5 Lý Do Lý Giải Vì Sao Chỉ Dùng Quét Hoá Đơn OCR Trong Quy Trình Phải Trả (AP) Là Không Đủ?
Nếu bạn đang tìm kiếm cách tối ưu hóa quy trình công việc, cụ thể hơn là tối ưu quy trình và quét hoá đơn OCR trong Accounts Payable (AP) mà bạn chỉ dựa vào công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) thì đây không phải là một quyết định chiến lược dài hạn. Mặc dù tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn giúp giảm công việc nhập liệu thủ công, nhưng liệu điều đó có cải thiện quy trình xử lý hóa đơn đến mức đáng kể không?
Câu trả lời thường là: Chưa đủ. Mặc dù quét hoá đơn OCR có thể nhận diện và trích xuất dữ liệu văn bản từ hóa đơn, nhưng nó vẫn có nhiều hạn chế khiến việc áp dụng công nghệ này của bạn chưa thực sự thấy hiệu quả tích cực. Hãy đọc tiếp bài viết để tìm hiểu những lý do vì sao chỉ dùng OCR trích xuất hoá đơn là chưa đủ?
Quét hoá đơn OCR là gì?
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) trong hóa đơn là công nghệ cho phép tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn được quét hoặc điện tử. Phần mềm OCR sử dụng thuật toán để nhận dạng và diễn giải các ký tự, chẳng hạn như số và chữ cái,...OCR biến hình ảnh chứa văn bản thành văn bản có thể chỉnh sửa trên máy tính, chuyển đổi tài liệu từ định dạng hình ảnh (như JPG, PDF) sang định dạng văn bản có thể chỉnh sửa (như DOCX, TXT).
5 Lý Do Lý Giải Vì Sao Chỉ Dùng Quét Hoá Đơn OCR Trong Quy Trình Phải Trả (AP) Là Không Đủ?
1. Quét hoá đơn OCR không xử lý được dữ liệu bán cấu trúc và phi cấu trúc
OCR chỉ hoạt động tốt và cho độ chính xác cao đối với các tài liệu, hình ảnh có cấu trúc rõ ràng, chẳng hạn như các văn bản in sẵn theo các mẫu cố định. Tuy nhiên, trong quy trình phải trả (AP) hiện nay, các tài liệu, hoá đơn từ nhiều nguồn khác nhau có nhiều mẫu định dạng khác nhau. Những hoá đơn này chứa các thông tin nhỏ hay thậm chí có cả hình ảnh. Đây là một giới hạn OCR không thể xử lý được, hoặc xử lý nhưng sai sót rất nhiều.
Đối với các dữ liệu bán cấu trúc (chứa một số yếu tố cố định và một số yếu tố linh hoạt) hoặc phi cấu trúc (dữ liệu tự do như email, ghi chú), OCR không có khả năng xử lý và trích xuất dữ liệu. Mà các tài liệu trong quy trình phải trả lại chứa rất nhiều những dạng dữ liệu đó, vì vậy các doanh nghiệp ngoài sử dụng OCR thì còn cần phải sử dụng các thao tác thủ công nhiều.
2. Giới hạn về độ chính xác
Độ chính xác khi xử lý tài liệu của OCR là 85% - 90%. Độ chính xác này có nghĩa là việc trích xuất dữ liệu hoá đơn không được tự động hoá một cách hoàn toàn và không chính xác 100%. OCR có thể nhận diện được văn bản, nhưng khi gặp các văn bản hình ảnh có chất lượng hình ảnh kém hay các văn bản phức tạp, chữ viết tay, đa ngôn ngữ, tỷ lệ sai sót có thể tăng cao. Đặc biệt trong quy trình phải trả (AP), các thông tin như số tài khoản, số tiền hay số ngày tháng là những dữ liệu vô cùng quan trọng, không thể xảy ra sai sót.
Sự giới hạn về độ chính xác của dữ liệu sau khi trích xuất có thế dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Dữ liệu sai sót dẫn đến một số hậu quả như thanh toán nhầm, thất thoát chi phí hoặc thậm chí gây mất uy tín, mất mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp.
Cụ thể, sai sót dữ liệu trong quy trình phải trả (AP) ảnh hưởng nghiêm trọng đến nhiều hệ thống và quy trình khác trong doanh nghiệp:
- Hệ thống tài chính kế toán: các bút toán và báo cáo tài chính sẽ bị sai lệch. Điều này có thể gây ra các vấn đề như sai lệch giữa sổ sách và thực tế, làm giảm độ tin cậy của báo cáo, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của ban lãnh đạo và thậm chí có thể dẫn đến rủi ro pháp lý khi nộp báo cáo thuế hoặc kiểm toán.
- Quy trình quản lý ngân sách: Nếu dữ liệu trong AP không đúng, việc theo dõi và quản lý ngân sách sẽ gặp khó khăn dẫn đến vượt ngân sách hoặc làm cho doanh nghiệp mất kiểm soát tài chính, gây ảnh hưởng xấu đến các dự án hoặc chiến lược kinh doanh.
- Hệ thống quản lý mối quan hệ nhà cung cấp (SRM): Khi AP xử lý sai sót trong thanh toán hoặc quá hạn thanh toán ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Sai lệch trong thanh toán có thể dẫn đến việc thanh toán thiếu hoặc thanh toán thừa, gây hiểu lầm và mâu thuẫn.
- Quy trình mua hàng và kiểm soát kho: AP có mối liên hệ chặt chẽ với quy trình Procure-to-Pay (P2P). Nếu dữ liệu AP không chính xác, việc đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) hoặc biên bản nhận hàng sẽ gặp khó khăn. Điều này có thể dẫn đến thanh toán nhầm đơn hàng, từ đó ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho và kế hoạch cung ứng.
- Hệ thống quản lý rủi ro và kiểm toán: Các dữ liệu AP không chính xác sẽ khiến cho việc phát hiện và quản lý rủi ro khó khăn hơn, ảnh hưởng đến khả năng phát hiện gian lận hoặc các sai phạm trong nội bộ doanh nghiệp.
3. Công việc thủ công vẫn cần thiết
Do giới hạn về độ chính xác và giới hạn về các dạng dữ liệu có thể xử lý nên các doanh nghiệp ứng dụng OCR vẫn cần có sự tham gia của con người với các thao tác thủ công. Sau khi xử lý các tài liệu, hoá đơn bằng OCR, con người sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ các dữ liệu, hoá đơn đó để phát hiện các lỗi sai. Sau đó, nhân viên sẽ phải thực hiện sửa lại tất cả các lỗi đó để đảm bảo độ chính xác cho các quy trình khác. Vào thời điểm cuối tháng, có rất nhiều hoá đơn phải xử lý, công đoạn kiểm tra lại này khá tốn thời gian và công sức. Sử dụng OCR sẽ giúp tiết kiệm thời gian ở công đoạn trích xuất dữ liệu, nhưng lại tồn tại rất nhiều công đoạn đòi hỏi xử lý thủ công.
4. Không thể trích xuất tất cả các trường dữ liệu có liên quan từ các loại hóa đơn mới
Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR hiện nay là một công nghệ khá cổ xưa, nó đã có từ những năm 1970. Tuy nhiên, nó mới chỉ được sử dụng rộng rãi trong khoản thời gian gần đây. Điều này đồng nghĩa với việc OCR sẽ không thể là giải pháp công nghệ phù hợp đối với tất cả các loại hoá đơn.
Hiện nay, có rất nhiều các loại hoá đơn mới được trình bày theo các mẫu định dạng, phong cách khác nhau. Trong quy trình phải trả (AP), thay vì các mẫu hóa đơn cố định và đơn giản như trong khoảng thời gian trước thì nhiều hóa đơn ngày nay chứa: Các bảng với nhiều cột, hàng phức tạp, các phần ghi chú hoặc điều khoản thanh toán không theo chuẩn định dạng, logo, hình ảnh, và các yếu tố đồ họa khác làm rối mắt, nhiều ký tự đặc biệt, đa ngôn ngữ,…Điều này làm giảm thêm độ chính xác của OCR.
5. Thiếu khả năng tự động hóa quy trình làm việc
Trong quy trình phải trả (AP), quét hoá đơn OCR chỉ ứng dụng xử lý một phần nhỏ, đó là thực hiện nhiệm vụ nhận diện và chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu số, không thể tự động hóa toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối. Ngoài ra, nó cũng không thể tích hợp hoặc tự động hoá các bước tiếp theo như phê duyệt, đối chiếu hoá đơn,...Điều này khiến quy trình vẫn cần sự tham gia của con người. Việc chỉ sử dụng quét hoá đơn OCR đồng nghĩa với việc nhân viên vẫn phải can thiệp thủ công vào các bước còn lại trong quy trình. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả mà còn tăng nguy cơ mắc lỗi do con người, làm chậm quy trình và gây tốn kém chi phí nhân sự.
OCR dù là một công cụ hữu ích trong việc trích xuất, chuyển đổi văn bản, nhưng chỉ dùng quét hoá đơn OCR trong quy trình Accounts Payable (AP) là không đủ. Để đạt được hiệu quả tự động hóa toàn diện, tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần xem xét sử dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP), một giải pháp tích hợp OCR với trí tuệ nhân tạo (AI) và Machine Learning và một số công nghệ khác. IDP giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình AP từ đầu đến cuối, đảm bảo độ chính xác và hiệu suất cao hơn.
Giải pháp IDP từ AFusion - công ty cung cấp giải pháp thuê ngoài đặc biệt là giải pháp tự động hoá dành cho quy trình phải trả (AP). Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam