5 SOLUTIONS TO HELP BUSINESSES AVOID INVOICE FRAUD

5 giải pháp giúp doanh nghiệp tránh khỏi gian lận hóa đơn

Trong một quy trình quản lý công nợ phải trả, gian lận và rủi ro luôn được xem là mối qua tâm hàng đầu đe dọa các doanh nghiệp. Hậu quả của gian lận hóa đơn vượt xa tổn thất tài chính tức thời, đi kèm với tổn hại về mặt danh tiếng, tổn thất gián đoạn hoạt động kinh doanh, hoạt động sản xuất của công ty. vậy nếu doanh nghiệp không có bất kỳ một quy trình nào để phòng ngừa gian lận hóa đơn thì đồng nghĩa với việc có thể tiền của công ty bạn sẽ bị hao hụt từng ngày bởi những hành vi gian lận hóa đơn đầy tinh vi.

Tác động của gian lận hóa đơn đối với doanh nghiệp

Theo Forbes, vào năm 2019 một công ty con của Tập đoàn Toyota đã trở thành nạn nhân của việc gian lận hóa đơn, kẻ này đã lừa công ty chuyển một khoản tiền lớn nhằm mục đích thanh toán giao dịch. Chúng đã mạo danh đối tác kinh doanh của Toyota và yêu cầu thanh toán vào một tài khoản ngân hàng gian lận khiến công ty thiệt hại lên đến khoảng 37 triệu đô la. Thật vậy, những trường hợp doanh nghiệp tiêu tốn hàng chục triệu đô la vì giao dịch nhầm với kẻ giả mạo nhà cung cấp không phải là hiếm gặp. Nếu bạn muốn tránh việc bị lừa đảo như doanh nghiệp trên, hãy cùng tham khảo những thông tin của chúng tôi ngay bây giờ.

Khi doanh nghiệp bị kẻ gian lừa đảo, gian lận hóa đơn:

Tổn thất tài chính lớn:
các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với hậu quả tổn thất về mặt tài chính trực tiếp từ các giao dịch nhầm gây ra hậu quả thất thoát số tiền lớn, ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận. Theo UK Finance, thiệt hại do lừa đảo hóa đơn và ủy thác đạt tổng cộng 49,5 triệu bảng Anh vào năm 2022 và có đến 70% (34,5 triệu bảng Anh) tổn thất do lừa đảo hóa đơn và ủy quyền xảy ra trên tài khoản phi cá nhân hoặc doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải tốn thêm chi phí chi trả cho các hoạt động cải thiện bảo mật thông tin, bảo mật quy trình sau sự cố xảy ra.
Mất uy tín với đối tác:
khi doanh nghiệp vướng vào các vụ lừa đảo hóa đơn thì uy tín thương hiệu và lòng tin của khách hàng, đối tác có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng, đặc biệt nếu doanh nghiệp bị gian lận là các ngân hàng, doanh nghiệp sản xuất. Ngay khi xảy ra gian lận này, doanh nghiệp cần chi ngân sách để tiến hành kiểm soát chặt chẽ quy trình kiểm soát nội bộ tổ chức của mình và mất thêm thời gian xây dựng lại mối quan hệ bền chặt với từng đơn vị hợp tác.
Gián đoạn hoạt động kinh doanh:
việc điều động nhân sự tập trung vào mục đích giải quyết các hậu quả sau gian lận gây ra sự gián đoạn các hoạt động kinh doanh đang diễn ra. Ngoài ra, việc rà soát và điều tra gian lận làm tiêu tốn thời gian, gây ảnh hưởng tới các hoạt động cốt lõi.
Khó khăn trong quản lý tài chính:
nếu xảy ra gian lận liên tục, quy trình kiểm soát công nợ phải trả của doanh nghiệp có thể dẫn đến sự thiếu minh bạch, gây sai lệch trong báo cáo tài chính và nghi ngờ lẫn nhau gây mất tình đoàn kết nội bộ.

5 giải pháp giúp doanh nghiệp tránh khỏi gian lận hóa đơn

Việc áp dụng các giải pháp bên dưới có thể giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ gian lận, lừa đảo thanh toán và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng tính minh bạch cho quy trình kiểm soát công nợ phải trả của công ty.

Xây dựng quy trình xác minh hóa đơn nghiêm ngặt

Khớp lệnh 3 chiều: doanh nghiệp cần quy trình đối sánh hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành thanh toán. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa được hóa đơn khống do nhà cung cấp gửi hoặc gian lận hóa đơn của những kẻ lừa đảo. Phương pháp khớp lệnh 3 chiều trong quy trình công nợ phải trả là một điều cần thiết và sẽ tốt hơn nữa nếu quy trình này được tự động hóa.
Kiểm tra tài khoản ngân hàng: luôn xác minh thông tin tài khoản thanh toán trực tiếp với nhà cung cấp qua điện thoại hoặc email chính thức trước khi thực hiện thanh toán để tránh bị làm giả hóa đơn. Chúng tôi gợi ý cho tổ chức của bạn có thể sử dụng phương pháp này nếu bạn thực hiện thanh toán vào tài khoản lần đầu tiên: hãy chuyển một khoản tiền nhỏ trước và sau đó kiểm tra với công ty bằng cách liên hệ trực tiếp để xác nhận rằng khoản thanh toán đã được chuyển đến đúng nơi nhằm kiểm tra chi tiết tài khoản có chính xác không.
Lưu trữ hóa đơn: việc lưu kho các hóa đơn giấy là những nhiệm vụ vừa tốn thời gian trong việc tìm kiếm vừa chiếm diện tích văn phòng của doanh nghiệp, để tối ưu quy trình thủ công thì doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống lưu trữ hóa đơn khoa học bằng cách tự động hóa quy trình với RPA để dễ dàng tra cứu thông tin trong trường hợp phát hiện gian lận.

Sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình công nợ phải trả

Tự động hóa quy trình thanh toán: việc phát hiện bất thường là rất quan trọng, điển hình như việc thanh toán trùng lặp, mã hàng hóa bị đánh tráo, thông tin của nhà cung cấp bị thay đổi mà không có bất kỳ sự cảnh báo nào. Việc sử dụng các hệ thống phần mềm quản lý công nợ phải trả tự động hóa để giảm sai sót và phát hiện kịp thời các nghi ngờ gian lận hóa đơn là điều rất cần thiết.
Bạn cần một quy trình RPA có thể hiểu những thứ như theo dõi email được ủy quyền và địa chỉ IP của nhà cung cấp. Xây dựng một nền tảng đủ mạnh để phân tách nhiệm vụ và quyền chi tiết để thực sự kiểm soát quy trình này một cách minh bạch.

Thẩm định nhà cung cấp kỹ lưỡng

Kiểm tra độ uy tín: chỉ làm việc với những nhà cung cấp đã được kiểm tra và thẩm định uy tín thương hiệu thông qua các tổ chức Chính phủ, tổ chức chống gian lận trên toàn thế giới. Thường xuyên cập nhật các thông tin chính phủ về gian lận hóa đơn để tránh trường hợp bỏ sót thông báo quan trọng.
Xác nhận lại thông tin: doanh nghiệp cần phải gửi thư xác nhận thông tin nhà cung cấp qua nhiều kênh xác minh uy tín trước khi tiến hành giao dịch. Ngoài ra, trong thời gian hoạt động và giao dịch, doanh nghiệp cần ưu tiên thiết lập và duy trì lưu trữ dữ liệu điện toán đám mây đáng tin cậy của nhà cung cấp để đề phòng làm giả thông tin, gian lận hóa đơn. Tội phạm có thể truy cập hoặc thay đổi email để làm cho thông tin giả mạo trông thật hơn vì vậy không nên sử dụng chi tiết liên hệ trong email, thay vào đó doanh nghiệp hãy kiểm tra trang web hoặc tài liệu chính thức của công ty trong hợp đồng.

Đào tạo và nâng cao nhận thức nhân viên:

Tổ chức đào tạo thường xuyên: tăng cường các buổi đào tạo nhân viên kế toán công nợ và bộ phận mua sắm về cách nhận biết dấu hiệu gian lận. Nghiên cứu của ACFE cho thấy việc đào tạo nhân viên, người quản lý và giám đốc điều hành về rủi ro và chi phí của gian lận có thể giúp giảm tổn thất gian lận và đảm bảo phát hiện gian lận nhanh hơn. Bằng chứng cho thấy các tổ chức phi lợi nhuận đào tạo nhận thức về gian lận đã phát hiện ra gian lận nhanh hơn 2,5 lần so với các tổ chức không được đào tạo (cụ thể các tổ chức đã được đào tạo chỉ mất 9 tháng để phát hiện gian lận, trong khi các tổ chức không được đào tạo nhận thức mất 24 tháng để phát hiện gian lận hóa đơn).
Xây dựng chính sách kiểm soát: doanh nghiệp nên xây dựng các chính sách kiểm soát gian lận và yêu cầu nhân viên phải tố giác khi phát hiện bất thường để kịp thời xử lý và truy tố trách nhiệm. Điều này cũng bao gồm việc tiến hành kiểm toán thường xuyên quy trình xuất hóa đơn của doanh nghiệp để duy trì trách nhiệm giải trình.

Tận dụng hóa đơn đầu cuối thông qua tự động hóa thanh toán

Giải pháp đầu cuối: đâu là một phương pháp hoàn chỉnh, tích hợp quản lý và vận hành toàn bộ quy trình hoặc hệ thống từ đầu đến cuối, mà không cần thêm các thành phần hoặc hệ thống bổ sung. Thay vì xử lý các phần riêng lẻ hoặc theo từng giai đoạn, giải pháp đầu cuối bao gồm tất cả các bước, từ thu thập đầu vào đến cung cấp kết quả cuối cùng. Loại giải pháp này được thiết kế để giải quyết mọi khía cạnh của một vấn đề hoặc nhiệm vụ, từ phân tích yêu cầu ban đầu cho đến triển khai và bảo trì liên tục.

Tự động hóa phê duyệt hóa đơn là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm rủi ro gian lận hóa đơn, làm giả hóa đơn, đồng thời còn giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc. Sử dụng
iAutobot– một nền tảng tự động hóa AP dựa trên điện toán đám mây, doanh nghiệp có thể loại bỏ quy trình nhập liệu thủ công, in ấn hoặc quét tài liệu. Hệ thống này cho phép phê duyệt hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo tính kịp thời và linh hoạt trong xử lý. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và hạn chế rủi ro từ các lỗi phát sinh và đặc biệt là kiểm soát thông tin nhà cung cấp giúp loại bỏ việc xuất hóa đơn khống, gian lận hóa đơn. Việc thiết lập quy trình thanh toán chặt chẽ và an toàn trở nên đơn giản hơn khi áp dụng các công cụ phù hợp và tuân thủ các thông lệ tốt nhất. Tự động hóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tài chính, tạo ra môi trường làm việc minh bạch và tập trung vào các mục tiêu phát triển dài hạn.