OCR và IDP: Lựa Chọn Nào Tốt Hơn?
Trong thời đại kỹ thuật số, việc lựa chọn công nghệ phù hợp để tối ưu hoá quy trình kinh doanh của bạn là một thách thức thực sự. Xử lý tài liệu thông minh (IDP) và nhận dạng ký tự quang học (OCR) là hai thuật ngữ gây nhầm lẫn thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, đây là hai giải pháp công nghệ khác nhau. Vậy OCR và IDP là gì? Sự khác biệt là gì? Doanh nghiệp nên lựa chọn công nghệ nào? Tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là gì?
OCR (Optical Character Recognition), hay nhận dạng ký tự quang học, là một công nghệ cho phép máy tính "đọc" hay quét văn bản từ hình ảnh.
Nói một cách đơn giản, Nhận dạng ký tự quang học (OCR) biến những hình ảnh chứa chữ thành văn bản có thể chỉnh sửa được trên máy tính, chuyển đổi tài liệu từ dạng ảnh (như JPG, PDF) sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa (như DOCX, TXT).
Source: ElectroNeek
OCR hoạt động thông qua một quá trình gồm nhiều bước. Đầu tiên, nó quét tài liệu hoặc hình ảnh chứa văn bản. Sau đó, OCR nhận diện và phân tích hình dạng các ký tự trong hình ảnh bằng cách sử dụng các thuật toán thông minh. Khi đã nhận diện được, OCR sẽ đối chiếu các ký tự với cơ sở dữ liệu đã được lập trình. Cuối cùng, sau khi hoàn tất quá trình xử lý, OCR chuyển đổi dữ liệu văn bản đã trích xuất thành tệp kỹ thuật số để sử dụng.
Một số trường hợp phổ biến sử dụng OCR:
- Nhận dạng cá nhân: OCR có thể quét các tài liệu pháp lý như hộ chiếu, giấy tờ tùy thân, giấy phép lái xe,... và trích xuất những dữ liệu này để lưu trữ trong hệ thống.
- Trích xuất dữ liệu: OCR cho phép quét hóa đơn, biên lai, phiếu thu, xử lý tài liệu kế toán ở định dạng PDF và trích xuất thông tin.
Một số hạn chế của OCR:
- OCR chỉ hoạt động với các tài liệu mẫu đơn giản. OCR khó nhận diện văn bản đối với các hình ảnh chất lượng kém (mờ, nhiễu), tài liệu chữ viết tay hay các ký tự đặc biệt và ngôn ngữ phức tạp, đa ngôn ngữ.
- OCR không có khả năng xử lý tài liệu bán cấu trúc và phi cấu trúc (như bảng biểu phức tạp, tài liệu chứa hình ảnh kết hợp với văn bản).
- OCR Không hiểu bối cảnh của văn bản. Điều này dẫn đến việc thiếu khả năng phân tích ngữ cảnh và hiểu nội dung như các công nghệ AI tiên tiến hơn.
Ví dụ doanh nghiệp sử dụng OCR:
Ngân hàng thường sử dụng OCR để số hóa các tài liệu như hồ sơ khách hàng, hóa đơn và biên lai giao dịch. Khi khách hàng nộp hồ sơ mở tài khoản hoặc yêu cầu vay vốn, ngân hàng có thể quét các tài liệu giấy tờ và sử dụng OCR để chuyển đổi thông tin thành định dạng số. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong nhập liệu và cải thiện quy trình phục vụ khách hàng.
Công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP) là gì?
Về ý nghĩa công nghệ IDP, trước hết IDP là viết tắt của cụm từ Intelligence Document Processing, là công nghệ tự động thu thập, trích xuất và sắp xếp dữ liệu từ các loại tài liệu bán cấu trúc và phi cấu trúc thành dữ liệu có cấu trúc để sử dụng.
Source: Assets Global
Sự "thông minh" trong xử lý tài liệu thông minh IDP nằm ở việc sử dụng công cụ Trí tuệ Nhân tạo (AI) để trích xuất dữ liệu. Công cụ AI này bao gồm: Nhận dạng ký tự quang học (OCR), Thị giác máy tính (Computer Vision), Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), Học máy (ML) và Tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA) để tối ưu hóa nhận dạng, phân loại, phân tích, trích xuất dữ liệu và đánh giá dữ liệu nhằm cải thiện độ chính xác và hiệu quả.
IDP được ứng dụng để xử lý khối lượng lớn dữ liệu:
- Tự động hóa xử lý tài liệu tài chính: IDP được sử dụng để trích xuất và xử lý tự động các tài liệu như hóa đơn, biên lai, báo cáo tài chính, giúp giảm bớt khối lượng công việc nhập liệu thủ công và nâng cao độ chính xác trong quản lý tài chính.
- Quản lý và phân loại hợp đồng pháp lý: IDP giúp tự động phân tích, phân loại và trích xuất dữ liệu từ hàng loạt hợp đồng và văn bản pháp lý. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các tài liệu quan trọng và quản lý khối lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả hơn.
- Tự động xử lý hoá đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển hoặc chứng từ bảo hiểm ở định dạng PDF.
Lợi ích của IDP:
- Tiết kiệm chi phí: bằng cách tự động hóa các quy trình xử lý tài liệu thủ công lặp đi lặp lại. giúp giảm thiểu lỗi, tiết kiệm chi phí nhân sự
- Quy trình hiệu quả: Xử lý tài liệu thông minh (IDP) góp phần tạo ra một hệ thống nhất quán và liền mạch. IDP có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống cơ sở dữ liệu hoặc công cụ kinh doanh thông minh để phân tích và báo cáo.
- Tăng cường xử lý trực tiếp (STP)
- Nâng cao độ chính xác: Sử dụng thuật toán thông minh để trích xuất dữ liệu, IDP phát hiện lỗi và xác thực thông tin chính xác từ nhiều loại tài liệu khác nhau.
Ví dụ doanh nghiệp sử dụng IDP:
Các công ty bảo hiểm sử dụng IDP để xử lý đơn yêu cầu bồi thường từ khách hàng. Khi khách hàng nộp đơn yêu cầu bồi thường, tài liệu có thể bao gồm hợp đồng, hóa đơn y tế, và chứng từ liên quan. IDP sẽ tự động trích xuất thông tin cần thiết, phân loại các tài liệu và phân tích ngữ nghĩa để xác định các yếu tố liên quan đến yêu cầu. Việc này không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn nâng cao độ chính xác và giảm thiểu công việc thủ công cho nhân viên.
Sự khác biệt cơ bản giữa OCR và IDP
Cả OCR và IDP đều là công nghệ dùng để xử lý và trích xuất dữ liệu. Tuy nhiên chúng có những khác biệt cơ bản như sau:
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) | Xử lý tài liệu thông minh (IDP) | |
|---|---|---|
Kiểu dữ liệu | Dữ liệu đơn giản, có cấu trúc và dựa trên mẫu. | Dữ liệu phức tạp, bao gồm dữ liệu phi cấu trúc và bán cấu trúc, dữ liệu không có mẫu. |
Mục đích | Trích xuất dữ liệu | Phân tích, phân loại, trích xuất và đánh giá dữ liệu. |
Công nghệ cốt lõi | Kết hợp phần mềm và phần cứng. | Công nghệ cốt lõi của ML tích hợp với các giải pháp công nghệ AI như Computer Vision, NLP và Deep Learning. |
Yêu cầu về cơ sở hạ tầng triển khai | Cơ sở hạ tầng phức tạp. | Cơ sở hạ tầng đám mây. |
Độ chính xác | Ít chính xác hơn IDP. Tuỳ thuộc vào chất lượng hình ảnh. OCR là một công cụ thủ công nên không thể tránh khỏi sai sót. | Độ chính xác lên đến 99%. IDP sử dụng thuật toán ML để hiểu tài liệu, tối đa hóa độ chính xác theo thời gian. |
Mức độ trưởng thành | Thấp OCR chỉ có thể thực hiện nhiệm vụ quét và trích xuất dữ liệu. | Cao IDP có khả năng hiểu được bối cảnh của dữ liệu phức tạp. |
OCR và IDP: Nên sử dụng công nghệ nào để tối ưu hoá quy trình?
Việc xử lý và quản lý dữ liệu là vô cùng quan trọng trong thời kỳ kỷ nguyên số hoá hiện nay. Công nghệ OCR và IDP đều là những công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý tài liệu. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp nào?
Câu trả lời này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp như loại tài liệu cần xử lý, mức độ phức tạp của thông tin, và mục tiêu kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp để lựa chọn giữa công nghệ OCR và IDP. Để đạt hiệu quả tối ưu, việc xác định sự phù hợp giữa công nghệ và nhu cầu thực tế là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất.
OCR đã là công cụ được sử dụng rộng rãi nhất với mức chi phí trung bình trong một khoảng thời gian dài để số hóa tài liệu và chuyển đổi hình ảnh thành văn bản. Nó rất hiệu quả cho các tác vụ chuyển đổi văn bản đơn giản, có cấu trúc rõ ràng, với ít thông tin và trang hơn. Trong khi đó, IDP (Intelligent Document Processing) là một giải pháp tiên tiến hơn, cung cấp nhiều chức năng hơn. IDP kết hợp OCR với các công nghệ AI. Đây là công nghệ lý tưởng đáp ứng các yêu cầu phân tích nội dung phức tạp hơn và tự động hóa các quy trình làm việc phức tạp. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn dữ liệu phức tạp một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng phân tích nội dung.
Tóm lại, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên các tình huống sau:
- OCR: Phù hợp khi chỉ cần trích xuất văn bản từ tài liệu, xử lý tài liệu đơn giản, có cấu trúc rõ ràng.
- IDP: Lựa chọn tốt hơn khi cần xử lý khối lượng lớn tài liệu phức tạp, yêu cầu tự động hóa toàn diện, phân tích ngữ nghĩa và dữ liệu bán/phi cấu trúc.
Kết luận
Cả OCR và IDP đều là những công nghệ mạnh mẽ giúp tối ưu hoá quy trình xử lý tài liệu. Mỗi công nghệ sẽ phù hợp với những doanh nghiệp khác nhau. Để đạt hiệu quả tối ưu, việc xác định sự phù hợp giữa công nghệ và nhu cầu thực tế là điều cần thiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng suất.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hoàn chỉnh giúp công ty của bạn xử lý khối lượng lớn tài liệu phi cấu trúc. Giải pháp IDP từ AFusion sẽ là một lựa chọn cho bạn - doanh nghiệp cung cấp giải pháp IDP tối ưu hoá quy trình toàn diện
Các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam