp giảm thời gian tạo mẫu và sổ cái. Thay vào đó, các công thức tích hợp cho phép nhóm tài chính tạo báo cáo nhanh hơn và hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ghi sổ kế toán tự động là gì, cách nó hoạt động và những lợi ích thực tế mà nó mang lại cho doanh nghiệp.
Kế toán ghi sổ tự động là gì? Tại sao doanh nghiệp cần?
Kế toán ghi sổ hay ghi sổ kế toán (Bookkeeping) là quá trình ghi chép, lưu trữ và quản lý các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp một cách có hệ thống. Đây là bước cơ bản trong kế toán, nhằm đảm bảo tất cả các hoạt động tài chính được theo dõi chính xác để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và ra quyết định kinh doanh. Các hoạt động chính trong ghi sổ kế toán gồm:
- Ghi chép giao dịch tài chính
- Phân loại giao dịch
- Đối chiếu số liệu
- Lưu trữ dữ liệu
Kế toán ghi số tự động là việc sử dụng phần mềm và công nghệ hiện đại như trí tuệ nhân tạo (AI) , tự động hoá bằng robot (RPA) hay máy học (ML) để tự động hóa các công việc kế toán mà trước đây bạn phải làm thủ công. Ví dụ, thay vì nhập từng giao dịch vào sổ sách, phần mềm sẽ tự động làm việc đó cho bạn. Nó cũng có thể tự động lập báo cáo tài chính, theo dõi chi phí hay đối chiếu số liệu mà không cần bạn phải can thiệp quá nhiều.
Ngoài việc biên soạn tất cả các giao dịch kinh doanh cho bạn và loại bỏ đáng kể khối lượng nhập dữ liệu thủ công, các giải pháp này còn cung cấp cho bạn các công cụ phần mềm đơn giản để lập báo cáo tài chính, theo dõi chi phí và giúp thời gian nộp thuế trở nên dễ dàng.
Điều này không có nghĩa là tự động hóa ghi sổ kế toán sẽ thay thế hoàn toàn kế toán viên. Thực tế, nó chỉ xử lý những công việc lặp đi lặp lại để đội ngũ tài chính có thể dành thời gian cho những việc cần tư duy nhiều hơn như phân tích số liệu, lập kế hoạch tài chính hay đưa ra các quyết định chiến lược.
Tại sao điều này quan trọng? Vì trong kinh doanh, thời gian và độ chính xác của số liệu tài chính là yếu tố then chốt. Một báo cáo tài chính sai có thể khiến các nhà quản lý đưa ra quyết định sai lệch với thực tế, hoặc tệ hơn là gây rắc rối với cơ quan thuế. Với các CEO, CFO hay quản lý tài chính, việc phải dành hàng giờ mỗi tuần để kiểm soát, xử lý những nhiệm vụ này có thể khiến bạn không còn thời gian để tập trung vào những việc quan trọng hơn như tìm cách tăng doanh thu, cải thiện hoạt động, hay lập kế hoạch mở rộng.
Nỗi đau của kế toán ghi sổ
Với nhiều kế toán viên, công việc ghi sổ trong quy trình phải trả không đơn thuần là thao tác nhập liệu – mà là một chuỗi công việc đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối và sự kiên nhẫn cao độ. Mỗi ngày, họ đối mặt với hàng loạt hóa đơn đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, với định dạng không đồng nhất, thông tin thiếu hoặc sai sót. Việc phải liên tục kiểm tra, phân loại, định khoản và cập nhật lên phần mềm kế toán không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nhầm lẫn. Sai sót nhỏ ở một bút toán có thể dẫn đến việc rà soát lại toàn bộ quy trình, gây áp lực không nhỏ cho người phụ trách. Theo một nghiên cứu của IFOL vào năm 2024, căng thẳng đối với đội ngũ AP do quy trình không hiệu quả vẫn là thách thức lớn nhất, được 64% người tham gia khảo sát ghi nhận.
Ở cấp độ lãnh đạo, một trong những điểm đau lớn của CFO và CEO là bài toán quản lý con người. Việc ghi sổ kế toán thủ công khiến nhân viên chịu áp lực cao, dễ dẫn đến kiệt sức và nghỉ việc. Khi đó, các nhà quản trị lại phải lao vào vòng xoáy tuyển dụng – đào tạo – và rồi lại tuyển người mới khi nhân viên tiếp tục rời đi, gây lãng phí thời gian, chi phí và ảnh hưởng đến hiệu suất tài chính của doanh nghiệp.
Ghi sổ kế toán không đơn thuần là việc cập nhật số liệu – mà là nền tảng để đảm bảo tính minh bạch, đồng nhất và khả năng kiểm soát toàn hệ thống tài chính. Khi doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào quy trình ghi sổ thủ công, CFO phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn khác như:
- Thứ nhất, rủi ro về kiểm toán nội bộ ngày càng lớn khi các thao tác thủ công dễ tạo ra sai lệch số liệu, chênh lệch giữa hệ thống sổ cái và thực tế, gây khó khăn trong việc truy vết, kiểm tra. Với các doanh nghiệp niêm yết hoặc đang chuẩn bị gọi vốn, đây là những vấn đề có thể ảnh hưởng trực tiếp đến độ tín nhiệm và định giá doanh nghiệp.
- Thứ hai, việc thiếu liên kết dữ liệu kế toán với hệ thống phân tích tài chính như Power BI hay Tableau khiến CFO gặp khó khăn trong việc truy xuất nhanh các chỉ số tài chính quan trọng như dòng tiền, lợi nhuận theo từng kênh, hay tỷ lệ chi phí/doanh thu theo phòng ban. Việc tự động hóa ghi sổ giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, tạo điều kiện để kết nối mượt mà với các công cụ phân tích – từ đó nâng cao năng lực dự báo và ra quyết định.
- Cuối cùng, khi doanh nghiệp tăng trưởng, mô hình kinh doanh trở nên phức tạp hơn, khả năng mở rộng quy trình tài chính là yếu tố sống còn. Một bộ máy kế toán phụ thuộc vào sức người sẽ nhanh chóng bị quá tải khi số lượng giao dịch tăng lên theo từng chi nhánh, sản phẩm, hoặc thị trường mới. Tự động hóa giúp hệ thống tài chính “scale” theo doanh nghiệp mà không cần tăng tương ứng về nhân sự, đảm bảo tính bền vững và linh hoạt trong vận hành.
Kế toán ghi sổ tự động hoá như thế nào?
Nếu từng làm kế toán thủ công, bạn sẽ hiểu nó tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi đến mức nào. Một lỗi nhỏ trong dữ liệu như nhập sai một con số trong hóa đơn, có thể làm sai lệch cả báo cáo tài chính, khiến bạn mất thêm thời gian để dò soát, kiểm tra và sửa chữa. Tự động hóa
1. Đồng bộ và phân loại giao dịch tự động
Thông thường, chỉ cần kết nối tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng của doanh nghiệp với phần mềm, mọi giao dịch sẽ được tự động tải về và đồng bộ hóa. Bạn không cần phải tự tải báo cáo ngân hàng hàng tháng hay lo bỏ sót dữ liệu. Phần mềm kế toán tự động còn tự động phân loại giao dịch vào các danh mục như chi phí vận hành, thanh toán nhà cung cấp, hay doanh thu từ khách hàng và loại bỏ trùng lắp hóa đơn. Sau một thời gian sử dụng, hệ thống sẽ học từ dữ liệu cũ để phân loại chính xác hơn.
2. Nhập dữ liệu và đối chiếu: Ít sai sót Hơn
Nhập dữ liệu bằng tay là một trong những công đoạn dễ xảy ra lỗi nhất. Một con số nhập sai có thể làm sai lệch toàn bộ báo cáo lãi lỗ hoặc bảng cân đối kế toán. Kế toán tự động sử dụng công nghệ như nhận dạng ký tự quang học (OCR) hoặc xử lý tài liệu thông minh (IDP) để quét và nhập dữ liệu tự động, giảm thiểu rủi ro sai sót do con người. Sau khi nhập, phần mềm tự động đối chiếu số liệu để đảm bảo mọi thứ khớp nhau và sẽ báo ngay nếu có vấn đề gì cần kiểm tra. Ví dụ, nếu một giao dịch không khớp với hóa đơn, bạn sẽ nhận được thông báo để xử lý ngay lập tức.
3. Tạo báo cáo tài chính: Nhanh Hơn, dễ Hơn
Lập báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán hay báo cáo lưu chuyển tiền tệ thường là một công việc phức tạp, đặc biệt nếu bạn không quen với các con số. Phần mềm kế toán tự động có các mẫu báo cáo sẵn có và có thể tạo báo cáo chỉ với vài thao tác. Dữ liệu đã được phân loại và đối chiếu sẵn, nên bạn không cần lo về việc nhập sai số liệu hay mất thời gian xây dựng báo cáo từ đầu. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần báo cáo nhanh để họp với đối tác hoặc chuẩn bị hồ sơ vay vốn ngân hàng.
Ghi số kế toán tự động trong quy trình phải trả và hơn thế nữa
Ghi sổ kế toán là một hoạt động tốn công nhưng đây lại là phần công việc nằm trong rất nhiều quy trình kế toán của một doanh nghiệp. Quy trình phải trả là một quy trình trong đó có nhiều công đoạn cần phải ghi sổ điển hình. AFusion có thể làm gì?
1. Ghi nhận hóa đơn và hạch toán chi phí
Khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán cần ghi nhận thông tin vào sổ sách, bao gồm: tên nhà cung cấp, số tiền, loại chi phí và thời hạn thanh toán. Đây là bước cơ bản trong ghi sổ kế toán nhằm đảm bảo các khoản chi phí và công nợ được ghi nhận đúng kỳ kế toán. AFusion tự động hóa bước này bằng công nghệ IDP để trích xuất dữ liệu hóa đơn, phân loại tài khoản chi phí và cập nhật trực tiếp vào hệ thống kế toán. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể sai sót và rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn.
2. Đối chiếu hóa đơn với đơn hàng và biên nhận
Ghi sổ kế toán tại bước này liên quan đến việc đối chiếu hóa đơn với đơn mua hàng (PO) và phiếu nhận hàng (GRN) để xác nhận tính hợp lệ. AFusion sẽ tự động thực hiện đối chiều 3 chiều. Khi có sự sai lệch, hệ thống sẽ tự động cảnh báo và đề xuất hành động phù hợp, giúp kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn.
3. Tổng hợp và báo cáo công nợ phải trả
Cuối cùng, việc lập báo cáo công nợ và tổng hợp dữ liệu để lên báo cáo tài chính là một phần không thể thiếu cần ghi sổ kế toán. Lúc này, cần thống kê số dư nợ, thời gian đến hạn và lịch sử thanh toán để kiểm soát dòng tiền và đánh giá hiệu quả tài chính. Tại bước này, AFusion cung cấp bảng điều khiển công nợ tự động, liên tục cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình công nợ, xuất báo cáo chi tiết chỉ với vài thao tác, giúp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính doanh nghiệp.
Kết luận: Đã đến lúc chuyển mình
Tự động hóa kế toán ghi sổ không chỉ là xu hướng mà là bước đi chiến lược rất cần thiết để doanh nghiệp vượt qua thách thức tài chính trong thời đại số. Việc áp dụng tự động hóa vào ghi sổ giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc quy trình và giải phóng tài nguyên cho những công việc có giá trị cao hơn. Điều này không chỉ giúp đội ngũ tài chính hoạt động hiệu quả mà còn nâng cao tính minh bạch và độ chính xác trong báo cáo tài chính – yếu tố sống còn cho mọi quyết định chiến lược.
Nếu bạn là một CFO hay kế toán viên đang tìm kiếm giải pháp để tăng cường hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian, đừng chần chừ. Hãy khám phá ngay các giải pháp tự động hóa ghi sổ kế toán từ AFusion. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình tài chính!
Đọc thêm tình huống thực tế của chúng tôi đã thực hiện: Vistra x AFusion: Automating Accounts Payable Invoice Automation with RPA
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam