Quản Lý Hóa Đơn Hiệu Quả -
Giải Pháp Cho Năm 2025
Quản Lý Hóa Đơn Là Gì?
Quản lý hóa đơn là một quy trình mà các công ty sử dụng để theo dõi, tiếp nhận, thực hiện thanh toán và lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp mình. Trước đây, hầu hết các công ty sẽ quản lý hóa đơn theo phương pháp thủ công, lưu trữ hóa đơn tại kho chung. Tuy nhiên, cách làm này thường xảy ra những lỗi vặt như: thất lạc hóa đơn, khó tìm kiếm tài liệu, chậm trễ thanh toán hóa đơn, giấy tờ lưu trữ lâu năm bị mục nát và tốn nhiều không gian lưu trữ.
Theo CFO, 53% các nhà lãnh đạo tài chính và kế toán cho biết việc thiếu tự động hóa đang làm tổn hại đến năng suất của họ vì họ lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ thủ công, lặp đi lặp lại. Vì thế trong thời đại kỹ thuật số hiện nay, với khối lượng hóa đơn khổng lồ, doanh nghiệp có thể tận dụng điện toán đám mây, các giải pháp tự động hóa quy trình để quản lý hóa đơn một cách hiệu quả hơn. Giải pháp này giúp tinh gọn quy trình và xử lý công việc thông minh hơn.
Tại Sao Tự Động Hóa Quy Trình Quản Lý Hóa Đơn Lại Quan Trọng?
Quản lý hóa đơn hiệu quả là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng để duy trì tính chính xác về mặt tài chính của doanh nghiệp. Việc thanh toán đúng hạn sẽ là bước đệm giúp cho doanh nghiệp tránh được phí trả chậm và duy trì mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp và đối tác. Đồng thời, điều này còn gián tiếp hỗ trợ doanh nghiệp của bạn quản lý dòng tiền hiệu quả hơn, ngăn chặn rủi ro tài chính của tổ chức.
Bất kể doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực nào, quy mô lớn hay nhỏ, việc thanh toán đơn hàng để đổi lấy sản phẩm hoặc dịch vụ là không thể thiếu. Chính vì thế, hóa đơn cần phải có khuôn mẫu rõ ràng, mô tả đầy đủ thông tin, chuyên nghiệp và quan trọng là tính chính xác cao.
Mặc dù việc yêu cầu chính xác không quá khó khăn, nhưng hãy nhìn xem trong môi trường kinh doanh thực tế, việc nhân viên kế toán công nợ cần theo dõi và quản lý khối lượng hóa đơn lớn lại trở nên khá phức tạp. Một nghiên cứu của Ardent Partners cho thấy 49% doanh nghiệp gặp khó khăn với chu kỳ phê duyệt hóa đơn dài. Khi các giao dịch tài chính trở nên phức tạp và yêu cầu độ chính xác cao hơn, đặc biệt là vào mùa cao điểm quyết toán thuế, báo cáo tài chính lại càng đóng vai trò quan trọng hơn. Đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn mạnh mẽ để đảm bảo quy trình xử lý hóa đơn diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng. Từ đó phục vụ cho công tác báo cáo kịp thời và chính xác.
Sự Khác Biệt Giữa Quản Lý Hóa Đơn Thủ Công Và Tự Động
Việc chuyển đổi giải pháp quản lý hóa đơn từ thủ công sang tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình và đạt hiệu quả kiểm soát tốt hơn các tài liệu quan trọng của công ty. Dưới đây là bảng so sánh quy trình thủ công và tự động thông qua nhiều tiêu chí:
Tiêu chí | Thủ công | Tự động |
|---|---|---|
Nhập Dữ Liệu | Nhập dữ liệu trực tiếp, thao tác thủ công | Sử dụng công nghệ OCR để nhập dữ liệu tự động |
Theo dõi hóa đơn | Hóa đơn được sắp xếp trong các thư mục vật lý hoặc hệ thống kỹ thuật số đơn giản | Sử dụng phần mềm theo dõi hóa đơn theo thời gian thực |
Quy trình phê duyệt | Phê duyệt thông qua việc trình duyệt tài liệu thủ công và đợi ký xác nhận | Quy trình làm việc kỹ thuật số phê duyệt hóa đơn trên hệ thống, không tốn thời gian cầm hóa đơn giấy đến ký xác nhận |
Xử lý thanh toán | Thanh toán được thực hiện và ghi lại bằng tay | Xử lý thanh toán tự động, đảm bảo nhanh chóng và chính xác |
Giải quyết tranh chấp | Tranh chấp được giải quyết thông qua giao tiếp cá nhân | Tự động xác định và giải quyết các sai lệch |
Lưu trữ | Hóa đơn được lưu trữ trong các tập tin vật lý hoặc định dạng kỹ thuật số đơn giản | Sử dụng hệ thống lưu trữ hóa đơn kỹ thuật số thông minh, dễ tìm kiếm |
Tuân thủ và kiểm toán | Thông qua các cuộc kiểm tra và kiểm toán thủ công | Hệ thống tự động kiểm tra tuân thủ và tạo dấu vết kiểm toán |
Những Thách Thức Lớn Nhất Trong Quản Lý Hóa Đơn?
Quản lý hóa đơn thủ công có nhiều thách thức khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kiểm soát tài chính và vận hành. Dưới đây là một số thách thức chính:
Tốn Nhiều Thời Gian Và Công Sức
Quản lý hóa đơn truyền thống có khá nhiều bất cập, đặc biệt là về mặt thời gian và nhân sự. Việc nhập liệu, lưu trữ hay tìm kiếm hóa đơn một cách thủ công đều mất rất nhiều thời gian. Chưa kể, điều đó còn làm giảm hiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến các hoạt động quan trọng khác. Theo IFOL, mặc dù hiệu quả tự động hóa có tăng lên nhưng nhiều nhóm kế toán công nợ vẫn phải đối mặt với thách thức đáng kể. Cụ thể có đến 64% người được khảo sát nói rằng họ căng thẳng do các quy trình lỗi thời gây ra rào cản lớn trong công việc của họ.
Chẳng hạn, từ việc tạo lệnh đặt hàng đến kiểm tra hợp đồng để xác nhận các điều khoản thanh toán có đúng và hợp lệ hay không – tất cả đều cần sự cẩn thận. Nhưng với phương pháp quản lý cũ, doanh nghiệp vẫn phải dựa vào hóa đơn giấy, nhập liệu thủ công và hàng loạt giấy tờ rườm rà, rất dễ xảy ra sai sót.
Chưa kể, nếu doanh nghiệp làm việc với nhiều nhà cung cấp, có số lượng công nợ lớn và lịch trình lập hóa đơn, thanh toán khác nhau, việc đảm bảo thanh toán đúng hạn trở thành một bài toán không hề đơn giản. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, nguy cơ trễ hạn thanh toán rất dễ xảy ra. Điều này đòi hỏi nhân sự kế toán công nợ phải dành nhiều thời gian và công sức để theo dõi, kiểm soát từng khoản thanh toán một cách chính xác.
Khó Khăn Trong Việc Tra Cứu Thông Tin
Trong quy trình quản lý hóa đơn, chỉ riêng việc lưu trữ hóa đơn và tìm kiếm thông tin cũng đã là một khối lượng công việc khổng lồ, đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa bộ phận tài chính và nhân sự.
Với số lượng hóa đơn lớn, nếu vẫn áp dụng các quy trình thủ công thì hiệu quả làm việc chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Điển hình như việc quản lý truyền thống không chỉ tốn kém mà còn rất bất tiện. Chỉ cần đặt sai vị trí một hóa đơn, việc tìm kiếm lại có thể trở thành một cơn ác mộng. Chưa kể, nếu lưu trữ quá lâu, hóa đơn giấy rất dễ bị hư hỏng, mờ chữ, thậm chí thất lạc theo thời gian. Lúc cần đối chiếu hay kiểm tra, việc lật từng chồng tài liệu để tìm kiếm thật sự rất khó khăn.
Và với quy trình quản lý thủ công, nhiều công ty hiện vẫn áp dụng cách khá rườm rà gồm các bước như: in hóa đơn điện tử, sau đó nhập lại dữ liệu vào Excel rồi tiếp tục lưu trữ dưới dạng hồ sơ giấy. Điều này không chỉ làm tăng thêm khối lượng công việc mà còn khiến quá trình quản lý trở nên phức tạp hơn mức cần thiết.
Rủi Ro Về Gian Lận Và Sai Phạm Thuế
Nếu doanh nghiệp không kiểm soát chặt chẽ, quy trình quản lý hóa đơn rất dễ trở thành kẽ hở cho gian lận. Hóa đơn giấy có thể bị chỉnh sửa hoặc làm giả một cách dễ dàng, khiến doanh nghiệp gặp rủi ro trong việc tuân thủ các quy định về thuế và pháp lý. Nếu không giám sát kỹ lưỡng, những sai sót này có thể dẫn đến những khoản phạt lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính và uy tín của doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán công nợ là khu vực dễ xảy ra gian lận nhất. Khi một nhân viên vừa có quyền nhập thông tin nhà cung cấp, vừa có thể viết séc và xử lý thanh toán, nguy cơ họ lợi dụng vị trí của mình để trục lợi là hoàn toàn có thể xảy ra. Việc tuân thủ các quy định về thuế và báo cáo tài chính là điều bắt buộc để giảm thiểu rủi ro. Tuy nhiên, làm sao để đảm bảo tất cả nhân sự kế toán và quản lý đều tuân thủ đúng các tiêu chuẩn vẫn là một bài toán khó mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt.
Khó Quản Lý Công Nợ Và Dòng Tiền
Khi doanh nghiệp nắm rõ tình trạng của tất cả các khoản thanh toán, đó chính là chìa khóa để duy trì dòng tiền ổn định, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Nhưng nếu không có một hệ thống quản lý hóa đơn nhà cung cấp rõ ràng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi hạn thanh toán - cần phải trả cho nhà cung cấp nào, thời gian ra sao. Theo IFOL, có đến 40% người được khảo sát chỉ ra rằng mối quan hệ của doanh nghiệp họ trở nên căng thẳng với nhà cung cấp. Chỉ cần chậm trễ trong xử lý hóa đơn hay thanh toán, mọi thứ có thể rối tung lên, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và mối quan hệ với đối tác.
Khối lượng hóa đơn giấy quá lớn khiến cho kế toán không thể kiểm soát được công nợ, không theo dõi hóa đơn chặt chẽ là bước đệm cho doanh nghiệp mất kiểm soát công nợ. Khi đó, việc thu hồi chậm hoặc quên thanh toán rất dễ xảy ra, gây ra những tác động tiêu cực đến tình hình tài chính. Giao tiếp kém hoặc thiếu rõ ràng về các yêu cầu lập hóa đơn có thể dẫn đến sự chậm trễ và tranh chấp. Việc triển khai các tính năng này đòi hỏi sự hợp tác với các nhà cung cấp và cấu hình hệ thống kỹ lưỡng.
Trong thời đại phát triển kinh tế nhanh chóng như hiện nay, việc quản lý hóa đơn hiệu quả là vô cùng cần thiết, nhất là đối với các nhà sản xuất, chuỗi bán lẻ với khối lượng hóa đơn khổng lồ mỗi ngày. Việc thay đổi quy trình quản lý hóa đơn từ truyền thống sang tự động hóa các khoản phải trả giúp tổ chức tập trung vào tăng trưởng kinh doanh, trong khi vẫn có dòng tiền lưu thông trôi chảy.
Với những thách thức đáng lo ngại, hãy loại bỏ những lỗi sai của con người với công việc lặp đi lặp lại, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ ràng. Liên hệ với AFusion ngay để nhận được giải pháp phù hợp với từng quy trình cụ thể của bạn.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam