5 Lý Do Khách Hàng Trễ Hạn Thanh Toán Hóa Đơn Đúng Hạn Và Cách Chúng Ta Có Thể Đối Phó
Tưởng tượng đơn giản như sau: Bạn là người bán hàng thực hiện gửi hoá đơn cho khách hàng vào đầu tháng nhưng cho tới cuối tháng, bạn vẫn không nhận được phản hồi nào hay không được thanh toán. Nguyên nhân của vấn đề này là gì? Thực tế, có rất nhiều lý do đến từ nhiều khía cạnh khác nhau khiến khách hàng trễ hạn thanh toán mà bạn không thể biết được hết. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra 5 lý do chính khiến khách hàng trễ hạn thanh toán và đề xuất một số giải pháp cho vấn đề này!
Tại sao khách hàng thường trễ hạn thanh toán?
Sẽ có rất nhiều nguyên nhân khiến khách hàng trễ hạn thanh toán. Dưới đây là 5 nguyên nhân phổ biến:
1. Sai sót trong hóa đơn
Khi bộ phận kế toán của một doanh nghiệp vẫn vận hành theo phương thức thủ công thì vấn đề sai sót trong hoá đơn là một điều dĩ nhiên sẽ xảy ra. Bộ phận kế toán khoản phải trả thường sẽ có nhiều đầu việc phải thực hiện nên sẽ không thể lúc nào cũng ưu tiên theo dõi sát và chỉnh sửa dữ liệu trong hoá đơn. Đây là một nguyên nhân lớn nhất khiến khách hàng trễ hạn thanh toán.
Ví dụ nếu số lệnh mua hàng bị thiếu so với đơn mua, thông tin đơn hàng không khớp, sai sót mã sản phẩm, lệch số lượng sản phẩm, giá...thì những hoá đơn này sẽ bị chững lại. Lúc này, bộ phận kế toán sẽ phải kiểm tra lại rất nhiều thông tin và chỉnh sửa lại cho đúng. Quá trình này rất tốn thời gian và làm chậm quá trình thanh toán.
Để tránh sai sót hoá đơn, các doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình AP hiện đại, có khả năng kiểm tra và phê duyệt hoá đơn một cách chính xác trước khi chúng được gửi đi. Giải pháp tự động hoá AP là một giải pháp tối ưu giải quyết sự sai sót trong hoá đơn bằng cách trích xuất dữ liệu chuẩn, loại bỏ dữ liệu trùng lặp.
2. Mất hoá đơn
Một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều hoá đơn để xử lý trong một ngày. Vì vậy, hoá đơn sẽ dễ dàng bị mất hoặc thất lạc khi gửi hoá đơn theo phương pháp thủ công, chỉ cần nhân viên gõ sai một ký tự email hoặc gõ sai địa chỉ của người nhận.
Những sai sót này khi phát hiện ra sẽ tốn công sức và thời gian để gửi lại thêm một lần nữa, còn nếu không phát hiện ra thì doanh nghiệp không chỉ gánh hậu cả về các khoản phí trễ hạn mà còn mất mát doanh thu.
Hầu hết vấn đề mất hoá đơn đều dẫn đến từ lỗi con người. Điều này cũng là một cái khó tránh khỏi. Nên việc áp dụng tự động hoá vào quy trình vận hành sẽ giảm bớt sự can thiệp của con người, thông tin nhập liệu sẽ đảm bảo hơn về độ chính xác và các hoá đơn sẽ được gửi đi đúng người nhận, đúng địa chỉ. Quy trình thanh toán sẽ suôn sẻ, hoá đơn sẽ không bị mất và không xảy ra tình trạng trễ hạn thanh toán.
3. Tranh chấp thanh toán
Các vấn đề liên quan tới chi phí thường sẽ nhảy cảm hơn so với các vấn đề khác. Khi có các bất đồng về điều khoản trên hoá đơn hoặc các khoản phí phụ thu thì sẽ xảy ra tranh chấp thanh toán. Những mâu thuẫn này không chỉ gây trễ hạn thanh toán, ảnh hưởng tới dòng tiền của doanh nghiệp mà còn làm tổn hại tới uy tín, mất các mối quan hệ với khách hàng,
Hiện nay, nhiều công ty vẫn thực hiện lập hoá đơn thủ công theo từng đợt dẫn tới những sai sót và tạo ra tranh chấp không đáng có với khách hàng. Kết quả là suy giảm đi những khách hàng thân thiết.
Giải pháp hiệu quả cho vấn đề này là tự động hoá quy trình lập hoá đơn và thanh toán. Lập hoá đơn đúng với đơn mua và chỉ tính phí cho số lượng và loại mặt hàng thực tế được vận chuyển. Sự rõ ràng và chuẩn xác sẽ giảm thiểu tình huống xảy ra tranh chấp, tăng sự uy tín cho doanh nghiệp và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
4. Khó khăn tài chính hoặc dòng tiền không ổn định
Một nguyên nhân nữa dẫn đến khách hàng trễ hạn thanh toán mà doanh nghiệp khó có thể kiểm soát là khi khách hàng gặp phải các vấn đề tài chính. Khách hàng có thể yêu cầu gia hạn thêm thời gian thanh toán khi họ không đủ khả năng chi trả tại thời điểm đó. Đây là nguyên nhân khá phổ biển khi thị trường tài chính có khá nhiều những biến động.
