Tự Động Hóa Khoản Phải Trả - Giải Quyết Nỗi Đau Cho Doanh Nghiệp SMEs
Tự động hóa khoản phải trả không còn quá mới lạ đối với các tập đoàn lớn trên toàn thế giới. Không chỉ giới hạn ở các tập đoàn lớn, tự động hóa khoản phải trả giờ đây cũng đã trở thành một công cụ cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (Doanh nghiệp có doanh thu hàng năm dưới 1 tỷ đô la), giúp mang lại lợi ích đáng kể không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho khách hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu cho thấy chỉ có 5% các công ty vừa tự động hóa toàn bộ quy trình và 15% đã tự động hóa ba hoặc nhiều tác vụ. Nguồn: PYMTS.com
Theo PYMTS.com, con số này vẫn đang thay đổi khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận ra tiềm năng và lợi ích vượt trội từ tự động hóa AP, đặc biệt với sự phát triển của các giải pháp do AI thúc đẩy. Khi nhu cầu xử lý thanh toán hiệu quả, chính xác từ phía khách hàng tăng lên, các doanh nghiệp cũng cần có những công cụ phù hợp để đáp ứng.
Đọc thêm: AFusion Top 6 Accounts Payable Trends for 2025
1. Giảm thiểu giấy tờ và công sức lao động chân tay. Tiết kiệm thời gian
Công nợ phải trả (AP) là lĩnh vực thường đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực để xử lý.
Theo truyền thống, quy trình quản lý các khoản phải trả thường bao gồm nhiều bước thủ công lặp lại như nhập liệu hóa đơn, lưu trữ chứng từ và xử lý thanh toán. Việc này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót, dẫn đến những vấn đề khó khăn khi kiểm toán và báo cáo tài chính. Tự động hóa khoản phải trả giúp loại bỏ những quy trình thủ công này bằng cách chuyển tất cả dữ liệu hóa đơn, chứng từ sang hệ thống kỹ thuật số. Thông qua các giải pháp phần mềm, doanh nghiệp có thể tự động nhận diện, đối chiếu và lưu trữ hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau, giúp giảm thiểu khối lượng giấy tờ và hạn chế công việc nhập liệu.
Hệ thống tự động hóa khoản phải trả giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực, từ đó giải phóng nhân viên khỏi những công việc tốn nhiều công sức, thời gian để họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và tạo giá trị cao hơn cho công ty. Với những doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn, việc tự động hóa có thể giúp tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi ngày, tăng cường hiệu suất công việc và giúp giảm chi phí liên quan đến quản lý tài liệu.
Với tự động hóa AP, bạn có thể đạt được các KPI sau:
2. Quy trình tự động hoá khoản phải trả phát triển tùy chỉnh theo quy mô doanh nghiệp
Một lợi ích vượt trội của các hệ thống tự động hóa khoản phải trả là khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các giải pháp này có thể đáp ứng những nhu cầu cơ bản như xử lý hóa đơn và theo dõi thanh toán. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng, hệ thống có thể dễ dàng điều chỉnh để tích hợp thêm các tính năng phức tạp hơn mà không đòi hỏi sự thay đổi cơ bản trong cấu trúc.
Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo điều kiện thuận lợi để duy trì tính ổn định trong vận hành. Các hệ thống tự động hóa AP hiện đại còn có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý tài chính và ERP (Enterprise Resource Planning) khác, giúp tăng cường khả năng liên kết dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn. Điều này cho phép các doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát toàn bộ quá trình thanh toán mà không cần lo lắng về sự thiếu linh hoạt hay tốn kém trong việc mở rộng.
3. Giảm thiểu rủi ro và chống gian lận
Gian lận trong thanh toán là một vấn đề nhức nhối mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, đặc biệt là khi các quy trình thanh toán vẫn phụ thuộc vào giấy tờ và quản lý thủ công.
Theo nghiên cứu của Creditsave, hơn một nửa số công ty đang mất hơn 30% tổng doanh thu do các hoạt động gian lận mỗi năm. Creditsafe cho biết: “Gian lận có thể gây ra hậu quả tàn khốc về lợi nhuận ròng của công ty bạn”. “Bạn không chỉ mất đi những khách hàng trung thành và doanh số mà họ còn có thể bị kiện tụng, cả hai đều có thể dẫn đến chi phí pháp lý và tiền phạt”
Theo thống kê của Eftsure , 20% các vụ gian lận thanh toán được báo cáo đều do những kẻ gian lận bên trong và bên ngoài thông đồng thực hiện. Tất cả các CFO và nhóm phải trả (AP) nên cảnh giác với những kẻ thủ phạm nội bộ, còn được gọi là mối đe dọa nội bộ/bên trong. Vì họ có quyền truy cập vào dữ liệu của công ty.
Các giải pháp tự động hóa khoản phải trả có khả năng ngăn chặn gian lận hiệu quả thông qua các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (Machine Learning). Các hệ thống này có thể phát hiện ra các dấu hiệu bất thường trong giao dịch, nhận diện các hóa đơn không hợp lệ hoặc các giao dịch có nguy cơ gian lận cao, từ đó cảnh báo cho người dùng. Ngoài ra, với khả năng kiểm soát và đối chiếu tự động, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các lỗi và thiếu sót trong quá trình thanh toán. Các giao dịch sẽ được ghi nhận đầy đủ và chính xác, giúp doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu về kiểm toán và tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính. Điều này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi những rủi ro pháp lý mà còn giúp xây dựng niềm tin với đối tác và khách hàng.
4. Thanh toán đúng hạn và tăng cường dòng tiền
Việc quản lý dòng tiền là yếu tố cốt lõi cho sự thành công của doanh nghiệp nhỏ, bao gồm kiểm soát các khoản phải trả cho sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, dù đã sử dụng phần mềm kế toán, nhiều doanh nghiệp vẫn phải tốn rất nhiều thời gian để xử lý từng hóa đơn một cách thủ công, một quy trình dễ dẫn đến lỗi và thiếu hụt thông tin.
Các công ty nhận thức được rằng tự động hóa trong AP có tác động trực tiếp đến việc quản lý dòng tiền của họ. Tuy nhiên, rất ít công ty hoàn thành đầy đủ việc tự động hóa các quy trình AP. Một trong những lợi ích quan trọng nhất của tự động hóa AP là khả năng giúp doanh nghiệp thanh toán đúng hạn, từ đó tăng cường mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác và nhà cung cấp. Khi doanh nghiệp luôn đảm bảo thanh toán đúng thời điểm, nhà cung cấp sẽ tin tưởng hơn và có thể hỗ trợ tốt hơn trong những giai đoạn doanh nghiệp cần nguồn hàng hoặc chiết khấu đặc biệt. Điều này góp phần gia tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác.
Với tự động hóa AP, bạn có thể giảm đáng kể thời gian xử lý hóa đơn. Hóa đơn được tự động thu thập, đối chiếu và gửi để phê duyệt, thường chỉ trong vài giây. Điều này không chỉ giúp tăng tốc thanh toán mà còn cải thiện khả năng quản lý dòng tiền. Với khả năng quản lý dòng tiền hiệu quả bằng cách tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán sớm và tránh phí trả chậm, bạn có thể thúc đẩy dòng tiền và tái đầu tư vào doanh nghiệp của mình. Doanh nghiệp có thể duy trì sự ổn định tài chính và cải thiện khả năng ra quyết định chiến lược.
Kết luận
Tự động hóa khoản phải trả không chỉ là một bước đi hướng đến sự hiện đại hóa, mà còn là một đầu tư chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả tài chính. Với những lợi ích như giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian, tùy chỉnh linh hoạt, giảm rủi ro và tối ưu hóa dòng tiền, các doanh nghiệp không chỉ phát triển mạnh mẽ hơn mà còn dễ dàng thích ứng với các thay đổi của thị trường. Việc đầu tư vào tự động hóa AP là một quyết định sáng suốt cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn bứt phá và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường đầy biến động ngày nay.
Bạn có muốn tìm hiểu thêm cách mà Giải pháp IDP từ AFusion tự động hoá khoản phải trả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không? Khám phá ngay.
Đọc thêm: https://afusion.ai/en/iautobot-how-rpa-in-accounts-payable-superior/
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam