Tối Ưu Hóa - Gia Công Quy Trình
Ghi Nhận Và Báo Cáo Tài Chính
Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp tổng hợp số liệu kế toán, quyết toán thuế và cung cấp thông tin cần thiết cho các quyết định chiến lược. Một hệ thống báo cáo tài chính chính xác, nhất quán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý mà còn tối ưu hóa quá trình quản lý tài chính.
Nhưng thực tế thì không phải lúc nào mọi chuyện cũng suôn sẻ. Xử lý số liệu tài chính luôn đi kèm với đủ loại rắc rối: sai sót, chậm trễ, dữ liệu thiếu nhất quán... khiến doanh nghiệp đau đầu. Đó là lý do quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) ra đời – một công cụ giúp sắp xếp và quản lý dữ liệu tài chính một cách suôn sẻ hơn. Không chỉ giúp hoàn thiện báo cáo nhanh chóng, quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) còn hỗ trợ doanh nghiệp phân tích rủi ro, dự báo tài chính và đưa ra chiến lược dài hạn một cách chính xác hơn.
Quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) là gì?
Ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) là một quy trình quan trọng trong tài chính, giúp chuyển đổi dữ liệu từ các giao dịch kinh doanh hàng ngày thành những con số có ý nghĩa trong báo cáo tài chính. Nói đơn giản, quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính bắt đầu từ việc ghi nhận doanh thu, chi phí và kết thúc bằng việc lập báo cáo tài chính theo từng kỳ kế toán (tháng, quý, năm). Không chỉ yêu cầu độ chính xác cao, quy trình này còn phải đảm bảo tính kịp thời để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đúng lúc.
Trong thực tế, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với những rủi ro và thách thức bất ngờ. Để ứng phó hiệu quả, họ cần có cái nhìn tổng thể và phân tích chính xác về dòng tiền xoay vòng vốn của mình. Đây là lúc bộ phận tài chính phát huy vai trò quan trọng, đảm bảo dữ liệu luôn được thu thập và xử lý nhanh chóng, giúp doanh nghiệp có cơ sở để hành động ngay lập tức khi cần. Chính vì vậy, tối ưu hóa quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) – từ ghi nhận dữ liệu đến lập báo cáo – là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giảm thiểu rủi ro và đưa ra chiến lược tài chính phù hợp.
Các bước trong quy trình R2R
Quy trình ghi chép và báo cáo tài chính gồm nhiều bước quan trọng, đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác, kịp thời và tuân thủ các quy định kế toán. Dưới đây là các bước chính:
Thứ nhất - Thu thập, ghi chép và xác thực:
Mọi giao dịch tài chính, từ chi phí vận hành đến đầu tư, đều cần được ghi chép tỉ mỉ và tuân thủ các nguyên tắc kế toán. Việc nhập dữ liệu thủ công có thể gây sai sót, vì vậy, nhiều doanh nghiệp áp dụng công nghệ tự động hóa như Machine Learning (ML) và nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tối ưu quy trình. Lợi thế thời gian chênh lệch trong việc sử dụng máy quét có thể nhanh hơn gấp 2-3 lần so với nhập dữ liệu thủ công và hoàn toàn không có lỗi của con người trong bước này.
Thứ hai - Duy trì sổ cái chung:
Sổ cái chung đóng vai trò như trung tâm lưu trữ dữ liệu tài chính. Sau mỗi kỳ kế toán, kế toán viên sẽ rà soát sổ cái để đảm bảo tất cả giao dịch đã được ghi nhận chính xác trước khi bước sang chu kỳ tiếp theo.
Thứ ba - Đối chiếu tài khoản:
Thứ tư - Lập báo cáo tài chính:
Đây là bước tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận để tạo ra các báo cáo tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo kết quả kinh doanh. Dữ liệu phải chính xác 100% và tuân thủ đầy đủ các quy định kế toán, đồng thời cung cấp thông tin minh bạch cho cổ đông, nhà đầu tư và ban lãnh đạo.
Thứ năm - Phân tích tài chính:
Bước này giúp doanh nghiệp "đọc" được dữ liệu tài chính để rút ra những thông tin có giá trị, như xu hướng kinh doanh, hiệu suất hoạt động và những điểm cần cải thiện. Từ đây, ban lãnh đạo có cơ sở để đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn.
Thứ sáu - Hoàn thiện tài khoản cuối kỳ:
Giai đoạn này bao gồm việc hoàn tất các giao dịch tài chính, điều chỉnh số liệu và lập báo cáo tài chính hợp nhất. Theo nghiên cứu của IBM , những doanh nghiệp ứng dụng tự động hóa trong kế toán có thể rút ngắn thời gian hoàn thành chu kỳ tài chính lên đến 25%, đồng thời giảm 38% chi phí xử lý mỗi bút toán so với các doanh nghiệp chưa tối ưu hóa.
Thứ bảy Kiểm toán, đánh giá và cải tiến:
Bước cuối cùng là rà soát lại toàn bộ quy trình để cải thiện hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán và thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro tài chính.
Những thách thức của quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R)
Có rất nhiều thách thức mà quy trình R2R gặp phải và các chuyên gia R2R phải giải quyết. Theo một nghiên cứu của Deloitte and ISG provide lens, có 4 thách thức trong quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính bao gồm:
- Độ chính xác của dữ liệu – Một lỗi nhỏ cũng có thể gây hậu quả lớn: Không ai muốn báo cáo tài chính của doanh nghiệp mình gặp phải sai sót. Tuy nhiên, theo báo cáo của Tạp chí kế toán có tới 75% chuyên gia kế toán không tin tưởng vào độ chính xác của lần đóng sổ cuối cùng của họ. Gần 90% nhân sự tài chính phải làm thêm giờ để đóng sổ sách và 25% cho biết áp lực đóng sổ khiến nhân viên rời khỏi tổ chức của họ. Vậy nguyên nhân mà áp lực vô hình này hình thành là gì? Đó là bởi vì việc nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến lỗi, chưa kể áp lực thời gian khiến kế toán viên làm việc quá tải. Vậy cách để khắc phục cho những áp lực này là gì? Đó chính là nhờ vào tự động hóa - việc áp dụng công nghệ giúp hạn chế tối đa lỗi con người và tăng tốc độ xử lý dữ liệu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả thời gian lẫn chi phí.
- Khối lượng giao dịch khổng lồ – "Biển số liệu" phải được kiểm soát chặt chẽ: Mỗi ngày, doanh nghiệp phải xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn giao dịch tài chính. Nếu không có hệ thống kiểm soát hiệu quả, dữ liệu bị thất lạc, đối chiếu sai lệch và báo cáo tài chính bị trì hoãn. Hãy tưởng tượng xem khi đến kỳ báo cáo mà kế toán viên của bạn vẫn loay hoay tìm hóa đơn, kiểm tra từng con số thì áp lực sẽ khủng khiếp thế nào! Vì vậy, việc chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót không đáng có.
- Chuyển đổi công nghệ – Không phải cứ có phần mềm là xong: Không thể phủ nhận rằng công nghệ đã giúp cải thiện đáng kể tốc độ và độ chính xác của R2R. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ, nếu triển khai không đúng cách thì công nghệ có thể gây rắc rối hơn là giúp ích. Một hệ thống tự động hóa muốn hoạt động hiệu quả cần phải được tích hợp liền mạch vào quy trình kế toán hiện có. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ tài chính và đội ngũ công nghệ. Nếu hai bên không hiểu nhau, doanh nghiệp có thể mất rất nhiều thời gian và tiền bạc vào một hệ thống mà cuối cùng... không một ai muốn dùng.
- Tuân thủ quy định – Luật thay đổi liên tục, doanh nghiệp phải theo kịp: Chế độ kế toán và các quy định báo cáo tài chính không ngừng thay đổi. Nếu doanh nghiệp không cập nhật kịp thời, hậu quả có thể rất nghiêm trọng: từ bị phạt do nộp báo cáo sai, chậm trễ, cho đến rủi ro lớn hơn là ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần có một quy trình kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo mọi báo cáo tài chính đều tuân thủ đúng quy định mới nhất.
Thúc đẩy dịch vụ gia công quy trình kinh doanh - R2R: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
"Tiền mặt là vua"– câu nói này luôn đúng vì dòng tiền ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành, mở rộng và đầu tư của doanh nghiệp. Nếu quản lý kém hiệu quả, ngay cả những công ty có lợi nhuận cũng có thể gặp khó khăn tài chính và mất cân đối dòng tiền. Gia công dịch vụ ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) giúp CFO, CEO có cái nhìn tổng quan, đảm bảo dòng tiền được duy trì ổn định và bền vững. Theo IBM, các tổ chức ứng dụng AI vào quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) có thể rút ngắn 66% thời gian xử lý mỗi chu kỳ tài chính, đặc biệt trong việc xử lý bút toán nhật ký.
Lợi ích của dịch vụ gia công quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R)
- Tăng hiệu quả, tối ưu chi phí: Gia công quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) giúp tinh gọn quy trình, giảm thiểu chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Doanh nghiệp có thể tận dụng đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm mà không cần tốn thời gian tuyển dụng và đào tạo nhân sự nội bộ.
- Dễ dàng mở rộng quy mô: Việc xây dựng đội ngũ R2R nội bộ không chỉ mất nhiều thời gian mà còn gặp thách thức trong việc tìm kiếm nhân sự phù hợp. Trong khi đó, thuê ngoài giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng quy mô, linh hoạt điều chỉnh nguồn lực mà không làm tăng chi phí nhân sự quá mức.
- Ứng dụng công nghệ hiện đại: Các đơn vị gia công quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) hàng đầu sử dụng AI, Machine Learning, OCR, RPA ,... để tối ưu quá trình thu thập dữ liệu, xác thực và lập báo cáo. Điều này giúp:
- Giảm đáng kể thời gian xử lý tài chính
- Loại bỏ sai sót trong nhập liệu
- Đảm bảo báo cáo chính xác, minh bạch
Theo Market research, thị trường gia công tài chính – kế toán toàn cầu dự kiến đạt 75,2 tỷ USD vào năm 2030, chứng minh xu hướng Gia công ngày càng được các doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.
Kết luận
Hiện nay, các tổ chức có xu hướng yêu cầu một kết quả quy trình ghi nhận và báo cáo tài chính (R2R) mang tính chiến lược, phân tích tài chính và tuân thủ những quy định về hiệu suất và giảm thiểu rủi ro, hơn là trước đây chỉ tập trung vào mục tiêu giảm chi phí và tăng hiệu quả đơn thuần.
Trước khi giải quyết được mặt chiến lược - report, doanh nghiệp cần thực hiện tốt nhiệm vụ đầu vào - record. Báo cáo tài chính chính xác là rất quan trọng nhưng có thể bị cản trở bởi quy trình làm việc rời rạc và quy trình thủ công. Những sự thiếu hiệu quả này tạo ra rủi ro, từ vi phạm tuân thủ đến dữ liệu chiến lược bị chậm trễ. Và AFusion có thể giúp bạn thực hiện những công việc trong “record” một cách suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Giải pháp này hỗ trợ khách hàng chuyển đổi chức năng kế toán chung và từ đó bộ phận tài chính có thể dự báo nhanh chóng và đạt độ chính xác cao.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam