AP Challenges And Solutions

Thách Thức Khoản Phải Trả và Gợi Ý Giải Pháp

Quản lý công nợ phải trả (AP) có thể là một cơn ác mộng với những thách thức khoản phải trả như xử lý hóa đơn thủ công mất thời gian, phí trả chậm, hay mất cơ hội hưởng chiết khấu,... Tất cả những điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn làm tổn hại mối quan hệ với nhà cung cấp. Tuy nhiên, giải pháp tự động hóa AP đang mở ra một tương lai mới, hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn, và giúp đội ngũ AP tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Hãy cùng khám phá những thách thức khoản phải trả lớn nhất và cách các nền tảng như AFusion khắc phục chúng, biến AP từ "vũng lầy" thành động lực phát triển!

1. Quá nhiều hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy không chỉ chiếm nhiều không gian mà còn gây ra những sai sót trong quá trình nhập liệu. Và chi phí sẽ luôn bị tác động bởi những lý do đó. Trên thực tế theo PYMNTS, chi phí trung bình hàng năm mà các doanh nghiệp phải chịu khi xử lý hóa đơn giấy lên tới $171,000

Tự động hoá AP có thể giúp ích như thế nào: Các giải pháp tự động hóa như AFusion cho phép nhà cung cấp gửi hóa đơn dưới dạng kỹ thuật số qua các cổng thông tin riêng, giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ. Thách thức khoản phải trả về quá tái hoá đơn giấy sẽ được giảm đi đáng kể.

2. Nhập dữ liệu thủ công

Theo một cuộc khảo sát 10.000 nhân viên văn phòng tại 11 quốc gia do công ty tự động hóa quy trình bằng RPA ủy quyền, nhập dữ liệu, nhập thông tin thủ công vào máy tính hoặc các thiết bị khác, là công việc bị ghét nhất trên thế giới. Việc nhập dữ liệu hóa đơn thủ công là thách thức khoản phải trả, một nhiệm vụ tốn thời gian và dễ gây ra lỗi. Theo một nghiên cứu gần đây, 41% người mua phải chịu phí trả chậm trong năm qua, với nguyên nhân chính là các lỗi nhập liệu thủ công.

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Tự động hóa tài khoản phải trả (AP) giúp giảm đáng kể nhập liệu thủ công và sai sót trong quy trình xử lý hóa đơn. Giải pháp OCR (Nhận dạng ký tự quang học) hỗ trợ trích xuất dữ liệu nhưng hiệu quả còn hạn chế khi gặp hóa đơn không chuẩn. Một giải pháp tự động hoá vượt trội hơn là IDP (Xử lý tài liệu thông minh) mang đến độ chính xác và hiệu suất vượt trội. Tùy vào mục tiêu của doanh nghiệp, lựa chọn giữa OCR và IDP sẽ quyết định mức độ tối ưu hóa quy trình AP.

3. Thời gian xử lý hóa đơn dài

Một trong những thách thức khoản phải trả lớn nhất là thời gian xử lý hóa đơn. Một báo cáo khảo sát chỉ ra rằng thời gian trung bình để thanh toán hóa đơn có thể kéo dài từ 15 ngày đến 20 ngày tùy thuộc vào quy mô công ty. Điều này gây ra nhiều sự chậm trễ và khó khăn trong việc quản lý dòng tiền.

Theo PYMNTS, thanh toán trễ cho nhà cung cấp gây ra nhiều hậu quả đối với người mua, họ đã phải chịu phí chậm thanh toán cho 41% người mua trong một năm. Nguyên nhân chính gây ra tình trạng thanh toán trễ là lỗi nhập dữ liệu. Một nửa số người được hỏi cho biết lỗi nhập dữ liệu là một cản trở đối với công ty của họ, chiếm khoảng 17 giờ mỗi tuần trong thời gian quản lý thanh toán.

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Tự động hóa giúp rút ngắn thời gian xử lý thông qua các quy trình phê duyệt tự động và giải quyết các trường hợp ngoại lệ bằng AI. Theo một nghiên cứu, 57% người tham gia khảo sát cho biết tự động hóa giúp phê duyệt hóa đơn nhanh hơn, từ đó giúp thanh toán nhanh chóng và cải thiện dòng tiền.

4. Khó khăn trong khớp lệnh ba chiều

Việc đối chiếu ba chiều giữa đơn đặt hàng, hóa đơn và biên lai là một công việc tốn thời gian và dễ gây sai sót khi thực hiện thủ công. Báo cáo khảo sát cho thấy chỉ có 51% doanh nghiệp sử dụng phương pháp này, vì nó quá phức tạp.

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Nền tảng tự động hóa lưu trữ các biểu mẫu trên đám mây và tự động liên kết chúng với các giao dịch cụ thể, giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm và đối chiếu thủ công.

5. Mất chiết khấu thanh toán sớm

Thanh toán trễ là một trong những thách thức khoản phải trả lớn gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tài chính. Nhiều nhà cung cấp cung cấp chiết khấu thanh toán sớm, nhưng doanh nghiệp thường không tận dụng được điều này do quá trình thanh toán chậm. Nhiều doanh nghiệp không thu được chiết khấu thanh toán sớm, dẫn đến việc mất cơ hội tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, khi các khoản thanh toán không đến kịp thời, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với sự căng thẳng trong mối quan hệ với nhà cung cấp.

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Tự động hóa các quy trình AP có thể giảm tình trạng thanh toán trễ bằng cách giảm lỗi thanh toán. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng thanh toán sớm và tận dụng các chiết khấu, đồng thời tránh các khoản phí trễ hạn. Nghiên cứu PYMNTS cũng chỉ ra rằng, giải pháp tự động này có thể giúp các công ty tiết kiệm khoảng 11% chi tiêu lãng phí của họ, hiện tại tổng cộng từ 4,1% đến 4,4% tổng chi phí. Ngoài ra, tự động hóa giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh hơn các nghĩa vụ tài chính, duy trì mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp.

6. Giao tiếp nội bộ

Quy trình AP có thể rất phức tạp và rời rạc, với nhiều phòng ban khác nhau tham gia vào các giai đoạn khác nhau của quy trình, dẫn đến khó khăn trong việc giao tiếp và thiếu sự rõ ràng trong các bước tiếp theo.

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Nền tảng tự động hóa cung cấp khả năng theo dõi và giao tiếp rõ ràng, với các tính năng ghi chú và thông tin chi tiết được cập nhật liên tục, giúp các bộ phận nắm bắt tình trạng hóa đơn mọi lúc.

7. Thanh toán cho nhà cung cấp

Một số nền tảng tự động hóa AP không tích hợp chức năng thanh toán, khiến doanh nghiệp phải sử dụng các hệ thống khác để thực hiện thanh toán, gây ra sự bất tiện và dễ xảy ra sai sót.

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Giải pháp tự động hoá như AFusion giúp doanh nghiệp giải quyết thách thức khoản phải trả về thanh toán cho nhà cung cấp nhanh hơn bằng cách giảm thiểu các bước xử lý thủ công, loại bỏ sai sót nhập liệu và tự động phê duyệt hóa đơn. Việc đảm bảo thanh toán đúng hạn sẽ cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và tránh các khoản phí trễ hạn. Nền tảng này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền và nâng cao hiệu quả hoạt động.

8. Gian lận trong AP

Theo báo cáo của FTC, người tiêu dùng Hoa Kỳ đã mất hơn 10 tỷ đô la do gian lận vào năm 2023, làm nổi bật những rủi ro ngày càng tăng trong lĩnh vực tài chính. Thách thức khoản phải trả gian lận có thể xảy ra từ bên ngoài (như lừa đảo qua email) hoặc từ bên trong (nhân viên).

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Các bot AI trong hệ thống tự động hóa AP có thể phát hiện dấu hiệu gian lận, bao gồm các giao dịch bất thường hoặc thanh toán trùng lặp, giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro này. Gần 90% các công ty trong một cuộc khảo sát cho biết việc tự động hóa hệ thống AP của họ có thể cải thiện khả năng hiển thị và tính minh bạch của các khoản thanh toán

9. Đối chiếu và Sẵn sàng Kiểm toán

Có lẽ cuối tháng là những ngày tệ nhất ở bộ phận phải trả? Cuối tháng, thời điểm mà các bộ phận AP có thể quá tải hoặc phát điên lên khi cố gắng đối chiếu các hồ sơ kế toán với dữ liệu tài chính khác để đảm bảo số dư khớp nhau.

Đối với các công ty vẫn sử dụng phương pháp thủ công, như in hóa đơn PDF từ email, công việc trở nên khó khăn hơn. Nhân viên phải ngồi qua đống giấy tờ không có phân chia rõ ràng, đôi khi còn thiếu hóa đơn, khiến họ phải dành thêm giờ để hoàn thành công việc.

Tự động hóa AP có thể giúp ích như thế nào: Tự động hóa AP, với sự hỗ trợ của AI và máy học, có thể tự động đối chiếu các hồ sơ tài chính và lưu trữ tất cả dữ liệu quan trọng trong nền tảng điện tử thường xuyên. Giúp việc kiểm toán luôn trong tư thế sẵn sàng và trở nên dễ dàng, chính xác hơn.

Đừng để những thách thức khoản phải trả làm bạn nản lòng. Hãy xem cách AFusion có thể giúp ích như thế nào?

Hãy biến thách thức khoản phải trả thành lợi thế cạnh tranh. Liên hệ với chúng tôi ngay để có được giải pháp tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn! Bạn sẽ thấy kết quả tích cực đáng kể.