Việc gia hạn thanh toán có thể là giải pháp trước mắt để họ duy trình dòng tiền. Tuy nhiên, việc trễ hạn thanh toán lại là một thách thức đối với doanh nghiệp cung cấp khi phải gánh chịu chứng khoản chi phí trễ hạn.
Như đã trình bày, đây là một nguyên nhân phổ biến những lại khó kiểm soát. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể giảm bớt tình trạng này bằng cách linh hoạt hơn trong việc quản lý các điều khoản thanh toán. Điều chỉnh phương thức thanh toán, cung cấp nhiều phương thức thanh toán, chia nhỏ kỳ hạn thanh toán để giảm áp lực co khách hàng mà vẫn đảm bảo đúng hạn hoặc không ảnh hưởng đến doanh nghiệp cung cấp.
5. Quy trình khoản phải trả
Quy trình thanh toán phải trả (AP) có thể bị ảnh hưởng bởi cách thức tổ chức và xử lý của bộ phận tài chính khách hàng. Ví dụ, nếu khách hàng chỉ phát hành séc ("Phát hành séc" có nghĩa là việc tạo ra và cấp phát một tờ séc, trong đó ngân hàng cam kết thanh toán một khoản tiền nhất định cho người nhận séc khi họ nộp séc đó) vào một ngày cố định mỗi tháng, bạn có thể phải chờ đợi từ hai đến ba tuần sau ngày đáo hạn trên hóa đơn để nhận thanh toán.
Sẽ rất khó để yêu cầu khách hàn thay đổi chu kỳ thanh toán phù hợp với nhà cung cấp. Tuy nhiên, việc doanh nghiệp triển khai tự động hoá AP vấn sẽ giúp giảm thời gian thanh toán. Sự đa dạng trong phương thức thanh toán tự động như thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng hoặc ACH, khách hàng có thể dễ dàng xử lý các khoản thanh toán nhanh chóng, đặc biệt là đối với các giao dịch thường xuyên hoặc các khoản phí định kỳ, giúp tăng tính linh hoạt và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Cải thiện vấn đề trễ hạn thanh toán với giải pháp tự động hoá của AFusion
Trễ hạn thanh toán thường bắt nguồn từ 5 nguyên nhân chính nêu trên: mất hóa đơn, sai sót hoá đơn, khách hàng gặp khó khăn về tài chính, quy trình AP chưa tối ưu và tranh chấp thanh toán. AFusion có thể giúp doanh nghiệp giải quyết từng vấn đề như sau:
Sai sót hóa đơn: Giải pháp tự động hoá của AFusion sử dụng công nghệ xử lý tài liệu thông minh (IDP) tự động trích xuất và đối chiếu dữ liệu, giảm lỗi nhập liệu và đảm bảo độ chính xác hơn 90%.
Mất hóa đơn: Hệ thống của chúng tôi tự động tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử, giúp loại bỏ nguy cơ thất lạc và mất hoá đơn.
Tranh chấp thanh toán: Chúng tôi cung cấp một hệ thống theo dõi toàn diện, theo dõi và đối chiếu hoá đơn với đơn hàng, giúp phát hiện những sai lệch nhanh chóng và chỉnh sửa.
Khó khăn tài chính và dòng tiền: Tích hợp các công cụ phân tích dòng tiền, giúp doanh nghiệp dự báo và lên kế hoạch thanh toán hợp lý.
Quy trình AP: Giải pháp tự động hoá AP tuỳ chỉnh, phù hợp với mọi doanh nghiệp, chúng tôi tự động hoá phê duyệt, thanh toán, tiết kiệm thời gian và xử lý hoá đơn đúng hạn.
Theo Grand View Research, quy mô thị trường tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) toàn cầu ước tính đạt 3,79 tỷ USD vào năm 2024 và dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR 43,9% trong giai đoạn 2025-2030. Sự tăng trưởng này được thúc đẩy bởi nhu cầu ngày càng cao về nâng cao hiệu suất hoạt động và cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành khác nhau đang áp dụng RPA để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại theo quy tắc, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lỗi của con người và phân bổ nguồn lực cho các hoạt động có giá trị cao hơn.
Năm 2025, tự động hóa, RPA và AI đã trở thành tiêu chuẩn trong quản lý tài chính ở cả các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn. Loại bỏ công đoạn thủ công, cải thiện kiểm soát và tập trung vào chiến lược – đó là cách để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số. Đừng để doanh nghiệp của bạn lạc hậu! Hãy tìm hiểu ngay hôm nay! Liên hệ.
Email: sales@afusion.ai
Địa chỉ: 55-57 Bàu Cát 4, phường 14, Tân Bình, Hồ Chí Minh, Việt Nam