Làm Thế Nào Để Kiểm Toán Công Nợ Phải Trả
Kiểm toán công nợ phải trả là gì?
Kiểm toán công nợ phải trả là quá trình đánh giá độc lập nhằm đảm bảo số liệu tài chính chính xác và minh bạch. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra sổ sách kế toán để xem các giao dịch công nợ có được ghi nhận đúng với thực tế hay không. Điều này cũng tạo áp lực nhất định cho kế toán viên trong việc ghi chép rõ ràng, đầy đủ để tránh nhầm lẫn hay thất lạc tài liệu.
Trong nhiều cuộc kiểm toán, kế toán công nợ thường là bộ phận được xem xét kỹ nhất. Dù có thể gây chút lo lắng, nhưng thực tế, kiểm toán nội bộ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Nó giúp phát hiện sớm các sai sót, điểm nghẽn và các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng gây ra thiệt hại, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Kiểm toán công nợ không chỉ là công cụ để đảm bảo tuân thủ quy định mà còn giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tự động hóa, cải thiện hiệu suất và tối ưu quy trình tài chính. Quan trọng hơn, kiểm toán không phải để tìm lỗi nhằm đổ trách nhiệm cho nhân viên, mà là để nâng cao hiệu quả làm việc. Khi được nhìn nhận đúng, đây chính là một biện pháp chủ động giúp doanh nghiệp đảm bảo sức khỏe tài chính, góp phần duy trì sự ổn định và phát triển lâu dài.
Tại sao doanh nghiệp cần kiểm toán công nợ phải trả?
Mỗi doanh nghiệp đều cần kiểm tra các khoản thanh toán của mình bằng cách lập báo cáo tài chính cho toàn bộ hoạt động chi tiêu tiền mặt, mua hàng và dịch vụ trong suốt một năm kinh doanh. Sau đó, kiểm toán viên sẽ sử dụng các công cụ chuyên môn để đối chiếu các giao dịch đã thanh toán với tài liệu ghi nhận, đảm bảo chúng trùng khớp. Nếu có bất kỳ tài liệu nào không khớp, kiểm toán viên sẽ xem xét kỹ để xác định tính hợp lệ của chúng.
Có hàng triệu lý do để doanh nghiệp quan tâm đến kiểm toán công nợ phải trả, dù là kiểm toán nội bộ hay kiểm toán bên ngoài. Đây là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót và ngăn chặn gian lận hóa đơn . Dưới đây là những lý do chính khiến kiểm toán công nợ phải trả trở nên cần thiết:
- Thứ nhất: Một quy trình kiểm toán chặt chẽ giúp xây dựng lòng tin với nhà cung cấp, đối tác và các bên liên quan bằng cách đảm bảo tính minh bạch, chính xác của báo cáo tài chính. Điều này tạo nền tảng vững chắc cho mối quan hệ hợp tác lâu dài.
- Thứ hai: Kiểm toán giúp cải thiện sự ổn định tài chính, hạn chế các giao dịch trái phép, thanh toán trùng lặp và sai sót trong quá trình nhập liệu. Phát hiện kịp thời các sai sót tài chính hoặc hành vi gian lận sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ danh tiếng và tránh tổn thất không đáng có.
- Thứ ba: Kiểm toán công nợ phải trả giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty, hỗ trợ CFO phát hiện lỗ hổng cần khắc phục. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung cải thiện đúng chỗ, tránh mất thời gian và tiền bạc vào những vấn đề không mang lại giá trị thực tế.
- Thứ tư: Việc kiểm toán còn giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình kê khai thuế bằng cách đảm bảo mọi khoản chi phí được phân loại và báo cáo chính xác. Điều này giúp hạn chế nguy cơ bị phạt, chịu lãi suất do thanh toán chậm hoặc bị cơ quan thuế thanh tra.
- Thứ năm: Kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận rằng doanh nghiệp đang tuân thủ các chính sách nội bộ cũng như các quy định pháp lý. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm luật thuế và các tiêu chuẩn pháp lý khác, tránh những hậu quả pháp lý không mong muốn.
Danh sách kiểm tra kiểm toán công nợ phải trả bao gồm những gì?
Bắt đầu quy trình kiểm toán công nợ phải trả có thể là một nhiệm vụ phức tạp và tốn nhiều thời gian. Quy trình này bao gồm bốn bước chính: Lập kế hoạch – Kiểm tra – Báo cáo kiểm toán – Theo dõi. Song hành cùng bốn bước này là danh sách kiểm tra kiểm toán công nợ phải trả, giúp việc quản lý toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng hơn. Danh sách kiểm tra này bao gồm 10 loại tài liệu quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kiểm toán.
Quy trình công nợ phải trả là một trong những bộ phận dễ xảy ra gian lận nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Chính vì thế, hầu hết các biện pháp kiểm soát công nợ (AP) đều tập trung vào giai đoạn này. Theo Gartner, có đến 51% doanh nghiệp chuyển sang phương pháp đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán liên tục hơn. Kiểm toán không chỉ là việc rà soát nội bộ nhằm đảm bảo mọi số liệu được ghi nhận chính xác và trong khung thời gian phù hợp, mà còn giúp xác nhận rằng hồ sơ tài chính phản ánh đúng tình hình của doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các phương hướng phù hợp để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Cách kiểm toán công nợ phải trả như thế nào?
Hướng dẫn từng bước để kiểm toán công nợ phải trả:
1. Lên kế hoạch và xác định phạm vi kiểm toán
Muốn kiểm toán công nợ phải trả suôn sẻ thì trước tiên, kiểm toán viên cần có kế hoạch rõ ràng và xác định phạm vi công việc. Họ phải quyết định thời điểm kiểm toán thường là cuối quý hoặc cuối năm và chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình kiểm toán thực địa. Mục tiêu chính là đảm bảo mọi giao dịch đều minh bạch, hợp lệ và tuân thủ quy định, đồng thời thông tin tài chính được công bố một cách chính xác.
Bên cạnh đó, nhóm kiểm toán cũng cần quyền truy cập vào các tài liệu và hệ thống liên quan để phục vụ công việc. Chẳng hạn, họ phải được xem dữ liệu trên phần mềm kế toán, hệ thống mua sắm, có quyền phỏng vấn những người trực tiếp xử lý công nợ để làm rõ thông tin, cũng như được phép vào kho lưu trữ để kiểm tra tài liệu một cách toàn diện.
2. Đánh giá kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là yếu tố then chốt giúp hạn chế sai sót và ngăn chặn gian lận hóa đơn trong quá trình xử lý công nợ phải trả. Kiểm toán viên trước hết cần xem xét cách phân công nhiệm vụ để đảm bảo không ai có toàn quyền kiểm soát từ A đến Z: từ phê duyệt hóa đơn, xử lý thanh toán cho đến đối chiếu sao kê ngân hàng. Nếu mọi khâu đều do một người thực hiện, rủi ro gian lận sẽ tăng cao. Đồng thời, họ cũng phải kiểm tra xem quy trình phê duyệt có tuân thủ đúng chính sách của công ty không, tránh tình trạng thanh toán sai hoặc không hợp lệ.
Bên cạnh đó, việc quản lý nhà cung cấp cũng cần được rà soát kỹ lưỡng để ngăn chặn những nhà cung cấp giả mạo hoặc trùng lặp. Một bước không thể thiếu là đối chiếu ba chiều giữa hóa đơn, đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng để đảm bảo số liệu chính xác trước khi thanh toán. Theo Gartner, có 59% các Giám đốc điều hành kiểm toán tập trung vào việc đảm bảo nhóm của họ cung cấp những phát hiện sâu sắc và có thể hành động hơn cho doanh nghiệp bằng cách xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và kiểm soát điểm yếu. Nếu phát hiện lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần nhanh chóng có biện pháp khắc phục, đặc biệt là đối với các giao dịch đáng ngờ như thanh toán trùng lặp hoặc thanh toán cho nhà cung cấp không rõ ràng.
3. Phân tích sổ cái công nợ phải trả và sổ cái chung
Phân tích sổ cái công nợ phải trả (AP) và sổ cái chung là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu tài chính. Kiểm toán viên cần so sánh số dư công nợ phải trả với sổ cái chung để phát hiện bất kỳ chênh lệch nào, đồng thời xem xét các đối chiếu cuối tháng để chắc chắn rằng tất cả các khoản nợ phải trả chưa thanh toán đều được ghi nhận đầy đủ.
Ngoài ra, cần đặc biệt chú ý đến các mục nhập bất thường, chẳng hạn như những điều chỉnh lớn hoặc thường xuyên, vì đây có thể là dấu hiệu của sai sót hoặc gian lận. Phát hiện và xử lý kịp thời các bất thường này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính. Trong bước này, nếu doanh nghiệp xử lý dữ liệu hoàn toàn thủ công, việc nhập liệu dễ dẫn đến sai sót, làm giảm hiệu quả phân tích và ảnh hưởng đến độ chính xác của quy trình.
4. Thực hiện thử nghiệm nhà cung cấp và hóa đơn
Ở bước này, kiểm toán viên sẽ chọn mẫu ngẫu nhiên để kiểm tra nhà cung cấp và hóa đơn, đảm bảo mọi thứ minh bạch và chính xác. Trước tiên, cần xác minh xem thông tin nhà cung cấp có đầy đủ không, từ tên, địa chỉ cho đến mã số thuế. Sau đó, đối chiếu hóa đơn với lệnh mua hàng, hợp đồng và báo cáo nhận hàng để xem có khớp không. Tiếp theo, kiểm tra số tiền, ngày thanh toán và các điều khoản đã thỏa thuận xem có đúng không. Cuối cùng, rà soát xem có khoản thanh toán nào bị trùng bằng cách đối chiếu số hóa đơn và số tiền. Nếu thấy có gì sai sai, gửi ngay thư xác nhận cho nhà cung cấp để kiểm tra lại số dư nợ.
Ở bước này, doanh nghiệp có thể giảm bớt khối lượng công việc kiểm toán bằng cách tự động hóa dữ liệu với iAutobot. Công nghệ này giúp kiểm toán viên theo dõi và đối chiếu thông tin một cách tiện lợi, chính xác hơn nhờ dữ liệu được tổng hợp và phân tích tự động. Nhờ đó, quá trình đối chiếu nhiều bước phức tạp và tốn thời gian trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
5. Tìm kiếm các khoản nợ chưa ghi nhận
Muốn chắc chắn không bỏ sót khoản nợ nào, doanh nghiệp cần lướt lại sổ cái công nợ phải trả, đồng thời kiểm tra xem có khoản thanh toán nào phát sinh trước hoặc sau thời gian kiểm toán một cách bất thường không. Ngoài ra, cũng nên để mắt đến những đơn hàng đã nhận nhưng chưa có hóa đơn, hoặc đối chiếu với báo cáo từ nhà cung cấp để xem có khoản thanh toán nào bị sót hay đang gặp trục trặc. Việc xác minh các khoản nợ chưa được ghi nhận đòi hỏi nhiều thời gian để đảm bảo thông tin chính xác và dữ liệu minh bạch. Nếu tất cả dữ liệu được xử lý thủ công, quá trình này có thể kéo dài hàng tuần, tùy vào mức độ phức tạp của các hóa đơn cần xác thực.
6. Tóm tắt các phát hiện
Cuối cùng, kiểm toán viên cần tổng hợp những phát hiện đã ghi nhận và lập báo cáo về kết quả kiểm toán. Báo cáo này nên bao gồm tóm tắt các thủ tục đã thực hiện, những quan sát quan trọng, danh sách lỗi, rủi ro hoặc điểm yếu trong kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, cần đưa ra các khuyến nghị để khắc phục những vấn đề còn tồn đọng, giúp doanh nghiệp cải thiện hệ thống quản lý công nợ và hạn chế rủi ro trong tương lai.
Làm thế nào để kiểm toán công nợ phải trả theo cách dễ dàng hơn?
Mặc dù chúng ta đã bước vào thời đại kỹ thuật số, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều công ty vừa và nhỏ vẫn đang thực hiện kiểm toán theo cách thủ công. Điều này thường liên quan đến nhiệm vụ đáng sợ là quản lý và tìm kiếm hóa đơn thủ công. Việc đầu tư vào phần mềm tự động hóa công nợ phải trả có thể giúp quy trình của bạn đảm bảo việc kiểm toán dễ dàng hơn chỉ bằng một cú click chuột để tìm kiếm tài liệu được sắp xếp gọn gàng trên điện toán đám mây.
Tự động hóa công nợ phải trả cải thiện việc kiểm toán công nợ phải trả như thế nào: nó giúp giải quyết tình trạng rủi ro liên quan đến các quy trình thủ công của con người. Kiểm toán không nên khiến bạn sợ nếu bạn không làm gì sai. Đây là quá trình xem xét độc lập và có hệ thống hồ sơ công nợ phải trả của công ty để đảm bảo mọi thứ được ghi chép chính xác. Ngay cả khi có kết quả tiêu cực, điều này cũng nên được coi là kinh nghiệm học hỏi về việc lưu giữ hồ sơ chặt chẽ hơn cho doanh nghiệp và duy trì phát hiện gian lận một cách chặt chẽ để đảm bảo sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Kiểm toán công nợ phải trả thiên về đánh giá rủi ro và là một quá trình cần được đánh giá cao. Hãy liên hệ với AFusion ngay hôm nay để khám phá giải pháp mà chúng tôi đã thực hiện cho các đối tác của mình.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam