Quy Trình Mua Sắm P2P Là Gì Và
Tại Sao Nên Gia Công Quy Trình Này?
BPO là gì?
BPO là viết tắt của Business Process Outsourcing, nghĩa là thuê ngoài quy trình kinh doanh. Đây là việc một doanh nghiệp giao một phần hoạt động của mình cho đơn vị khác thực hiện.
Tổ chức ban đầu được gọi là khách hàng (client organization), trong khi tổ chức nhận nhiệm vụ được gọi là nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài (outsourcing service provider). Thay vì tự thực hiện các công việc thì doanh nghiệp sẽ ủy thác cho các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài với mục tiêu tối ưu hóa chi phí, cải thiện hiệu suất và tập trung vào các hoạt động cốt lõi.
Quy trình mua hàng P2P là gì?
Quy trình Procure-to-Pay (P2P) là quá trình mua sắm và thanh toán trong doanh nghiệp. Nói đơn giản, P2P là cách doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ cần thiết để hoạt động. Đây là quy trình quản lý tài chính kết nối bộ phận mua sắm và kế toán, theo dõi toàn bộ giao dịch từ khi xác định nhu cầu đến khi thanh toán xong.
Các hoạt động chính trong quy trình mua hàng P2P:
- Tìm nguồn cung ứng (Sourcing)
- Mua hàng (Procurement)
- Nhận hàng (Receiving)
- Thanh toán (Payment)
Bước Thanh toán (có bao gồm quy trình Accounts Payable - AP) là hoạt động được thuê ngoài phổ biến nhất. Quy trình này thường được quản lý bởi bộ phận Tài chính & Kế toán (F&A) trong doanh nghiệp, do đó, nó thuộc phạm vi thuê ngoài tài chính - kế toán (F&A outsourcing).
Một số công ty thuê ngoài Tìm nguồn cung ứng và Mua sắm, thường do bộ phận Mua hàng hoặc Cung ứng phụ trách, thuộc lĩnh vực thuê ngoài mua sắm (Procurement outsourcing).
Bước Tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ (Receiving) được quản lý bởi bộ phận Người dùng hoặc Kho hàng (Store function) trong doanh nghiệp. Vì hoạt động này yêu cầu sự hiện diện thực tế tại tổ chức khách hàng, nên thường không được thuê ngoài cho các nhà cung cấp dịch vụ BPO.
Quy trình công nợ phải trả là một trong những quy trình tài chính - kế toán được thuê ngoài nhiều nhất. Nguyên nhân chính là vì quy trình phải trả xử lý khối lượng tài liệu lớn và số lượng giao dịch cao. Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận F&A, để họ có thể tập trung vào các lĩnh vực quan trọng khác.
Quy trình công nợ phải trả là một trong những quy trình tài chính - kế toán được thuê ngoài nhiều nhất. Nguyên nhân chính là vì quy trình phải trả xử lý khối lượng tài liệu lớn và số lượng giao dịch cao. Việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp giảm tải khối lượng công việc cho bộ phận F&A, để họ có thể tập trung vào các lĩnh vực quan trọng khác.
Thuê ngoài quy trình mua hàng (P2P): Lý do và yếu tố thúc đẩy
Ban đầu, dịch vụ thuê ngoài phổ biến trong ngành sản xuất, nơi các công ty làm việc với nhiều nhà cung cấp để thực hiện các dịch vụ khác nhau. Sở dĩ phổ biến trong ngành này, vì đây là ngành có chuỗi cung ứng phức tạp, cần nhiều nhà cung cấp để cung cấp nguyên vật liệu, linh kiện hoặc thực hiện nhiều công đoạn trong quy trình sản xuất.
Ví dụ, một công ty sản xuất máy tính có thể thuê ngoài xử lý hóa đơn để tối ưu công nợ phải trả, giúp bộ phận kế toán kiểm tra PO, GRN, xử lý thanh toán đúng hạn và báo cáo công nợ."
Dần dần, thời gian về sau dịch vụ thuê ngoài mở rộng sang các ngành dịch vụ như ngân hàng, y tế và khách sạn. Vào những năm 90, các tập đoàn lớn bắt đầu chú trọng vào các hoạt động cốt lõi, chủ chốt nhằm tăng lợi thế cạnh tranh trước sự toàn cầu hóa mạnh mẽ. Họ có xu hướng thuê ngoài các quy trình không phải là trọng tâm, trong đó có quy trình mua hàng, thúc đẩy sự phát triển của ngành dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO).
Các doanh nghiệp, từ SMEs đến tập đoàn lớn, ngày càng thuê ngoài P2P như quản lý hàng tồn kho, hậu cần, và mua sắm điện tử, nhờ công nghệ AI và tự động hóa thúc đẩy tăng trưởng. Thị trường P2P phát triển mạnh nhờ lao động giá rẻ ở Ấn Độ, Philippines, Việt Nam và giải pháp đám mây. Nhu cầu kiểm soát hàng tồn kho cũng là yếu tố quan trọng.
Xét theo loại hình, quản lý hàng tồn kho chiếm một phần đáng kể trong thị trường, do tầm quan trọng của việc kiểm soát hàng tồn kho trong toàn bộ vòng đời mua sắm. Tương tự, các lĩnh vực dịch vụ logistics, chăm sóc khách hàng, thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) là thành phần thiết yếu trong hệ sinh thái của thị trường này. P2P đang định hình tương lai quản lý tài chính doanh nghiệp! (Globe Newswire, 2024)
Những lợi ích của thuê ngoài quy trình mua hàng P2P
Tại sao các doanh nghiệp sẵn sàng chi trả để thuê ngoài một tổ chức khác thực hiện thay vì tự thực hiện?
Lý do chính là nâng cao chất lượng dịch vụ với chi phí thấp hơn. Nhà cung cấp dịch vụ chuyên môn sẽ thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Ngoài ra, gia công quy trình mua hàng đem đến nhiều lợi ích khác như sau:
- Nâng cao sự hài lòng của nhà cung cấp: Khi quy trình mua hàng P2P được thuê ngoài và vận hành hiệu quả, các nhà cung cấp của doanh nghiệp sẽ nhận được thanh toán đúng hạn. Điều này giúp họ sẵn sàng tiếp tục hợp tác và thậm chí đưa ra các điều khoản thương mại tốt hơn.
- Kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Nhà cung cấp dịch vụ có thể triển khai các cơ chế kiểm soát tốt hơn để ngăn chặn sai sót và gian lận tài chính.
- Cải thiện chất lượng thông tin: Dữ liệu báo cáo được cung cấp từ nhà cung cấp dịch vụ có độ chính xác cao, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình mua hàng và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
- Chuẩn hóa quy trình: Trong các công ty đa quốc gia, quy trình P2P có thể khác nhau giữa các khu vực. Việc thuê ngoài giúp chuẩn hóa và đơn giản hóa quy trình, mang lại hiệu quả quản lý tốt hơn.
- Áp dụng các phương pháp tối ưu: Với kinh nghiệm chuyên môn, nhà cung cấp dịch vụ có thể tư vấn doanh nghiệp cách cải thiện và tái thiết kế quy trình P2P để đạt hiệu quả cao nhất.
- Tập trung vào hoạt động cốt lõi: Khi thuê ngoài quy trình P2P, ban quản lý doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động mang lại giá trị chiến lược.
- Tận dụng múi giờ để tăng tốc độ xử lý: Nếu nhà cung cấp dịch vụ ở một múi giờ khác, doanh nghiệp có thể tận dụng điều này để rút ngắn thời gian phản hồi và xử lý giao dịch nhanh hơn.
Nhờ những lợi ích trên, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài quy trình P2P để tối ưu hóa hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Ví dụ, công việc phát sinh trong ngày làm việc tại New York có thể được xử lý trong ngày làm việc tại Ấn Độ, nơi có múi giờ sớm hơn 9,5 tiếng. Khi đó, công việc hoàn thành có thể được gửi lại Mỹ trước khi ngày làm việc tiếp theo bắt đầu, giúp rút ngắn thời gian xử lý.
Nhìn chung, thuê ngoài quy trình P2P giúp giảm chi phí giao dịch và cung cấp dịch vụ chất lượng cao hơn cho khách hàng cũng như nhà cung cấp của họ.
Xu hướng tương lai - Gia công quy trình mua sắm
Theo Archive Market Research, quy mô thị trường năm 2025 được ước tính đạt 150 tỷ USD, với tốc độ tăng trưởng hàng năm kép (CAGR) là 12% từ năm 2025 đến 2033.
Gia công mua sắm hỗ trợ tự động hóa các công việc thủ công lặp lại như xử lý hóa đơn hay trích xuất, đối chiếu dữ liệu, từ đó giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và cho phép các tổ chức tập trung vào chiến lược kinh doanh dài hạn. Xu hướng này dự kiến sẽ tiếp tục mở rộng hơn, đặc biệt trong các ngành công nghiệp như y tế, công nghệ thông tin, và ngân hàng, nơi nhu cầu về hiệu quả và tính minh bạch ngày càng cao.
Một xu hướng quan trọng khác của P2P trong tương lai là sự tập trung vào nâng cao chất lượng dữ liệu và xây dựng mối quan hệ bền vững với các nhà cung cấp. Các dịch vụ thuê ngoài P2P hiện đại cho phép doanh nghiệp quản lý dữ liệu mua sắm chính xác hơn, từ việc quét hóa đơn, xử lý đơn hàng, đến theo dõi chi tiêu, giúp cải thiện độ tin cậy trong các quyết định tài chính. Điều này không chỉ nâng cao sự hài lòng của nhà cung cấp mà còn tạo điều kiện để nhân viên nội bộ làm việc hiệu quả hơn, giảm áp lực từ khối lượng công việc thủ công lớn.
Hơn nữa, sự gia tăng của các nhà cung cấp dịch vụ P2P chuyên biệt trên toàn cầu đang tạo ra nhiều cơ hội cho các nhà đầu tư, đồng thời thúc đẩy sự cạnh tranh và đổi mới trong ngành. Quy trình mua hàng P2P cũng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ quy định, tăng cường khả năng ra quyết định chiến lược và xây dựng các mối quan hệ đối tác lâu dài, hứa hẹn một tương lai phát triển mạnh mẽ và bền vững cho thị trường này.
Trong nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng ngày nay, việc tìm kiếm và ứng dụng các giải pháp hiện đại là điều cần thiết cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các nhà sản xuất và chuỗi bán lẻ xử lý khối lượng hóa đơn lớn hàng ngày. Việc thuê ngoài cho phép các doanh nghiệp tối ưu hiệu suất với chi phí thấp hơn.
Tối ưu hóa quy trình công nợ phải trả (AP) với AFusion
Trong quy trình Procure-to-Pay (P2P), công nợ phải trả (AP) thường là điểm nghẽn với khối lượng hóa đơn quá tải và xử lý thủ công lặp đi lặp lại. AFusion, nền tảng tiên tiến từ IMT Solutions, ra đời để giải quyết triệt để vấn đề này.
AFusion tự động thu thập hóa đơn từ mọi định dạng – giấy, PDF hay email – và trích xuất dữ liệu với độ chính xác gần như tuyệt đối, loại bỏ hoàn toàn nhập liệu, trích xuất thủ công. Quy trình xác minh và phê duyệt được tự động hóa, đảm bảo xử lý nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và chậm trễ. Hơn nữa, nền tảng tích hợp liền mạch với các hệ thống tài chính hiện có, giúp doanh nghiệp quản lý thanh toán hiệu quả và đúng hạn, tăng cường sự hài lòng của nhà cung cấp.
Kết quả? Doanh nghiệp B2B giảm chi phí, tăng hiệu suất hệ thống phải trả, nâng cao độ chuẩn xác dữ liệu tài chính. Với AFusion, công nợ phải trợ không chỉ là một bước trong P2P – nó trở thành công cụ chiến lược giúp bạn dẫn đầu. Hãy khám phá cách AFusion thay đổi quy trình phải trả của bạn ngay hôm nay!
Khám phá một tình huống thực tế: [Vistra x AFusion] Tự Động Hóa Công Nợ Phải Trả (Account Payables Invoice Automation - APIA) Với RPA.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam