Cách các kế toán có thể tận dụng AI làm đòn bẩy trong Account Payable
Sự phát triển của AI trong lĩnh vực kế toán đang thay đổi mạnh mẽ cách thức hoạt động của ngành tài chính, đặc biệt là trong quản lý công nợ phải trả (AP). “Các công ty vừa cho biết bộ phận [khoản phải trả (AP)] của họ dành khoảng 50% thời gian để thu thập hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp” Brett Sussman , một quy trình có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc tự động hóa. Điều này dấy lên câu hỏi quan trọng: "Kế toán có thể tận dụng AI trong AP như thế nào?"
NHỮNG THÁCH THỨC CỦA CÔNG VIỆC KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ
Công việc lặp lại và sự kém hiệu quả
Quản lý công nợ phải trả (AP) liên quan đến nhiều công việc lặp lại, gây ra sự kém hiệu quả và lãng phí thời gian. Một trong những thách thức lớn mà kế toán gặp phải là việc tạo mới và cập nhật tài liệu thủ công trong các hệ thống như ERP, CRM hay bảng tính. Quy trình cập nhật tài liệu thủ công tiêu tốn rất nhiều thời gian, kéo dài thời gian xử lý và khả năng xảy ra lỗi cao khi khối lượng giao dịch tăng lên. Chính vì thế, việc tận dụng AI trong AP có thể giúp giảm thiểu rất nhiều công sức và tối ưu hóa quy trình này.
Thực tế, một nhân viên văn phòng điển hình dành nhiều thời gian của mình để nhập liệu vào các ứng dụng kinh doanh và dành phần lớn thời gian làm việc của họ để tạo mới hoặc cập nhật tài liệu. Theo một nghiên cứu cho thấy, 82% các phòng tài chính cảm thấy bị quá tải với khối lượng công việc bởi số lượng lớn hóa đơn mà họ phải xử lý hàng ngày và sự đa dạng về định dạng mà họ nhận được. Những công việc thủ công này thường dẫn đến lỗi và thời gian xử lý chậm. Để giảm thiểu thời gian và sai sót, ta có thể tận dụng AI trong AP để giúp tự động hóa những bước này.
Việc sao chép dữ liệu là một công việc lặp lại khác rất phổ biến trong các quy trình kế toán, gây lãng phí thời gian mà không mang lại giá trị bổ sung. Theo một nghiên cứu chỉ ra rằng, trong một ngày mỗi nhân viên thực hiện trung bình 134 hành động sao chép và dán, ngoài ra nhân viên mắc trung bình 845 lỗi bàn phím mỗi ngày con số này lên đến gần một triệu hành động, là một sự lãng phí đáng kể trong năng suất.
Công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày khiến nhân viên kế toán cảm thấy chán nản, gây mệt mỏi và không thể đạt năng suất 100% mọi lúc cho mọi công việc, điều này có thể được loại bỏ hoàn toàn nếu ta có thể tận dung AI vào quy trình account payable
Do sự không hiệu quả này, các công ty phải đối mặt với chi phí lao động cao. Điển hình là chi phí thuê một kế toán AP tại Mỹ là 43,595 USD mỗi năm hoặc 20.96 USD mỗi giờ, chi phí này có thể được sử dụng tốt hơn cho các vị trí đòi hỏi năng lực cao hơn hoặc đầu tư vào công nghệ tự động hóa thay vì phải chi trả cho các công việc thủ công lặp đi lặp lại nhàm chán. Nếu các công việc lặp lại được tự động hóa, nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao như phát triển chiến lược tài chính.
Công việc tốn thời gian
Thời gian lãng phí vào các công việc không mang lại giá trị là một sự tiêu tốn tài nguyên lớn. Nghiên cứu của Modern Treasury năm 2023 cho thấy 64% các nhà ra quyết định đồng ý rằng đội ngũ tài chính của họ dành rất nhiều thời gian vào các hoạt động thanh toán. Tương tự, thời gian dành cho việc tìm kiếm thông tin rất tốn kém cũng có thể được tự động hóa hoàn toàn.
Vậy câu hỏi đặt ra đối với các nhà lãnh đạo rằng nếu giảm các công việc lặp đi lặp lại, doanh nghiệp có thể đầu tư vào các vị trí chiến lược và quan trọng hơn hay không? Theo Accenture, 80% các quy trình tài chính có thể được tự động hóa, loại bỏ đến 75% thời gian của nhân viên dành cho các công việc hành chính. Chính vì thế, doanh nghiệp có thể tận dụng AI để giúp kế toán tập trung vào việc quản lý và kiểm soát các giao dịch một cách tốt hơn.
Công việc thủ công dẫn đến chán nản và lỗi nhập liệu
Công việc thủ công có thể dẫn đến mệt mỏi và sự phân tâm. Các nhà nghiên cứu từ Đại học California phát hiện rằng việc phục hồi từ một sự gián đoạn công việc mất trung bình 12 phút. Nếu nhân viên bị gián đoạn liên tục, thời gian lãng phí sẽ gia tăng theo cấp số nhân. Những sai sót do con người gây ra có thể được giảm thiểu và tiết kiệm thời gian quý báu nhờ vào tận dụng AI
Hơn nữa, Theo Viện Tài chính và Quản lý (IOFM), xử lý hóa đơn thủ công có thể có tỷ lệ lỗi từ 8% đến 12%. Những lỗi này làm mất thêm chi phí để sửa chữa thay vì thực hiện các công việc khác.
Ngoài ra, việc khắc phục lỗi cũng là một trong những thách thức lớn đối với doanh nghiệp và nhân viên kế toán. Theo nghiên cứu của PYMNT, một số công ty dành tới 17 giờ mỗi tuần chỉ để sửa các lỗi trong dữ liệu thanh toán, con số này thật đáng quan ngại.
TẬN DỤNG AI TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA KẾ TOÁN VIÊN
Tự động hóa các công việc lặp lại
Bằng cách sử dụng Robotic Process Automation (RPA), kế toán có thể tự động hóa các công việc như xử lý hóa đơn, nhập liệu thông tin, kiểm tra độ chính xác,.... Với phần mềm RPA, các hóa đơn dù là giấy hay điện tử có thể được quét tự động, và thông tin liên quan sẽ được trích xuất với sự can thiệp tối thiểu của con người nhờ vào tận dụng AI trong AP. Quá trình này giúp tăng tốc toàn bộ quy trình và giảm khả năng lỗi do con người.
Ví dụ, một quy trình tự động có thể xử lý 1.000 hóa đơn chỉ trong 15 phút, tiết kiệm lên đến 80% thời gian. Trong một năm, điều này có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp 100.000 giờ, nâng cao hiệu quả và quản lý dòng tiền.
Giảm lỗi nhập liệu
Việc chuyển sang quy trình tự động hóa có thể giảm thiểu lỗi nhập liệu của con người một cách đáng kể xuống còn 0%. Các công cụ AI sẽ so sánh chi tiết hóa đơn với dữ liệu hệ thống hiện có, như hợp đồng hay đơn hàng trước đó, để phát hiện sự bất thường, lỗi, hoặc bản sao. Hơn nữa, có thể tự động phát ra cảnh báo khi phát hiện sự bất thường, đảm bảo tính chính xác của thanh toán và giảm thiểu rủi ro tài chính nếu ta biết tận dụng AI.
Tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược
Việc tự động hóa các công việc thường xuyên giúp kế toán chuyển sang những công việc có tính chiến lược hơn. Thay vì dành thời gian cho các quy trình thủ công, kế toán có thể chuyển đổi vai trò quan trọng hơn và tập trung vào phân tích hiệu quả tài chính, lập ngân sách, và đưa ra các lời khuyên tài chính cho doanh nghiệp.
Chuyển đổi này giúp kế toán cung cấp giá trị lớn hơn cho tổ chức, nâng cao vai trò của họ như những tư vấn viên tài chính và giảm bớt gánh nặng của báo cáo thủ công.
ÁP DỤNG QUY TRÌNH RPA CỦA AFusion: Vistra
Một trong những khách hàng của chúng tôi - Vistra, đã nâng cao quy trình công nợ phải trả (AP) của họ bằng cách tự động hóa quy trình bằng RPA thông qua sự trợ giúp của chúng tôi. Việc tự động hóa này đã giúp quy trình xử lý hóa đơn trở nên nhanh chóng, giảm bớt các lỗi thủ công và tăng tốc quy trình phê duyệt thanh toán. Doanh nghiệp sẽ cho ra kết quả rất hữu ích nếu biết cách tận dụng AI.
Họ đã cải thiện độ chính xác và hiệu quả, giúp đội ngũ tập trung vào công việc có giá trị cao hơn. Vistra đã thấy sự cải thiện trong thanh toán nhanh chóng, quản lý dòng tiền tốt hơn và mối quan hệ với nhà cung cấp vững mạnh. Sự hợp tác này chứng minh rằng RPA có thể nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí. Với khả năng xử lý hơn 2000 hóa đơn/tháng/1 robot, RPA Bot giúp tăng đáng kể năng suất làm việc, giảm thời gian xử lý, giải phóng nhân viên cho những công việc có giá trị gia tăng cao hơn.
KẾT LUẬN
AI đang nhanh chóng chuyển đổi công việc công nợ phải trả, tăng cường hiệu quả, giảm chi phí, và giảm thiểu lỗi. Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, kế toán có thể tập trung vào những công việc chiến lược giúp thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Tiềm năng của RPA trong AP là rất lớn và những doanh nghiệp áp dụng công nghệ này sẽ có lợi thế rõ rệt so với các đối thủ vẫn còn dựa vào các quy trình thủ công.
Hãy triển khai RPA ngay hôm nay cùng AFusion để biến quy trình công nợ phải trả của bạn trở thành lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam