AP Automation: iAutobot – AI Agent delivers SaaS

21 Tháng Năm, 2025

AP Automation iAutobot - AI Agent Delivers SaaS

AP Automation uses technology to digitize and optimize the process from invoicing to payment, replacing manual tasks such as data entry and paper processing with software that collects invoices, matches purchase orders, approves workflows, and executes payments.

I. AP Automation: Key Challenges in Accounts Payable It Can Solve

Khối lượng hóa đơn lớn từ nhiều nhà cung cấp và định dạng đa dạng làm phức tạp quy trình xử lý, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực, đặc biệt khi khối lượng tăng cao.

Ngôn ngữ nước ngoài như Thái, Trung Quốc gây khó khăn trong nhận dạng và xử lý hóa đơn, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý công nợ phải trả.

Dữ liệu phân mảnh, thiếu hệ thống trung tâm hóa làm mất thời gian tìm kiếm hồ sơ cũ hoặc cập nhật thông tin như giá cả, giảm hiệu quả tổng thể của quy trình AP.

Nhập liệu thủ công chậm, dễ sai và khó mở rộng khi khối lượng công việc tăng, gây áp lực lớn cho đội ngũ.

Áp lực đóng sổ và khiếu nại từ nhà cung cấp do thanh toán trễ, đặc biệt khi doanh nghiệp phát triển, ảnh hưởng đến mối quan hệ và dòng tiền.

II. Global Trends in Accounts Payable Process

The accounts payable (AP) process is experiencing a global transformation driven by advanced technologies like Robotic Process Automation (RPA) and Generative AI (GenAI). According to Gartner, this shift moves from manual methods to intelligent automation, with AI agents enhancing efficiency. RPA automates repetitive tasks like invoice data entry and matching, laying the groundwork for complex process optimization, reducing costs, and speeding up processing times. Additionally, GenAI enables modern AP platforms to handle unstructured data, predict payment trends, and support strategic decisions, revolutionizing enterprise financial management.

By 2029, Gartner forecasts that 80% of companies with mature automation will adopt integrated platforms like Business Orchestration and Automation Technologies (BOAT) to manage AP processes with AI agents. This highlights the importance of AI solutions like AFusion’s iAutobot, which integrates Intelligent Document Processing (IDP), RPA, and GenAI for end-to-end AP automation, from invoice extraction to financial close. With 60% of IDP buyers prioritizing multimodal large language models (LLMs) by 2027, B2B enterprises are investing in these technologies to address challenges with complex image-based documents, ensuring accuracy in global AP management.

III. Công ty công nghệ AFusion

Câu chuyện của AFusion

AFusion was born from the founder’s firsthand experience – years spent in a manual accounting environment where invoices, data, and repetitive processes created immense pressure and wasted resources. This drive to find a more efficient approach led to the creation of AFusion. It’s a GenAI-powered accounting automation platform designed to tackle entrenched challenges and empower finance teams to shift from operational burdens to strategic roles. Rooted in the founder’s journey, AFusion deeply understands the pain points of accounting and bookkeeping.

Từ một ý tưởng cá nhân đến nền tảng công nghệ tự động hóa khoản phải trả

Developed by IMT Solutions, a technology company with extensive experience in enterprise software, AFusion combines deep accounting automation expertise with cutting-edge technology. The platform leverages artificial intelligence and robotic process automation (RPA) to address core AP challenges, such as the burden of data entry, errors, and prolonged processing times. Beyond automation, the solution seamlessly integrates with existing financial systems, delivering a streamlined, transparent, and efficient workflow like never before.

SaaS Software & End-to-End (E2E) Solution: Convenient and Comprehensive

AFusion được cung cấp dưới dạng SaaS (phần mềm như một dịch vụ), mang đến sự linh hoạt tối đa trong triển khai và vận hành. Nhưng điểm nổi bật nhất chính là cách tiếp cận theo mô hình giải pháp đầu cuối (end-to-end) – không chỉ dừng lại ở việc xử lý một khâu riêng lẻ, mà bao phủ toàn bộ quy trình từ lúc tiếp nhận hóa đơn, quản lý hóa đơn cho đến khi thanh toán hoàn tất.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không cần “vá víu” các công cụ rời rạc hay chỉnh sửa quy trình thủ công, mà có thể áp dụng ngay một hệ thống thống nhất, sẵn sàng tùy chỉnh theo đặc thù vận hành riêng.

A Multi-Industry Solution, Starting with F&B and Southeast Asia

While applicable across industries, AFusion is specifically tailored for sectors with high transaction volumes and fast processing demands, such as food and beverage (F&B). With intelligent AP Automation and deep integration capabilities, AFusion helps leading F&B companies in the region reduce invoice automation processing times from days to minutes.

Currently, the solution is being widely adopted across Southeast Asia, where the need for digital transformation in accounting automation is increasingly urgent. More than just a tool, AFusion is becoming a strategic partner, enabling businesses in the region to optimize costs, enhance efficiency, and confidently pursue growth.

IV. Choosing AFusion: A Smarter AP Automation Approach

Câu chuyện thành công thực tế: Hành trình thay đổi với iAutobot

Before diving into why AFusion is the ideal choice for your business – whether you’re a large company with high invoice automation volumes or an accounting automation firm serving multiple clients with smaller invoices – we invite you to explore real-world success stories from organizations that have revolutionized their AP Automation processes with iAutobot. These examples vividly demonstrate AFusion’s value, from overcoming major challenges to achieving exceptional efficiency, reducing AP expenses, optimizing costs, saving time, and ensuring compliance effortlessly.

HC Vietnam – Từ hỗn loạn giấy tờ đến chính xác hóa đơn: HC là một chuỗi F&B lớn với khối lượng hóa đơn lớn, từng xử lý hơn 600 hóa đơn/ngày từ cổng hóa đơn điện tử của chính phủ, mất 3 phút/hóa đơn do nhập liệu thủ công và tắc nghẽn mark-ship. AFusion triển khai iAutobot, qua captcha cổng chính phủ, tải tự động e-invoice và khớp dữ liệu với ERP NetSuite. Kết quả là HC đạt tỷ lệ thành công 99%, giảm thời gian xử lý xuống 2 phút/hóa đơn, loại bỏ bước mark-ship và tiết kiệm 90% công việc thủ công, mang lại dòng tiền thông thoáng và thanh toán đúng hạn cho các hoạt động quy mô lớn.

Vistra Vietnam Vistra, an accounting automation firm, processed 1,500 invoices monthly across various formats (PDF, images) and languages (Vietnamese, Thai, English). Previously, manual processing took 3 minutes per invoice. After adopting iAutobot, AFusion automated the process with advanced invoice automation – from invoice automation retrieval and data extraction to ERP synchronization – achieving a 90% success rate, cutting processing time to 2 minutes per invoice, and saving 80% of manual work, significantly improving service efficiency for diverse clients.

Giá trị cốt lõi: Điều gì làm nên sự khác biệt của AFusion?

These successes are not coincidental. They stem from the unique value AFusion provides, serving large enterprises with high volumes of invoices requiring automation. Let’s explore the three key factors that make iAutobot the ideal AP Automation solution for your business.

IDP đa ngôn ngữ: iAutobot is equipped with Intelligent Document Processing (IDP) powered by advanced Large Language Models (LLMs), enabling data extraction from invoices in multiple formats (PDF, images, e-invoices) and languages, including Vietnamese, Thai, Japanese, Chinese, English, Lao, and Khmer. With up to 99% accuracy, as seen with HC Coffee, iAutobot handles even low-quality image invoices. This helps large companies save time and reduce errors while enabling accounting automation firms to efficiently manage multilingual invoices from diverse clients.

Tùy chỉnh linh hoạt: iAutobot không chỉ là một giải pháp cố định mà được thiết kế để thích nghi với từng quy trình AP riêng biệt. AFusion tùy chỉnh quy trình phê duyệt, phân loại hóa đơn (PO/non-PO) dựa trên logic kinh doanh, và tích hợp mượt mà với các hệ thống ERP như NetSuite, D365, hoặc nền tảng nội bộ. Như trong trường hợp Vistra, giải pháp được điều chỉnh để xử lý hơn 1.500 hóa đơn/tháng từ nhiều nguồn (email, SharePoint), đảm bảo linh hoạt và tối ưu cho cả công ty lớn và các công ty kế toán với nhu cầu đa dạng.

End-to-End Solution: iAutobot automates the entire AP process—from retrieving invoices via email or portals, extracting data with IDP, and performing 3-way matching, to automating approvals. Moreover, it syncs with ERP systems and sends real-time alerts for errors. By leveraging RPA, iAutobot processes 500–1,500 invoices daily (e.g., HC Coffee, Vistra) and reduces processing time from 3 to 2 minutes per invoice.

V. Giải pháp của AFusion

iAutobot – AI Agent Thông Minh

iAutobot, AI Agent tiên tiến của AFusion, hoạt động như một trợ thủ đắc lực, không ngừng tối ưu hóa quy trình khoản phải trả (AP), tự động hóa khoản phải trả và quy trình kế toán với khả năng học hỏi và xử lý thông minh. Được thiết kế để vận hành mượt mà, giúp doanh nghiệp giảm áp lực, nâng cao hiệu quả mà không làm gián đoạn luồng công việc hàng ngày.

Công Nghệ Sử Dụng: IDP, RPA và GenAI

AFusion xây dựng iAutobot với ba công nghệ hiện đại: IDP (Intelligent Document Processing) xử lý dữ liệu từ mọi nguồn một cách chính xác; RPA (Robotic Process Automation) đảm nhận các tác vụ lặp lại thủ công và GenAI (Generative AI) cung cấp khả năng phân tích thông minh, tạo ra các giải pháp tự động hóa khoản phải trả linh hoạt và hiệu quả.

Tận dụng một danh mục công nghệ tự động hóa tích hợp theo mô hình Gartner, với AI Agent iAutobot của AFusion đóng vai trò trung tâm trong việc điều phối quy trình khoản phải trả (AP). Bằng cách khai thác Intelligent Document Processing để trích xuất dữ liệu, Robotic Process Automation để tự động hóa tác vụ và Generative AI để phân tích thông minh, AFusion mang đến giải pháp toàn diện, tối ưu hóa quản lý tài chính, giảm áp lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Cách AFusion Tự Động Giải Quyết Các Thách Thức

iAutobot tự động hóa việc xử lý hàng loạt tài liệu với hiệu suất cao, đảm bảo tổ chức chặt chẽ ngay cả khi khối lượng công việc gia tăng. Hệ thống này tinh tế nhận diện và phân tích các tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, vượt qua các rào cản một cách tự nhiên mà không đòi hỏi sự can thiệp thủ công. Dữ liệu được tích hợp và quản lý một cách khoa học, cho phép truy xuất nhanh chóng mà không làm gián đoạn quy trình. Các tác vụ phức tạp được thực hiện với độ chính xác cao và khả năng mở rộng linh hoạt, như thể mọi thứ luôn được chuẩn bị sẵn sàng. Quy trình hoàn tất được thực hiện một cách suôn sẻ, hỗ trợ kiểm soát hiệu quả mà không tạo ra áp lực hay chậm trễ.

VI. Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu, việc áp dụng tự động hóa khoản phải trả là yếu tố quyết định để doanh nghiệp không bị tụt hậu. AFusion, với iAutobot, không chỉ giải quyết các thách thức truyền thống mà còn tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài chính, nâng cao vị thế chiến lược cho các CEO, CFO. Hãy liên hệ ngay với AFusion để khám phá giải pháp tự động hóa khoản phải trả và dẫn đầu trong hành trình chuyển đổi số!

Comments are closed.